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Gastos

En esta pantalla se pueden grabar todos los asiento de gastos del centro con la excepción de:

  • Las facturas electrónicas. Son las facturas que no llegan en soporte papel, procedentes de proveedores que están obligados a facturar electrónicamente y se graban y gestionan en Séneca en la opción Bandeja factura-e (Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Bandeja facturas-e)
    Más info en esta página

Antes de pasar a ver de manera pormenorizada los diferentes tipos de asientos, conviene leer con detenimiento las siguientes advertencias/comprobaciones que se deben realizar ANTES de asentar cualquier gasto en Séneca porque nos pueden ahorrar muchos dolores de cabeza si las seguimos.

Regla de oro

Las facturas o justificantes de gasto hay que introducirlos en Séneca ANTES DE SER ABONADOS ya que SÉNECA CONTEMPLA TODA LA NORMATIVA Y LIBERA DE COMETER ALGÚN ERROR POR DESCUIDO O DESCONOCIMIENTO.

¿Por qué esta recomendación?

Porque hay proveedores que no pueden facilitar una factura de forma tradicional, en papel, estando obligados a emitir una "Factura electrónica". Si, por desconocimiento, se admite una factura en papel a estos proveedores y se abona, puede pasar que luego Séneca no deje grabarla. 

Otro caso de mayor transcendencia que el anterior por el que se no debe pagar una factura antes de introducirla en Séneca, es por supuesto de EMBARGO DE PROVEEDORES.

Igualmente, hay facturas que necesitan vincularse con el inventario previamente al pago.

Facturas que necesitan de un contrato grabado en Séneca para poder asentarlas....

...por todas estas razones (y más), es vital grabar la factura en Séneca y realizar una serie de comprobaciones ANTES DE PAGARLA 

Comprobaciones sobre el PROVEEDOR

Antes de realizar un pedido a un proveedor es aconsejable comprobar si está obligado a facturar electrónicamente y/o está embargado.

En la ruta Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Información sobre proveedor, introduciendo su NIF/CIF o buscando por Nombre/Razón Social, sabremos si el proveedor está obligado a facturar electrónicamente, la fecha de inicio de la obligatoriedad de la facturación electrónica o si se encuentra embargado.

Si NO tiene obligación de facturar electrónicamente, podremos comprar y pagar directamente en su establecimiento llevándonos una factura en papel.

Si tiene obligación de facturar electrónicamente, podremos comprar directamente en su establecimiento pero no pagar en él. Tendremos que esperar a la factura electrónica, en especial si el importe de lo adquirido supera los 600€.

Si no comprobamos la obligación de facturar electrónicamente y damos por buena y abonamos una factura en papel de un proveedor obligado a facturar electrónicamente, puede ocurrir que Séneca no nos deje grabarla (si es superior a 600€) y ya tendríamos un problema.


De igual manera, si el proveedor NO está embargado, se le puede pagar la factura (en papel o digital, dependiendo de sus obligaciones con Hacienda) con normalidad.

Si el proveedor está embargado, en la pantalla Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Información sobre proveedor, podremos ver:

  • Proveedor embargado.
  • Cantidad que se le embarga.
  • Organismo embargante y CC del mismo para hacerle el pago de facturas en lugar de pagar al propio proveedor hasta satisfacer la cantidad embargada.

Si se introduce una factura de un proveedor embargado, el sistema lo comunica automáticamente en la propia pantalla mediante un mensaje donde se advierte del hecho. "Se le informa que será responsable de los pagos realizados indebidamente al proveedor embargado, debiendo tener presente la responsabilidad en que pudieran incurrir al responder solidariamente del pago de la deuda pendiente (Artículo 42.2 Ley 58/2003 de 17 de diciembre,General Tributaria y Artículo 94.2 del Real Decreto 1415/2004 de 11 junio por el que se aprueba el Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social)".

¿Qué ocurre si se ha pagado previamente a conocer este aviso?

Para empezar se está desobedeciendo un embargo judicial.

Luego, a nivel operativo no se puede poner como pagada en Séneca porque no es cierto que se haya pagado a la CC del órgano embargante. Tampoco se puede pagar de verdad a esa CC pues se pagaría doble, antes al proveedor y ahora al órgano embargante.

De nuevo hay un problema, derivados ambos por haber pagado la factura al proveedor sin haber grabado antes la factura en Séneca.

Tramitación SIMPLIFICADA o tramitación ORDINARIA de un contrato

La Guía básica de contratación para los centros docentes establece cuando realizar una tramitación SIMPLIFICADA o una tramitación ORDINARIA de un contrato.

Tramitación SIMPLIFICADA

Está limitada a los contratos de importe inferior a 5.000€ (IVA incluido), pago único y financiados con fondos propios.

Tramitación ORDINARIA. Requisitos:

  • importe igual o superior a 5.000€ (IVA incluido)
  • importe inferior a 5.000€ con forma de pago fraccionada
  • importe inferior a 5.000€ y financiados por Fondos Europeos u otras fuentes de financiación externa (tendrán facturas asociadas a justificaciones específicas en las que conste esta financiación)

Aviso de Séneca

El origen de una financiación (normalmente dinero recibido para justificaciones específicas) se debe de comprobar antes de pagar facturas correspondientes a esas justificaciones, ya que condiciona que se haga de manera SIMPLIFICADA u ORDINARIA. Esta comprobación se realiza en la ruta: Gestión Económica 🡪 Configuración 🡪 Justificaciones Específicas

Si no encontramos nada escrito en la columna FONDO DE FINANCIACIÓN, podremos hacer una tramitación SIMPLIFICADA. Estos contratos exigirán únicamente la presentación de factura y su conformidad.

