Desde esta pantalla se visualizan los proveedores con los que trabaja el centro, organizados en 6 tipos:

• Autónomo. Se refiere a un proveedor cuya identificación es un NIF (persona física).
• Empresa. Se refiere a un proveedor cuya identificación es un CIF (persona jurídica).
• Extranjero NO Residente. Se usan en el tipo de asientos de Facturas de proveedores extranjeros no residentes en España.
• Centro. Se usan en los tipos de asientos:
  • Traspaso ingresos CED a otros centros.
  • Pagos entre centros y otras entidades.
  • Ingresos por pagos entre centros.
  • ERASMUS
• Centros no dependientes de la Junta de Andalucía. Se usan en asientos del tipo Pagos entre centros y otras entidades.
• Personal externo. Se refiere a un proveedor distinto a los tipos anteriores; figura externa al centro.

Esta pantalla tiene una función distinta según el tipo de proveedor de que se trate:

• Autónomo, Empresa y Centro Docente. Esta pantalla no es para darlos de alta en Séneca. Se dan de alta automáticamente cuando se introduce un asiento con ellos como beneficiarios. Es solamente de consulta o para introducir su CC, ver los asientos relacionados con cada uno de ellos, etc...
  En el caso de autónomos o empresas, cuando se introduce su NIF/CIF en una factura, Séneca se conecta con un servicio de la Consejería de Economía, Hacienda y Fondos Europeos y obtiene su nombre o razón social. Automáticamente aparecen en esta pantalla.
  Los centros docentes están en las Bases de Datos de Séneca, junto con los datos de Gestión Económica.
• Proveedor extranjero NO Residente en España y Centros no dependientes de la Junta de Andalucía. Se tienen que incluir con esta pantalla antes de hacer algún asiento con ellos.
  Para ello:
  1. Entrar en la pantalla de proveedores.
  2. Introducir en el campo tipo de proveedor Extranjero no residente o Centro no dependiente de la Junta de Andalucía.
  3. Seguidamente aparecerán los proveedores del tipo indicado que ya hemos introducido con anterioridad.
  4. Si aún no hubiésemos introducido ninguno aparecerá el ya conocido texto “No existen datos”.
  5. En ese momento pulsaremos el también ya conocido botón “Nuevo”.
  6. Si ya hay proveedores introducidos por nosotros anteriormente, esta relación ya aparecerá en esta pantalla. Si el que nos interesa ahora no está en esa relación, hay que pulsa, como en el caso anterior, el botón Nuevo.
  7. Este botón, en esta pantalla, tiene un comportamiento distinto al resto de pantallas. Aparece una pantalla donde accedemos a un banco de todos los proveedores de ese tipo que hayan incluido en Séneca cualquier compañero de cualquier otro centro.
     En la parte superior de la pantalla aparecen unos campos para poder buscar el proveedor que nosotros deseamos introducir por si, como hemos dicho, algún compañero de otro centro ya lo ha usado.
  8. Una vez encontrado, pinchando en él se elige la opción “Seleccionar” y ya lo tenemos incluido en nuestra lista. Ya lo podemos usar para introducir un asiento con él.
  9. Podría ocurrir que en esta relación de todos los proveedores que constan ya en la base de datos de Séneca no se encuentra el nuestro. En ese caso, en esta pantalla y con el botón nuevo lo añadimos a dicha lista general. Luego, como hemos explicado antes, lo tomamos de esa lista general y lo seleccionamos para incluirlo en la lista de nuestro centro.

• Personal externo. Se tienen que dar de alta en la pantalla correspondiente, antes de hacer algún asiento con ellos. En la pantalla Proveedores, elegimos “Tipo de proveedor = Personal externo”. Pulsamos en Buscar y pulsamos incono Nuevo (+).

Accedemos a una nueva pantalla, Registro de Personal Externo, y seguimos los pasos indicados en la imagen.

Una vez cumplimentada la información, si está todo correcto, podremos pulsar en el icono Aceptar, esquina superior derecha.

A partir de ahí, podremos introducir su número de cuenta bancaria.

Con todos los tipos de proveedor se pueden realizar varias tareas accediendo a distintas opciones del menú emergente.

