Presupuesto

Anexo I: Presupuesto de Ingresos (artículo 2 de la Orden de 10 de mayo de 2006)

El anexo I: Presupuesto de Ingresos, es un documento que realizan los secretarios de los centros y en él se detallan los ingresos que el centro espera recibir a lo largo del ejercicio económico. Se confecciona siguiendo un modelo oficial que separa las partidas en tres columnas principales según su procedencia:

1. Recursos Propios: Ingresos derivados de la prestación de servicios (distintos de tasas) y otros recursos generados por el propio centro. Ej: Los recibos de los comedores escolares o actividades extraescolares.
2. Recursos de la Consejería de Educación: Se subdivide a su vez en:
   • Gastos de Funcionamiento: Fondos para el día a día del centro.
   • Inversiones: Fondos finalistas para adquisiciones de carácter duradero.
3. Otras Entidades: Fondos procedentes del Estado, otras administraciones (Ayuntamientos, Diputaciones) o entes públicos y privados (AMPA).

Anexo II: Presupuesto de Gastos (artículo 3 de la Orden de 10 de mayo de 2006)

El anexo II: Presupuesto de Gastos, es un documento que realizan los secretarios de los centros y en él se detallan los gastos que el centro prevé realizar lo largo del ejercicio económico. Recoge la planificación de cómo se emplearán los recursos disponibles. El desglose se realiza atendiendo a la naturaleza de los gastos y debe cubrir prioritariamente las necesidades de funcionamiento ordinario del centro.

• Estructura de Gastos: Se distribuyen entre las subcuentas necesarias (definidas en el anexo III) en tres grandes bloques:
  • Bienes Corrientes y Servicios: Gastos operativos generales.
  • Material Inventariable: Adquisiciones que pasan a formar parte del inventario. Existe un límite legal: no se puede destinar a este concepto más del 10% del crédito total asignado para gastos de funcionamiento.
  • Inversiones: Solo se presupuestarán si se han recibido fondos específicos para esta finalidad.
• Restricción de Reajustes: Está estrictamente prohibido realizar ajustes que permitan destinar fondos de inversiones a gastos de funcionamiento o viceversa.

Calendario y plazos

• Elaboración Inicial: El Secretario/a elabora el proyecto basándose en los recursos consolidados de años anteriores antes de final de octubre.
• Aprobación por el Consejo Escolar: La aprobación del presupuesto inicial debe realizarse antes del 31 de octubre.
• Ajuste Presupuestario: Una vez que la Consejería comunica las cantidades definitivas (habitualmente antes del 30 de noviembre para funcionamiento y 31 de enero para inversiones), el centro tiene un plazo de un mes para aprobar el ajuste del presupuesto.

El anexo II recoge la planificación de cómo se emplearán los recursos disponibles. El desglose se realiza atendiendo a la naturaleza de los gastos y debe cubrir prioritariamente las necesidades de funcionamiento ordinario del centro.

FAQs (Preguntas Frecuentes)

¿Cuándo se realizan los Anexos I y II? Durante el mes de octubre.

¿Cuándo se aprueban los Anexos I y II? Artículo 4.3. de la Orden de 10 de mayo de 2006: “Corresponde al Consejo Escolar, previo informe de su Comisión Económica, el estudio y aprobación del presupuesto, que deberá realizarse dentro de las limitaciones presupuestarias derivadas de la asignación fijada por la Consejería de Educación. La referida aprobación tendrá lugar, para el presupuesto inicialmente elaborado, antes de la finalización del mes de octubre de cada año.”

¿Quién los firma? Los certifica la persona que ejerce la Secretaría del Consejo Escolar (que puede o no ser la persona que ejerce la Secretaría del centro) y proporciona el Visto Bueno la persona que ejerce la presidencia del Consejo Escolar (Director o Directora del centro)

¿Cuándo hay que ajustar los presupuestos? Artículo 4.3. de la Orden de 10 de mayo de 2006: “La aprobación del ajuste presupuestario que proceda se realizará en el plazo de un mes, contado a partir de la fecha en la que el centro recibe la comunicación de la cantidad asignada por la Consejería de Educación para gastos de funcionamiento y, en su caso, para inversiones.”

Artículo 2.2. de la Orden de 10 de mayo de 2006: “Para cada curso escolar, la Consejería de Educación, a través de la Dirección General competente, fijará provisionalmente para cada uno de los centros docentes las cantidades asignadas para gastos de funcionamiento y procederá a su comunicación a los mismos antes del día 30 de noviembre de cada año.”

Artículo 2.3. de la Orden de 10 de mayo de 2006: “Asimismo, con anterioridad al 31 de enero de cada año, la Consejería de Educación,a través de la Dirección General competente, comunicará a los centros que proceda la cantidad que con destino a inversiones deba recibir el centro para reparaciones, mejora, adecuación y equipamiento de sus instalaciones.”

La comunicación real de la cantidad asignada por la Consejería de Educación para gastos de funcionamiento y, en su caso, para inversiones suele producirse en noviembre/diciembre, por tanto, en el mes de enero hay que convocar un Consejo Escolar para la aprobación de los nuevos presupuestos de ingresos (anexo I) y gastos (anexo II).