Si, por el contratio, encontramos escrito en la columna FONDO DE FINANCIACIÓN un origen externo a la Junta, debemos hacer una tramitación ORDINARIA, que implica los siguientes documentos:

  • Informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales descritos.
  • En su caso, tres presupuestos de empresas adecuadas para la prestación del objeto del contrato o la justificación de la imposibilidad de conseguir los mismos.
  • Grabar el contrato en Séneca (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Contratos)
  • La factura o facturas. Puede ocurrir que, con cargo a un mismo contrato, se emitan varias facturas porque estén previstos pagos parciales o periódicos. La/s misma/s debe/n cumplir con los requisitos previstos en el artículo 6, "contenido de la factura", o 7, "contenido de la factura simplificada", del Reglamento de facturación, aprobado mediante Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
  • la conformidad de la prestación
    • en el caso de las facturas en papel y a efectos de acreditar que el proveedor ha realizado el objeto del contrato de manera satisfactoria, debe señalarse en la propia factura física, acompañada de la firma del director y el sello del centro
    • en el caso de facturas electrónicas, al aceptar las mismas en la bandeja de entrada correspondiente, se genera un certificado de conformidad que deberá ser firmado digitalmente por el director del centro.
  • en los contratos de obras se necesitará, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba constar también en el expediente el correspondiente proyecto cuando las normas específicas así lo requieran. Adicionalmente deberá solicitarse el informe de supervisión previsto en el artículo 235 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra. En ese caso, podrán dirigirse a las Delegaciones Territoriales desde donde se indicará la oficina de supervisión competente.

Aquí podemos ver otra razón más para grabar las facturas en Séneca antes de proceder a su pago.

Creación de contratos en Séneca

Al introducir en una factura el CIF/NIF del proveedor de la misma, se comprueba si ese proveedor tiene grabado en Séneca algún contrato. En caso de no haberlo se presenta el siguiente mensaje: "El proveedor seleccionado no tiene contratos disponibles. Si la factura tiene un importe mayor de 5.000 no puede guardarla si no le asocia un contrato"

Por tanto, y en función del importe de nuestro contrato, ya sabremos si tenemos que grabar o no un contrato en Séneca (Gestión Económica 🡪 Contratos)

Hay determinadas pagos para los que no se requieren contratos aunque excedan los 5000€ de importe. En la misma pantalla de facturas de Séneca se puede ver este texto: "Es obligatorio dar de alta en el registro de contratos todos aquellos que tengan un importe superior a 5.000 euros a excepción de:

  • Facturas correspondientes al pago de cheque libros
  • Facturas correspondientes al suministro de agua
  • Facturas correspondientes a servicios recibidos a través de la Red Corporativa de Telecomunicaciones de la Junta de Andalucía (telefonía fija y móvil, accesos de datos,...)”

En caso de que la factura sea un caso de los anteriores, marcar el campo con la siguiente descripción: "La presente factura corresponde a una de las excepciones anteriormente citadas para la obligatoriedad de alta en el registro de contratos."

Si este campo se marca se puede proseguir con la grabación de la factura, aún no existiendo contrato con el que relacionarla.

Registro contable de la Junta de Andalucía

El Decreto 75/2016, de 15 de marzo, por el que se crea el Registro Contable de Facturas de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece su régimen jurídico, sirve para llevar a cabo la anotación y facilitar el seguimiento de las facturas de los organismos públicos de la Junta antes de ser abonadas. En particular los casos con unos importes superior a una cantidad concreta.

Con las facturas electrónicas no hay problema ya que cuando un proveedor la graba en el "punto único de entrada de facturas electrónicas", se registran automáticamente en el Registro Contable de la Junta.

Las personas físicas, con carácter general, no están obligados a facturar electrónicamente, ¿entonces sus facturas nunca se registran en el Registro Contable de la Junta de Andalucía?

Si una factura es de un proveedor persona física (tiene nif en lugar de cif) y tiene un importe superior a 5.000 euros aparece un mensaje:

AVISO: En relación con las facturas en papel de importe superior a 5.000 euros que se reciban en los centros se deben realizar, por el director o responsable de la gestión económica, y en aplicación de lo previsto en el Decreto 75/2016, de 15 de marzo, por el que se crea el Registro Contable de facturas de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece su régimen jurídico, las siguientes comprobaciones:

  • Que la factura no omite ningún dato necesario para su tramitación:
    1. Fecha de expedición de la factura.
    2. Fecha de presentación de la factura.
    3. N.I.F. del proveedor.
    4. Nombre y apellidos, razón o denominación social del proveedor
    5. Núm. de la factura y, en su caso, serie.
    6. Importe de la operación.
    7. Unidad monetaria
    8. En la factura debe constar además la tripleta (DIR3 ) del centro.
  • Que los datos introducidos en el asiento coinciden con los recogidos en las facturas recibidas.

Sólo si la persona que está grabando la factura hace las comprobaciones indicadas y marca el campo "Datos validados por el director previo al registro" dando su conformidad, se puede seguir grabando la factura.

No obstante cuando se graba la factura, durante la noche siguiente, se envía a registrar al mencionado Registro. Al otro día o como mucho 48 horas después se tiene en Séneca la confirmación de su registro y ya se puede poner como pagada.

Inventario

Igualmente, hemos de saber que cualquier factura que asentemos dentro de "Adquisiciones de material inventariable" o de "Inversiones", solo se podrá pagar si se vincula con el material que tendremos que haber inventariado previamente.

 Una vez que se ha vinculado la factura con el material inventariado, ya se podría pagar

Manual para invertariar INVERSIONES
Manual para invertariar LIBROS

A continuación se explican los diferentes tipos de asiento de GASTO, tomando como referencia la "Factura", puesto que es el asiento más completo y el que más se repite en el día a día de los secretarios, de tal manera que, para la mayoría de los demás asientos no haya que explicar elementos y funcionamiento comunes. Se explican indicando para qué se usan y qué diferencias tienen respecto del asiento "Factura". Debido a la importancia que tienen y a que son los movimientos con los que más habitualmente trabajan los secretarios, a las facturas se les dedica una página exclusiva.

    Pago de dietas y desplazamientos

    Este asiento se usa para indemnizar al personal de la Junta de Andalucía por dietas y/o desplazamientos.

    Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Pago de dietas y desplazamientos

    Ahora bien, ¿a quién se paga este tipo de indemnización? ¿Cuándo? ¿Cuánto? ¿Por hacer qué? 

    Un tema recurrente son las dietas e indemnizaciones por participar en excursiones y viajes de fin de curso. ¿Le tengo que pagar a un maestro por ir a una excursión? ¿Cuánto le doy? ¿Depende de la hora de vuelta? ¿Me lo tiene que justificar? ¿Le corresponde si va con todos los gastos pagados? ¿Debe pagar algo de su bolsillo? ¿Deben costeárselo entre los alumnos?

