Los asientos predefinidos (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos predefinidos) se utilizan cuando hay un asiento que se repite mucho y con los mismos (o casi los mismos) datos y permite crear plantillas de esos asientos.
Estas plantillas ayudan a introducir asientos repetitivos, de modo que nos encontramos un "pre-asiento" con casi todos los datos correspondientes al asiento repetido para el que se hace y así no hay que repetir en cada uno de ellos siempre los mismos datos.
Ejemplo, si se tiene una tarifa mensual de algo (fotocopias, alarma, ascensor...), resulta que todos los meses hay que introducir una factura con todos los datos iguales salvo la fecha de la factura. Mismo CIF de la empresa, mismo concepto, mismo importe, IVA, subcuenta, etc...
Pues bien, para estos casos se puede "predefinir" esta factura haciendo una plantilla.
Luego, cada mes, para introducir la factura correspondiente usar la plantilla predefinida de modo que todos esos valores de la factura ya están en pantalla y no hay que teclearlos.
Para dar de alta una nueva plantilla de asientos predefinidos, en la ruta Gestión Económica 🡪 Configuración 🡪 Plantillas de Asientos Predefinidos 🡪 Tipo de asiento: seleccionar el tipo deseado 🡪 Nuevo. Los datos que se introducen en ese momento son los que se recuperan en los futuros asientos que se realice utilizando este asiento predefinido.
Al dar de alta por ejemplo un asiento de tipo factura, hay que reconocer que el código a introducir debe tener un mínimo de 1 carácter y un máximo de 10, en formato alfanumérico, y se recomienda que sea un término nemotécnico de la factura que luego se va a introducir usándolo.
Por ejemplo, si cada mes tenemos que grabar una factura del número de copias de la fotocopiadora, su código podría ser “FOTOCOPIAS” o "COPIAS" o similar.
Así cuando vayamos a introducir facturas usando plantillas, si tenemos varias, con su código sabremos cada una para qué es. Están fácilmente identificadas.
Cuando se quiera utilizar un asiento predefinido, hay que entrar en Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos predefinidos.
Para recuperar un asiento predefinido hay dos opciones:
- Conocer el código de la plantilla (‘Alias’) e introducirlo en "código de la plantilla" (1).
- Hacer la búsqueda por “Tipo de asiento” (Facturas/Ingresos al Centro/Ingresos Erasmus) y después seleccionar el "código de la plantilla" que ofrece el sistema (2).
Una vez hecho esto, se puede crear un nuevo asiento pulsando el botón “Nuevo” y aparecerá en pantalla, el asiento predefinido seleccionado con los campos cumplimentados con los valores que se introdujeron en la plantilla.
Son valores por defecto, pero editables. Si en el momento de grabar el asiento haciendo uso de la plantilla hay algún valor de los previstos que cambia se puede modificar.