¿Cuántas veces puedo modificar/reajustar el presupuesto? El presupuesto puede ser modificado tantas veces como sea necesario previa aprobación por parte del Consejo Escolar.

¿Es obligatorio modificar/reajustar el presupuesto? Sí, al menos una vez, tal y como indica el artículo 4.3. de la Orden de 10 de mayo de 2006.

¿Quién es el responsable de elaborar el proyecto de presupuesto? El proyecto debe ser elaborado por el Secretario o Secretaria del centro docente (artículo 4.3. de la Orden de 10 de mayo de 2006).

¿Cuál es la fecha límite para la aprobación inicial de los Anexos I y II? El presupuesto inicial debe ser aprobado por el Consejo Escolar antes del 31 de octubre de cada año (artículo 4.3. de la Orden de 10 de mayo de 2006).

¿Qué ocurre una vez que la Consejería comunica las cantidades definitivas? Tras la comunicación de la asignación (normalmente antes del 30 de noviembre para funcionamiento y 31 de enero para inversiones), el centro dispone de un mes para realizar y aprobar el ajuste del presupuesto.

Si el centro no tiene Consejo Escolar, ¿quién aprueba los Anexos I y II? En este caso, la aprobación corresponde a la Delegación Provincial correspondiente, dentro de los mismos plazos establecidos (artículo 4.4. de la Orden de 10 de mayo de 2006).

¿Qué carácter tienen las partidas de ingresos y gastos? Los ingresos tienen un carácter estimativo, mientras que los gastos tienen un carácter limitativo, representando el límite máximo de las obligaciones que se pueden contraer.

¿Cómo se desglosan los ingresos en el anexo I? Se separan en tres columnas: Recursos Propios, recursos procedentes de la Consejería de Educación (subdivididos en funcionamiento e inversiones) y fondos de Otras Entidades.

¿Existe algún límite legal para la compra de material inventariable en el anexo II? Sí. El gasto destinado a material inventariable con cargo a fondos de funcionamiento ordinario no puede superar el 10% del crédito total asignado para gastos de funcionamiento. La cantidad máxima a gastar se puede consultar en Actividad económica 🡪 Estado de cuentas 🡪 Al nivel de subcuentas.

¿Es obligatorio que el presupuesto por Centros de Gasto coincida con el de Subcuentas? No. Al ser la estructura de Centros de Gasto una opción voluntaria y discrecional para el centro, no es necesaria la correlación obligatoria entre ambas cifras totales.

¿Qué requisito es aconsejable para que Séneca valide el presupuesto? El presupuesto debe estar en equilibrio. La cifra de "Diferencia: (Total Ingresos + Remanentes - Gastos)" debe ser exactamente 0,00.

¿A qué nivel de detalle se deben grabar las subcuentas en el presupuesto? Es obligatorio definir el presupuesto al menos hasta el 4º nivel de subcuenta.

¿Cómo se introducen los importes si se llega a un 5º nivel de subcuenta? El importe del 5º nivel no se ve en la pantalla principal de presupuesto; debe introducirse y consultarse a través de la opción "Desglose" pulsando sobre la subcuenta "padre".

¿Qué pasa si gasto más de lo que presupuesté en una subcuenta específica? Las cantidades presupuestadas no vinculan de forma rígida el gasto posterior. Séneca permite incluir facturas aunque superen el importe inicialmente previsto en esa subcuenta, siempre que haya disponibilidad de fondos global.

¿Se pueden modificar los Anexos I y II una vez aprobados? Sí, pueden reajustarse y modificarse tantas veces como sea necesario a lo largo del ejercicio, siempre que las modificaciones sean aprobadas por el Consejo Escolar.

¿Puedo pasar dinero de la partida de Inversiones a Gastos de Funcionamiento? No. Está estrictamente prohibido realizar reajustes que permitan destinar fondos recibidos para inversiones a otros conceptos de gasto corriente (funcionamiento) y viceversa (artículo 5 de la Orden de 10 de mayo de 2006).

¿Pueden los remanentes que figuran en el presupuesto ser negativos? En ningún caso. Los remanentes de gastos de funcionamiento y de inversiones no pueden ser negativos.

¿Cómo puedo ahorrar tiempo al iniciar el presupuesto de un nuevo curso? Séneca permite la opción de "Copiar datos del ejercicio anterior", lo que traslada la estructura de subcuentas y los importes presupuestados, permitiendo luego aplicar un porcentaje de incremento o realizar las diferencias oportunas.

Paso 1: Consulta y preparación del ejercicio anterior

Antes de comenzar con el nuevo presupuesto, es fundamental revisar la ejecución real del año que termina para tener una base realista.