    Vamos a intentar aclarar todos estos puntos y ver cómo asentar estos asientos en Séneca

    ¿Cuándo hay derecho a cobrar dietas o desplazamientos?

    El artículo 1 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, dice que “La prestación de servicios a la Administración de la Junta de Andalucía, sus organismos e instituciones, dará derecho al resarcimiento de los gastos que se ocasionen por razón del servicio, en las circunstancias, condiciones y límites regulados en el presente Decreto.”

    Según el artículo 1 del Decreto 157/2007, de 29 de mayo, "Los supuestos que darán derecho a indemnización serán los siguientes:

    • Comisiones de servicio.
    • Desplazamientos dentro del término municipal por razón del servicio.
    • Traslados de residencia.
    • Asistencia a sesiones de tribunales de oposiciones, concurso-oposiciones, y concursos para el acceso a la función pública.
    • Asistencia a sesiones de comisiones de valoración de concursos para la provisión de puestos de trabajo.
    • Colaboración con carácter no permanente ni habitual en las actividades de los órganos de la Administración de la Junta de Andalucía responsables de la formación del personal al servicio de las Administraciones Públicas."

    El artículo 4.1. del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, establece que "Son comisiones de servicio los cometidos que circunstancialmente se ordenen al personal comprendido en los apartados a) y b) del artículo 2.1 y que deba desempeñar fuera del lugar en el que presta ordinariamente su actividad."

    El artículo 4.3. del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, dice que "La realización de las comisiones de servicio dará lugar a indemnización cuando comporte gastos de desplazamiento, alojamiento o manutención a los interesados, conforme a lo dispuesto en la Sección 2º del presente Capítulo.

    De todo esto se entiende que NO dará derecho a indemnización:

    • cualquier cometido o actuación que se salga de estos supuestos (ejemplo, las salidas y/o excursiones)
    • aquellas actuaciones que no originen gastos para el interesado
    • aquellas actividades en las que se participe voluntariamente (no son "ordenadas")

    ¿Quién tiene derecho a cobrar dietas o desplazamientos?

    El artículo 2 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, regula que lo anterior se aplique a:

    • Titulares de cargos nombrados por Decreto.
    • Personal funcionario, eventual e interino de la Administración de la Junta de Andalucía.
    • Personal laboral (según convenio).
    • Personal de otras administraciones que preste servicios para la Junta mediante convenio.

    De ahí concluimos que no se pueden abonar dietas ni desplazamientos a personal ajeno a la Junta de Andalucía.

    ¿Qué es una dieta?

    El artículo 9 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, explicita que “Dieta es la cantidad que se devenga diariamente para satisfacer los gastos de manutención y alojamiento que origina la estancia del personal que se encuentra en comisión de servicio.

    La dieta se halla compuesta de dos factores: gastos de alojamiento y de manutención, pudiendo devengarse la mitad de estos últimos en los casos en que así proceda.” 

    Tipos de dieta

    El artículo 10 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, marca cuándo pagar media dieta, completa o con pernoctación, en función de la hora de comienzo o finalización de la actividad.

    1. "El devengo de las indemnizaciones a que se refiere la presente Sección se realizará de acuerdo con las reglas que se señalan a continuación:
      • Cuando la comisión de servicio no obligue a realizar ninguna de las dos comidas principales fuera de la residencia habitual no se devengará indemnización alguna por este concepto.
      • Se devengará media manutención cuando la comisión obligue a realizar alguna de las comidas principales del día fuera de la residencia habitual.
      • Se devengará el importe completo de los gastos de manutención cuando la comisión exija realizar las dos comidas principales fuera de la residencia habitual.
      • Se devengarán gastos de alojamiento cuando la comisión obligue a pernoctar fuera de la residencia habitual, salvo que el desplazamiento se hubiese realizado durante la noche y se hubiese pernoctado en el transcurso del mismo.
    1. A los efectos de lo dispuesto en el punto 1 anterior, se tendrá en cuenta lo siguiente:
      • Se entenderá que la comisión de servicio obliga a realizar una de las comidas principales cuando comience antes de las veintidós horas o termine después de las quince horas.
      • Se entenderá que la comisión de servicio obliga a realizar las dos comidas principales cuando comience antes de las catorce horas y termine después de las veintidós horas."

    ¿Cuándo pagar media dieta, completa o con pernoctación?

    El derecho a percibir la dieta completa o parcial depende estrictamente del horario de la comisión y está regulado por el artículo 10 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo:

      • Media Manutención: Cuando la comisión obliga a realizar una de las comidas principales fuera de la residencia habitual. Se entiende así si comienza antes de las 22:00h o termina después de las 15:00h.
      • Manutención Completa: Cuando se realizan las dos comidas principales fuera de la residencia habitual. Se requiere comenzar antes de las 14:00h y terminar después de las 22:00h.
      • Gastos de Alojamiento: Se devengan cuando la comisión obliga a pernoctar fuera de la residencia habitual.
      • “Cuando la comisión de servicio no obligue a realizar ninguna de las dos comidas principales fuera de la residencia habitual no se devengará indemnización alguna por este concepto.”

    Concluimos que no se abonarán dietas si la actividad no obliga (por horario) a comer fuera de la residencia habitual.

    Tipos y cuantías de las dietas

    Las cuantías están fijadas según:

    • el personal que recibe la dieta.
    • el destino de la comisión de servicios.
    • si existe o no pernoctación.

    El personal se clasifica en dos grupos, siendo el Grupo 2 el que integra a la mayoría del personal docente y administrativo no incluido en altos cargos (anexo I del Decreto 54/1989, de 21 de marzo):

    • Grupo Primero: Presidente de la Junta de Andalucía, Consejeros, Viceconsejeros, Secretarios Generales Técnicos, Directores Generales y Delegados Provinciales, así como cualquier otro cargo asimilado a los anteriores.
    • Grupo Segundo: Personal no incluído en el Grupo anterior. 