Cuando en la primera pantalla se introduce un tipo de proveedor, se reflejan todos los proveedores de ese tipo que tienen relación con el centro.

Pinchando sobre ellos se obtiene un menú emergente con las siguientes opciones:

• Detalle: Permite consultar los datos del proveedor, aunque no hacer cambios en ellos. Consultar la sede principal de la empresa y añadir nuevas sedes en el botón “Sedes de la empresa”. Así como también añadir la “Cuentas bancaria”.
  Se pueden incluir tantas cuentas como sea necesario, pulsando la acción [Añadir nueva cuenta]. Tras incluir la cuenta seleccionar el botón [Guardar] para que quede grabada.
• Asientos: Consultar los asientos relacionados con el proveedor y modificarlos.
• Ver hojas de pedidos: Ver los pedidos realizados al proveedor, modificarlos y realizar nuevas hojas de pedidos.

Esta pantalla sirve para rellenar pedidos a un proveedor, luego se imprime, bien en papel para entregarlo al proveedor o en pdf para poder enviarse por correo electrónico. Es una especie de bloc de notas y su utilización no es obligatoria.

Para realizar una hoja de pedidos se debe seleccionar primero un proveedor del listado de proveedores. Por tanto, con anterioridad se han debido dar de alta a los proveedores con los que se va a trabajar mediante un asiento predefinido o registrando algún pago al proveedor.

Una vez seleccionado el proveedor deseado, la pantalla se actualiza mostrando los pedidos que se le han realizado, ofreciendo la posibilidad de borrar el pedido o de entrar en el detalle para cambiar algún dato. Pulsando sobre el botón “Nuevo” se accede al formulario de la hoja de pedido para realizar un nuevo pedido.

Esta pantalla sirve para saber si un proveedor tiene obligación de facturarnos electrónicamente (y por tanto no podemos aceptar facturas no electrónicas suyas superiores a 600€) y/o si está embargado (y, por tanto, no podremos abonarle la factura a él o a un suplido que la hubiese pagado en nombre del centro). 

Introduciendo un NIF/CIF o buscando por Nombre/Razón Social, sabremos si el proveedor está obligado a facturar electrónicamente, la fecha de inicio de la obligatoriedad de la facturación electrónica o si se encuentra embargado.

• Si NO tiene obligación de facturar electrónicamente, podremos comprar y pagar directamente en su establecimiento llevándonos una factura en papel.
• Si tiene obligación de facturar electrónicamente, podremos comprar directamente en su establecimiento pero no pagar en él. Tendremos que esperar a la factura electrónica, en especial si el importe de lo adquirido supera los 600€.

Si no comprobamos la obligación de facturar electrónicamente y damos por buena y abonamos una factura en papel de un proveedor obligado a facturar electrónicamente, puede ocurrir que Séneca no nos deje grabarla (si es superior a 600€) y ya tendríamos un problema.

De igual manera, si el proveedor NO está embargado, se le puede pagar la factura (en papel o digital, dependiendo de sus obligaciones con Hacienda) con normalidad.

Si el proveedor está embargado podremos ver:

• Proveedor embargado.
• Cantidad que se le embarga.
• Organismo embargante y CC del mismo para hacerle el pago de facturas en lugar de pagar al propio proveedor hasta satisfacer la cantidad embargada.

Si se introduce una factura de un proveedor embargado, el sistema lo comunica automáticamente en la propia pantalla mediante un mensaje donde se advierte del hecho. "Se le informa que será responsable de los pagos realizados indebidamente al proveedor embargado, debiendo tener presente la responsabilidad en que pudieran incurrir al responder solidariamente del pago de la deuda pendiente (Artículo 42.2 Ley 58/2003 de 17 de diciembre,General Tributaria y Artículo 94.2 del Real Decreto 1415/2004 de 11 junio por el que se aprueba el Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social)".

¿Qué ocurre si se ha pagado previamente a conocer este aviso?

Para empezar se está desobedeciendo un embargo judicial.

Luego, a nivel operativo no se puede poner como pagada en Séneca porque no es cierto que se haya pagado a la CC del órgano embargante. Tampoco se puede pagar de verdad a esa CC pues se pagaría doble, antes al proveedor y ahora al órgano embargante.