• Situarse en el ejercicio económico anterior (el que se está cerrando).
• Generar y consultar el anexo X para ver en qué se ha gastado realmente el dinero y qué ingresos han entrado (Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪 Anexo X)
• Imprimir o guardar como PDF el Presupuesto por subcuentas del año anterior para usarlo como referencia comparativa (Presupuesto 🡪 Por subcuenta)

Paso 2: Cambio de ejercicio e importación de datos

• Cambiar al nuevo ejercicio económico.
• Acceder a la sección de Presupuesto por subcuentas (Presupuesto 🡪 Por subcuenta). Si los valores aparecen a cero, no es un error; debe importar la estructura.
• Al realizar el asiento de apertura, asegúrese de marcar la opción para arrastrar o importar el presupuesto a nivel de subcuentas del ejercicio anterior para no tener que empezar de cero (Apertura del ejercicio económico 🡪 Información del ejercicio anterior)

Paso 3: Configuración del Presupuesto de Ingresos (anexo I)

Utilizando el anexo X y el Presupuesto por subcuentas del ejercicio que termina, prever los fondos que recibirá el centro.

• Recursos propios: Si el centro no los tiene, puede dejar estas partidas a cero o incluso ocultar las subcuentas en la configuración.
• Gastos de funcionamiento ordinario: Como la comunicación oficial definitiva suele llegar en diciembre o enero, inicialmente se suele dejar la misma cantidad del año anterior. Una vez llegue la notificación de la Consejería, se deberá realizar un ajuste en el plazo de un mes.
• Programas específicos: Introducir las cantidades previstas para programas como Acompañamiento Escolar (23€/hora/grupo), PREX (23€/hora/grupo) o gratuidad de libros de texto.
• Otras entidades: Registrar ingresos previstos de bancos, ayuntamientos o premios de concursos escolares, Erasmus, AMPA, etc.

Paso 4: Configuración del Presupuesto de Gastos (anexo II)

Utilizando el anexo X y el Presupuesto por subcuentas del ejercicio que termina, estimar cuánto se gastará en cada partida.

• Suministros: Ajustar partidas como material de oficina o papel, teniendo en cuenta lo gastado en el ejercicio que termina.
• Arrendamientos (Alquileres): Prever el gasto en alquiler de fotocopiadoras basándose en los recibos del curso pasado, es decir, si el gasto real en fotocopiadoras fue de 1.100€, se puede presupuestar una cantidad superior (por ejemplo, 1.500€) para tener margen de maniobra.
• Material de oficina y consumibles: Es importante prever incrementos de precios. Por ejemplo, si el papel ha subido de coste, se debe aumentar la subcuenta de consumibles informáticos y papelería respecto al año anterior (ej. de 600€ a 700€).
• Suministros de vestuario: Se debe incluir la cantidad exacta que se reciba específicamente para la ropa del PAS y que sabremos de otros años.
• Productos alimenticios y farmacéuticos: Se presupuestan fondos para desayunos escolares o actividades tradicionales (como el día de Andalucía o la Candelaria), así como para el botiquín del centro.
• Comunicaciones: Incluye gastos de teléfono, correos y el mantenimiento del dominio web propio del centro, si se tiene.
• Transporte: Se suelen presupuestar viajes en autobús para actividades extraescolares.
• Otros gastos (Gratuidad): En esta partida se incluye el PGLT.
• Indemnizaciones por razón del servicio: Se prevé dinero para posibles desplazamientos del equipo directivo o coordinadores de planes y proyectos a reuniones.
• Límite 10% inventariable: Recordar que solo se puede destinar a material inventariable hasta un 10% del crédito total asignado para gastos de funcionamiento. La cantidad máxima a gastar se puede consultar en Actividad económica 🡪 Estado de cuentas 🡪 Al nivel de subcuentas.
• Límite de inversiones: Recordar que el dinero recibido para inversiones sólo se puede destinar a inversiones, es decir, para que Séneca sepa que se está empleando correctamente, los gastos deben asentarse en cualquier subcuenta dentro del apartado INVERSIONES.

Paso 5: El ajuste del equilibrio presupuestario (Regla del Cero)

Aunque la Orden de 10 de mayo de 2006 no dice literalmente que la diferencia entre la suma de ingresos (más remanentes) y la suma de gastos debe ser exactamente 0,00, establece el principio de equilibrio presupuestario que obliga a ajustar los gastos a los fondos disponibles, por eso debemos cuadrar el campo "Diferencia: (Total Ingresos + Remanentes - Gastos)", a 0,00 para que el presupuesto se considere equilibrado y válido.

Paso 6: Validación y generación de los Anexos

• Una vez que la diferencia es cero, pulsar en Validar.
• Seguir la ruta: Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos
• Seleccionar Presupuesto de Ingresos (anexo I) y Presupuesto de Gastos (anexo II).
• Introducir la fecha prevista de la sesión del Consejo Escolar donde se aprobarán las cuentas (puede ser una fecha estimada, ya que el documento se puede regenerar si cambia la fecha final).
• Generar los documentos para su presentación y aprobación por las familias y miembros del Consejo.
• Una vez aprobado por el Consejo Escolar y firmado por Secretaria y Directora, quedan automáticamente guardados en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se mande a firmar como documento externo). No hay que enviarlos a DT. (Utilidades 🡪 Repositorio documental 🡪 Repositorio documental)