    El artículo 2 de la Orden de 11 de julio de 2006, actualizó las cuantías que establecía el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, dejándolas como sigue:

    1. Territorio Nacional (Excepto Madrid):
      • Alojamiento: 64,27 €.
      • Manutención pernoctando: 40,82 €.
      • Manutención sin pernoctar: 26,67 €.
      • Media Manutención: 20,41 €.
    2. Madrid:
      1. Alojamiento: 96,41 €.
      2. Manutención pernoctando: 41,78 €.
      3. Manutención sin pernoctar: 26,67 €.
      4. Media Manutención: 20,89 €.
    3. Territorio Extranjero: Las cuantías varían según el país, por lo que se recomienda comprobarlas en el artículo 2 de la Orden de 11 de julio de 2006

    Los importes para manutención completa sin pernoctar o media manutención en el extranjero son los mismos que los de Madrid.

    ¿Qué es un desplazamiento?

    En cuanto a los gastos de desplazamiento, el artículo 18 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, aclara que serán abonados ya que “Toda comisión de servicio dará derecho a viajar por cuenta de la Administración en el medio de transporte que se determine al autorizar la misma.

    Los desplazamientos se realizarán, preferentemente, en líneas regulares de transportes públicos.

    Cuantía de los desplazamientos

    El artículo 19 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, fija las indemnizaciones por desplazamiento en transporte público como sigue:

    1.- Los titulares de los cargos a que se refiere el Grupo 1º del Anexo I y quienes formen parte de delegaciones oficiales presididas por dichas autoridades, serán resarcidos en la cuantía exacta de los gastos realizados.

    2.- El personal comprendido en el Grupo 2º del Anexo I será indemnizado:

    • Cuando el medio de locomoción sea el ferrocarril, por el importe del billete de clase primera o coche cama.
    • Cuando el medio de locomoción sea el avión, por el importe del billete en clase turista, salvo que la autoridad que ordene la comisión autorice clases superiores por la duración de los viajes o porque no hubiera pasaje de la clase turista.

    3.- En los casos en que se utilicen para el desplazamiento medios gratuitos del Estado o vehículos oficiales no se tendrá derecho a ser indemnizado por este concepto.

    El artículo 1 de la Orden de 11 de marzo de 2024, actualiza el importe de la indemnización por utilización de vehículo particular establecida en el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, fijándose “en 0,26 euros por kilómetro recorrido por el uso de automóviles y en 0,106 euros por kilómetro recorrido por el uso de motocicletas.

    ¿Hay que justificar los gastos?

    El artículo 1 del Decreto 404/2000, de 5 de octubre, modifica el artículo 39 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo, dejándolo como sigue:

    "Para la justificación de las indemnizaciones a que se tenga derecho por razón de las comisiones de servicio, incluso si han sido objeto de anticipo, los interesados deberán presentar los siguientes documentos:

    1. Orden de servicio.
    2. Declaración del itinerario realizado, con indicación de los días y horas de salida y llegada.
    3. Certificación del Jefe del Servicio correspondiente de haberse realizado la comisión encomendada.
    4. Facturas originales de los gastos realizados cuando, conforme a lo dispuesto en el artículo 11, se abone la cuantía exacta de los mismos.
    5. Billetes o pasajes originales, facturas de vehículos auto-taxi y, en su caso, otras facturas originales de gastos de desplazamiento que sean indemnizables.
    6. En el caso de asistencia a cursos deberá aportarse, además, certificación acreditativa de la asistencia al curso de que se trate."

    Por tanto, se entiende que sí se deben justificar los gastos generados.

    FAQs

    ¿Las excursiones y viajes de fin de curso dan derecho a cobrar dietas?

    No, puesto que no se consideran comisiones de servicio obligatorias por orden de autoridad superior.


    Si una agencia de viajes cubre el hotel y la manutención del profesor en un viaje de estudios, ¿se puede reclamar alguna indemnización?

    No. En 1er lugar porque, como hemos dicho antes, no se considera comisión de servicio obligatoria por orden de autoridad superior y, en 2º lugar, la normativa establece que la comisión de servicio da derecho a indemnización sólo cuando comporta gastos de desplazamiento, alojamiento o manutención al interesado. Si todos los gastos están pagados por un tercero (agencia, programa europeo, etc.), no existe gasto que resarcir y no debe concederse ninguna dieta.


    ¿Los seguimientos de FCT generan dietas?

    Sí. A diferencia de las excursiones genéricas, la realización de tareas relacionadas directamente con la impartición de la materia en otras localidades se considera un cometido circunstancial que sí genera derecho a dietas de desplazamiento y, si procede por horario, de manutención.


    ¿Puede un centro educativo pagar dietas de alojamiento y kilometraje a un conferenciante externo que viene a dar una charla?

    No. Las indemnizaciones por razón del servicio están limitadas al personal de la Junta de Andalucía.


    ¿Cómo asiento en Séneca una factura de hotel de 40 € (inferior a la dieta máxima de 64,27 €) de un maestro?

    El centro abonará los 64,27 € totales al maestro sabiendo que: la parte de 40 € estará exenta de IRPF por estar justificada, mientras que la diferencia hasta el máximo (24,27 €) se considerará rendimiento del trabajo y estará sujeta a la retención de IRPF habitual del profesor en su nómina.


    ¿Un profesor puede cobrar por colaborar en cursos de formación organizados por el centro o el CEP?

    Sí, como "asistencia" por colaboración no permanente ni habitual. Sin embargo, existen límites estrictos: no se pueden superar las 75 horas anuales por este concepto ni percibir un importe anual superior al 25% de sus retribuciones íntegras por su puesto principal. Estas colaboraciones son compatibles con el cobro de dietas y gastos de desplazamiento si la formación es fuera de su localidad.


    Si dos profesores comparten el mismo coche particular para ir a una reunión de coordinación, ¿pueden cobrar ambos el kilometraje?

    No. Cualquiera que sea el número de personas que utilicen conjuntamente el vehículo particular, solo se tiene derecho a devengar una única indemnización por desplazamiento. Solo el propietario o conductor autorizado que aporte el vehículo podrá reclamar los 0,26 €/km.


    ¿Cómo debe justificarse una dieta de manutención si el establecimiento no emite factura, sino solo un recibo o ticket? Aunque la normativa de fiscalización pide facturas originales para cuantías exactas, en la práctica de gestión de centros se admite que, de no ser posible la factura, se adjunte cualquier ticket o recibo de compra al documento "RECIBÍ" que genera la aplicación Séneca para justificar el gasto internamente. No obstante, para que el alojamiento esté exento de IRPF, la factura es imprescindible y debe estar a nombre del perceptor.


    ¿Tienen derecho a dieta los miembros de un tribunal de oposiciones (Cuerpo de Maestros o Secundaria)?

    Los miembros de tribunales de selección no perciben "dietas" por las sesiones en sí, sino "asistencias", que son cuantías fijas por la totalidad del proceso según la categoría del tribunal (ej. Categoría E para 1-25 plazas: 5.000 € a distribuir entre los miembros). Lo que sí pueden percibir de forma adicional son indemnizaciones por desplazamiento y dietas de alojamiento/manutención si el tribunal se reúne en una localidad distinta a su residencia habitual.


    ¿Es posible reclamar el gasto de parking y peajes en un desplazamiento autorizado a un curso del CEP?

    Existe una distinción importante: los gastos de peaje de autopista son plenamente indemnizables si se justifica el gasto con factura o ticket. Sin embargo, el decreto andaluz especifica que no será indemnizable el uso de garajes o aparcamientos (parking). (Artículo 20.5 del Decreto 54/1989, de 21 de marzo)


    ¿Cómo se justifica el desplazamiento si se utiliza el AVE o un avión para una actividad educativa?

    El personal docente (Grupo 2) tiene derecho a que se le abone el billete en clase turista. Es obligatorio presentar los billetes o pasajes originales para la liquidación. Si el docente opta por una clase superior sin autorización previa, sólo se le indemnizará por el importe equivalente a la clase turista.


    ¿Se pueden cobrar dietas por asistir a un curso de perfeccionamiento voluntario fuera de la localidad? 

    No, las comisiones realizadas a petición y conveniencia del interesado no dan lugar a indemnización. Solo se abonan cuando la asistencia al curso fuera de la localidad es ordenada por la autoridad competente o se considera una necesidad del servicio

    Normativa

    DECRETO 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía

    Decreto 404/2000, de 5 de octubre, por el que se modifica el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía

    Decreto 157/2007, de 29 de mayo, por el que se modifica el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía

    ORDEN de 11 de julio de 2006, por la que se actualizan las cuantías de determinadas indemnizaciones por razón del servicio.

    Instrucción de 11 de febrero de 2016 de la Secretaría General Técnica establece el protocolo de gestión de retenciones e ingresos del IRPF para los centros educativos y dependencias de la Consejería de Educación de la Junta de Andalucía.

    Instrucción de 17 de diciembre de 2018 de la Secretaría General Técnica de la Consejería De Educación por la que se establece el procedimiento para la gestión de las retenciones e ingresos del impuesto sobre la renta de las personas físicas, efectuadas por los centros docentes públicos no universitarios, centros de profesorado y residencias escolares de titularidad de la Junta de Andalucía.

    Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, por la que se revisa la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

    Orden de 11 de marzo de 2024, por la que se actualiza el importe de la indemnización por utilización de vehículo particular establecida en el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía.

    A continuación, vamos a ver cómo se gestiona este tipo de asiento en Séneca y lo más significativo de cada apartado.

    Gestión en Séneca

    Datos del asiento:

    • Código (obligatorio): Recordar que es un valor único que identifica a un asiento. No puede haber dos asientos con el mismo valor en este dato.
    • Fecha de la prestación del servicio (obligatorio): Fecha en la que se hizo uso de la dieta
    • Concepto: Datos de la actividad que originan el pago de la dieta

    Datos de la persona: Buscar a la persona que recibe la dieta por su DNI/CIF/Pasaporte.
    Recordar que sólo tienen derecho a percibir esta prestación las personas y en los supuestos previstos en el Decreto 54/1989, de 21 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio de la Junta de Andalucía (los titulares de los cargos nombrados por Decreto, el personal funcionario, eventual o interino, que preste sus servicios en la Administración de la Junta de Andalucía, sus Organismos e instituciones). En ningún caso se abonarán dietas ni gastos de desplazamiento a personal externo.

    Cuentas Bancarias: En este apartado aparecerá la cuenta bancaria de la persona que va a percibir la dieta si previamente la hemos grabado en Gestión Económica  🡪 Actividad económica 🡪 Generación de Ficheros 🡪 Ficheros Bancarios 🡪 Gestión de Cuentas Corrientes. También podemos añadirla pulsando sobre “Añadir nueva cuenta”

    Itinerario: apartado reservado para grabar los viajes efectuados.

    • Tipo de desplazamiento: Seleccionar entre “Territorio Extranjero, Territorio Nacional o Territorio Nacional Madrid”.
    • Añadir itinerario: Grabar un itinerario por cada desplazamiento de ida y vuelta
      • Locomoción: seleccionar el medio de transporte utilizado
      • Itinerario: relacionar todos los viajes realizados, escribiendo el origen y el destino del viaje, ida y vuelta. Ejemplo: Córdoba-Málaga-Córdoba. Si se hacen varios viajes, en un servicio único o en servicios distintos, se pueden gestionar con un único asiento donde se introduzcan todos los datos de los mismos. En cada línea del apartado se introducen los gastos de un viaje (completo, ida y vuelta)
      • Día de salida: Los datos de salida y regreso son informativos, el sistema no los usa para cálculos de importes. 
      • Hora de salida
      • Día de regreso
      • Hora de regreso
      • Importe abonado por el usuario: es el importe abonado cuando se va en transporte público o, si va en vehículo propio, otros conceptos distintos al kilometraje que sean susceptibles de abono (aparcamiento, peajes, ….)
      • Km: establecer el número de kilómetros                                          realizados según el mapa oficial de carreteras 
      • Precio por kilómetro: establecido por la Orden de 11 de marzo de 2024
      • Base imponible: se calcula automáticamente en función de los kms recorridos.
      • Importe retenido: 0
      • Subtipo de IRPF: L01 (sin retención de IRPF
      • Total

    Dietas:

    • IRPF: Si el destinatario de la dieta está incluido en la nómina de la Consejería, se retiene el mismo porcentaje que se le retiene mensualmente a cuenta. También es posible modificar este porcentaje.
    • Grupo Dieta: 2. No se puede modificar. Recordemos que los grupos están consignados en anexo I del Decreto 54/1989
    • Añadir dieta: Grabar cada concepto (alojamiento, pernoctación, manutención o media manutención) en una fila distinta.
      Cuidado con el campo Destino pues los importes son distintos según se trate de Extranjero, Madrid o territorio Nacional (salvo Madrid).
      Con la indicación del nº de dietas a abonar, el sistema calcula automáticamente el importe, multiplicando el importe unitario por el nº de dietas.
      El campo Importe justificado sólo se usa para alojamientos. Recordar que el alojamiento tiene un importe fijado (64,27 euros), independientemente de lo que gaste el viajero. La diferencia positiva entre ese importe y el importe facturado tiene retención de IRPF, si no hay factura (importe justificado) se calcula retención al importe total de los alojamientos.
      Las manutenciones (media, sin pernoctar, pernoctando) no tienen retención.
      Además, no se requiere factura. 

    Tabla resumen Dietas e Itinerarios: En este apartado el sistema calcula automáticamente a partir de los dos apartados anteriores (Itinerario y Dietas) el importe inicial a pagar, las retenciones y como consecuencia de ambos, el importe a pagar.

    Desglose en centros de gasto: Asignar, si se desea, la dieta a un centro de gasto determinado.

    Desglose por Justificaciones/Subcuentas de gasto: Indicar si la dieta corresponde a gastos para una justificación específica (como, por ejemplo, seguimiento FCT).
    Las subcuentas a utilizar han de ser obligatoriamente:

    • Indemnizaciones por razones del servicio - Dietas, para comidas y pernoctaciones
    • Indemnizaciones por razones del servicio - Locomoción, para desplazamientos.

    Pago: Grabar si se ha pagado mediante anticipo, banco o caja.

    Orden de viaje y/o dieta: Se debe generar siempre la orden de viaje y/o dieta (casilla al final del formulario) para que la firme el receptor. Se puede imprimir desde:

    • Dentro del asiento encontramos el botón Imprimir (arriba a la derecha)
    • Documentos 🡪 Gestión Económica 🡪 Dietas y desplazamientos 🡪 Dietas y desplazamientos.

      Tratamiento Fiscal (IRPF)

      Según la Instrucción 3ª.3 de la Instrucción de 17 de diciembre de 2018, referida a las “Dietas y asignaciones para gastos de desplazamiento” dice que Las cantidades abonadas por estos conceptos están exceptuadas de gravamen hasta los límites que se indican a continuación, por lo que no se practicará retención aunque Séneca sí indicará la correspondiente clave que corresponda para esta exención (L.01)

      • Locomoción: quedan exceptuadas de gravamen las cantidades que se destinen a compensar los gastos de locomoción, tanto si se utilizan medios de transporte público como si se utilizan medios particulares. Séneca les asignará de forma automática la clave L.01.
      • Dietas: están exentas las cantidades destinadas a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengados por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia. El artículo 9.A.3 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (en adelante RIRPF) considera como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente los siguientes: por gastos de estancia, los importes que se justifiquen; por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamientos en territorio español o 91,35 euros diarios si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero. En consecuencia, el abono de dietas que excedan de los límites mencionados debe considerarse rendimiento del trabajo sometido a gravamen y, por tanto, practicarse una retención al tipo general.

      En cuanto a las claves a señalar serán la L.01 para la cuantía que tenga la consideración de exenta y A.00 para el importe que esté sometido a retención.

      Relacionando los importes anteriores con los actualmente previstos en el Decreto 54/1989, pudieran darse los siguientes casos:

      • Para el alojamiento, el anexo II del mencionado Decreto fija el importe de la indemnización en territorio nacional (distinto de Madrid) en 64,27 euros. Así:
        • si el empleado no presenta factura alguna. La totalidad de la dieta (64,27 euros) estaría sujeta a retención aplicándose el tipo general de su nómina. En este caso, Séneca indicará como clave la A.00.
        • si el empleado presenta factura que supere los 64,27 euros. Se abona esta última cuantía sin que haya que aplicar porcentaje de retención por estar exenta. Séneca determinará como la clave L.01.
        • si el empleado presente factura por importe inferior a los 64,27 euros. Tiene derecho al abono de esta última cantidad (64,27 euros) estando exenta la cantidad justificada con factura (para este importe Séneca le asignará a este importe la clave de retención L.01) y aplicándose el tipo general de retención al resto ( Séneca le aplicará la clave A.00) 
      • Manutención: los anexos II y III del Decreto 54/1989 fijan las cuantías distinguiendo entre territorio nacional (manutención pernoctando 40,82 euros, manutención sin pernoctar 26,67 euros, ½ manutención 20,41 euros), Madrid (manutención pernoctando 41,78 euros, manutención sin pernoctar 26,67 euros, ½ manutención 20,89 euros) o el extranjero.

      Las cuantías previstas actualmente para el territorio nacional no superan la cuantía de la exención prevista en el RIRPF y no llevan retención (Séneca les asigna el tipo L.01)

      Para el caso en que el desplazamiento sea al extranjero, si la cuantía que se abona en concepto de manutención supera los 53,34 euros diarios, la demasía estará sujeta al tipo general de retención (clave A.00). A la cuantía exenta no se les aplica porcentaje de retención, imputándole Séneca en este caso la clave L.01.

      En resumen:

            • Quedan totalmente exentos de retención los gastos de locomoción.
            • Las dietas están exentas de gravamen hasta ciertos límites (53,34 €/día en España para manutención/91,35 €/día en el extranjero).
            • El alojamiento no tiene retención si se presenta factura que justifique el gasto.
            • Si no se presenta factura de alojamiento, se paga la cuantía fija pero se aplica la retención de IRPF habitual del perceptor sobre dicha base.



      Prestación de servicios sujetos a IRPF

      Este asiento se usa para pagar a algunos profesionales cuyas facturas indican en la misma una retención a cuenta de sus ingresos.

      La primera vez que recibimos una factura con retención de IRPF nos entra el pánico porque no sabemos lo que tenemos que hacer.

      Tranquilas, es una factura como otra cualquiera (aunque se graba en Séneca con el tipo asiento "Prestación de servicio sujeto a IRPF" en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Prestación de servicios sujetos a IRPF) en la que una parte de la factura no se la pagamos al proveedor que nos presta el servicio, sino que le retenemos la cantidad correspondiente al IRPF y, desde los SSCC, ingresarán dicha cantidad a la Consejería de Hacienda y Financiación Europea en nombre del proveedor, es decir, nosotros tramitamos normalmente los asientos del tipo:

      • prestación de servicio sujeto a IRPF
      • pago de dietas y desplazamientos y pago de dietas y desplazamientos ERASMUS (pueden generar retenciones de IRPF)
      • facturas de proveedor extranjeros no residentes (también pueden tener retención que se ha de liquidar (IRNR - Impuesto de Retención a No Residentes). Es un impuesto como el IRPF que se puede aplicar a los proveedores extranjeros no residentes en España).
      • pago de minutas

      y las retenciones serán directamente ingresadas desde los Servicios Centrales de la Consejería con competencias en materia de Educación. Por ello, a partir del día 25 de enero de 2025, queda inhabilitado el uso del asiento “Liquidación en concepto de I.R.P.F”.

      La pantalla es similar a la de "Factura" aunque:

      • No tiene el apartado suplido.
      • La "Fecha de factura", ahora se llama "Fecha de la prestación de servicio".
      • Lo que en "factura" se llama "Proveedor" pasa a llamarse "Prestador del servicio", y en este apartado la diferencia es que existen además del NIF/CIF y el nombre del mismo, dos nuevos conceptos "Tipo de retribución" y "tipo de personal", ambos, relacionados entre sí.

      Tiene dos apartados diferentes:

      Datos del prestador/a del servicio

      1. Tipo de Retribución "Conferencias y cursos",
        • Tipo de personal "Perceptor que actúa en su actividad profesional habitual" (Es un profesional de esta actividad, cursos y/o conferencias)
        • Tipo de personal "No profesional de esta actividad. Es empleado de la Junta de Andalucía"
        • Tipo de personal "No profesional de esta actividad. No es empleado de la Junta de Andalucía"
      2. Tipo de Retribución "Honorarios por actividades profesionales"
        • Tipo de personal "Perceptor que actúa en su actividad profesional habitual"
      3. Tipo de Retribución "Actividades empresariales en estimación objetiva"
        • Tipo de personal "Perceptor que actúa en su actividad profesional habitual"
      4. Tipo de Retribución "Honorarios por actividades agrícolas..."
        • Tipo de personal "Perceptor que actúa en su actividad profesional habitual" (Es un profesional de esta actividad, cursos y/o conferencias)
        • Tipo de personal "No profesional de esta actividad. Es empleado de la Junta de Andalucía"
        • Tipo de personal "No profesional de esta actividad. No es empleado de la Junta de Andalucía"

      Estos datos los proporciona el prestador del servicio en el documento factura que presenta.

      Importe

      En el apartado importe, además de los datos base imponible y porcentaje de IVA, que aparece en la pantalla de Factura, en este nuevo tipo de asiento se recoge:

      • Porcentaje de IRPF.
      • Tipo y subtipo de cotización (de IRPF), que los presenta el sistema en función de los valores "Tipo de Retribución" y "tipo de personal", que se ha seleccionado en el campo anterior del apartado datos de proveedor. Los valores de tipo y subtipo de cotización que presenta el sistema no se pueden cambiar salvo en el caso de los tipos de retribución “Honorarios por actividades profesionales” y “Cursos, Seminarios y Conferencias” cuando son desempeñados por el tipo de personal ”Perceptor que actúe en su actividad profesional habitual”, en cuyo caso es “G01” como regla general o “G03” para “profesionales de nuevo inicio”. Éste dato acerca del prestador del servicio lo acredita el mismo.
        El porcentaje de IRPF es mostrado por defecto por el sistema, pudiéndose modificar por el usuario.
        Este valor por defecto, para personal docente, es el que se le retiene en su nómina mensual.

      En el apartado Pago, respecto del tipo de asiento Factura, no existe el método de pago mediante anticipo.


      Instrucción de 17 de diciembre de 2018 de la Secretaría General Técnica de la Consejería De Educación por la que se establece el procedimiento para la gestión de las retenciones e ingresos del impuesto sobre la renta de las personas físicas, efectuadas por los centros docentes públicos no universitarios, centros de profesorado y residencias escolares de titularidad de la Junta de Andalucía.

      Movimientos entre Caja y Banco

      Este asiento no se corresponde con un gasto ni con un ingreso, por eso lo encontramos tanto en los asientos no predefinidos de ingresos como en los asientos no predefinidos de gastos.

      Se utiliza para traspasar dinero desde el banco a la caja del centro o viceversa.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Movimientos entre Caja y Banco y en la ruta Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Ingresos 🡪 Movimientos entre Caja y Banco

      Recordar que en la caja no puede haber más de 600€. 


      Se piden muy pocos datos:

      • El código de asiento.
      • Fecha.
      • Concepto (Ejemplo: "Cheque nº XXXXX" o "retirada/ingreso de efectivo en ventanilla")
      • Tipo de movimiento. De caja a banco o De banco a caja.
      • Importe.

      Pago de AITE y NEAE

      Este tipo de asiento sirve para registrar los pagos que el centro realiza al beneficiario de ayudas individualizadas al transporte escolar (AITE) y becas a alumnado con NEAE.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Pago de AITE y NEAE

      Hay alumnado al que se le paga estas ayudas a través del centro. Éste recibe sus importes por parte de la Consejería y entrega a los alumnos beneficiarios o a sus responsables legales.

      Las diferencias más significativas con respecto a la pantalla de factura son:

      • La fecha de factura no existe y en su lugar está la "Fecha de resolución de la concesión"
      • No están sujetas al Decreto de Garantía de pagos. No tiene fecha de entrada ni de conformidad.
      • El beneficiario de la ayuda no es proveedor. En su lugar hay que especificar si se paga al alumno o a su tutor legal.
      • La cuenta corriente de cada beneficiario se introduce en la pantalla de la opción de menú Actividad económica 🡪 Generación de ficheros 🡪 Ficheros bancarios 🡪 Gestión de cuentas corrientes.
      • No hay suplido.
      • No hay contratos.
      • El apartado importe es una cantidad única, no hay impuestos.

      • En los datos de pago no se contempla el pago por anticipo.


      A grandes rasgos el tratamiento en Séneca de estas becas es:

      • La Junta ingresa el importe de la beca al centro para que este se lo abone al alumno/tutores.
      • El tipo de asiento que debes usar es "Pago de AITE y NEAE". Ahí pones los datos del alumno, cuenta....
      • Subcuenta: "gastos diversos/ transferencia a familias e instituciones sin ánimo de lucro"
      • El pago puede hacerse:
        • mediante transferencia (hay secretarios que no lanzan las transferencias hasta que las familias no han pasado por el centro a firmar).
        • mediante cheque bancario:
          • PROS: de esta manera te aseguras que las familias pasen por el centro para firmar el recibí
          • CONTRAS: si algunas familias tardan en ir a cobrar el cheque, te descuadran la conciliación bancaria durante un tiempo.
      • Debes quedarte con un recibí que se obtiene entrando de nuevo en el asiento YA PAGADO y (arriba a la derecha) te genera dos recibís: uno para la familia y otro para el centro (la familia firma los dos, se lleva el suyo sellado y tú te quedas con el del centro).

      Becas AITE

      Web Becas Ayuda Transporte Junta de Andalucía

      La Consejería de Educación en el año 2009 publicó el Decreto 287/2009, de 30 de junio, por el cual se regula la prestación gratuita del servicio complementario de transporte escolar para el alumnado de los Centros docentes sostenidos con fondos públicos.

      En dicho Decreto se regula, entre otras medidas, las ayudas individualizadas para el transporte escolar como una de las acciones de carácter compensatorio.

      Estas ayudas están destinadas a:

      1. Alumnado del segundo ciclo de educación infantil, de educación primaria, de educación secundaria obligatoria, de bachillerato y de formación profesional inicial de los centros docentes sostenidos con fondos públicos, que esté obligado a desplazarse fuera de su localidad de residencia, por inexistencia, en la misma, de la etapa educativa correspondiente, o que resida en núcleos dispersos de población o en edificaciones diseminadas y no pueda hacer uso de ninguna de las modalidades a que se refieren las letras a), b) y c) del artículo 7 del Decreto 287/2009, de 30 de junio.
      2. El alumnado de la modalidad de artes del Bachillerato y de ciclos formativos de Formación Profesional Inicial que, por su especificidad y dificultad de generalización, se encuentren implantados en centros docentes sostenidos con fondos públicos alejados de su localidad de residencia.
      3. Excepcionalmente, se podrán conceder ayudas individualizadas para colaborar en los gastos de transporte del alumnado beneficiario del servicio entre su domicilio y la parada establecida de la ruta escolar más cercana a dicho domicilio, cuando el desplazamiento sea superior a dos kilómetros, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17.3 del Decreto 287/2009, de 30 de junio.

      Se trata de unas ayudas cuyo fin es hacer efectivo el principio de igualdad en el ejercicio del derecho a la educación en relación con las personas, grupos y ámbitos territoriales que se encuentren en situaciones desfavorables, proveyendo los recursos económicos y los apoyos precisos para ello.

      Consulta beca AITE

      Manual AITE
      Certificado justificación AITES centros escolares
      Modelo recibí AITE

      Becas NEAE

      Web Becas NEAE Junta de Andalucía

      Las becas son el principal instrumento para asegurar que la situación económica de una familia no limite las posibilidades formativas de ningún estudiante. Son, además, una herramienta muy valiosa para propiciar la permanencia en el sistema educativo de los alumnos y alumnas e incentivar su esfuerzo y capacidad.

      Un colectivo que requiere una especial protección a estos efectos es el alumnado con necesidad específica de apoyo educativo asociada bien a algún tipo de discapacidad de la que resulte la necesidad de recibir educación especial, bien a una alta capacidad intelectual que precise actividades complementarias a la formación reglada.

      Es por ello por lo que se han venido convocando anualmente ayudas destinadas a colaborar en los gastos que la educación del mencionado alumnado genera para sus familias.

      El Ministerio de Educación convoca para cada curso académico las ayudas para alumnado con necesidad específica de apoyo educativo.

      Esta convocatoria prevé la posibilidad de celebrar convenios de colaboración con las comunidades autónomas a fin de que éstas puedan realizar las funciones de tramitación, resolución, pago, inspección, verificación, control y, en su caso, resolución de los recursos correspondientes a las becas y ayudas convocadas en la misma, en tanto se procede a la aprobación de los correspondientes reales decretos de traspasos de las funciones, medios y servicios necesarios para asumir el ejercicio efectivo de estas competencias.

      Por todo ello, la Junta de Andalucía desde el curso 2009/2010 viene celebrando dichos convenios de colaboración en virtud de los cuales realiza las funciones descritas en el apartado anterior respecto del alumnado andaluz participante en la citada convocatoria.

      Certificado justificación AITES centros escolares
      Modelo recibí NEAE

      Factura de proveedor extranjero no residente

      Este asiento se utiliza sólo cuando el proveedor sea extranjero NO RESIDENTE en España, aunque opere en el país. No confundir con los proveedores residentes que poseen un NIF que comienza habitualmente por X, Y ó Z.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Factura de proveedor extranjero no residente

      Las diferencias con respecto al tipo de asiento de "Factura" son:

      • Proveedor: para registrar una factura de un proveedor extranjero NO residente, previamente hay que darlo de alta como proveedor en Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Proveedores. Para ello:
        1. Entrar en la pantalla de proveedores.
        2. Introducir en el campo tipo de proveedor Extranjero no residente o Centro no dependiente de la Junta de Andalucía.
        3. Seguidamente aparecerán los proveedores del tipo indicado que ya hemos introducido con anterioridad.
        4. Si aún no hubiésemos introducido ninguno aparecerá el ya conocido texto “No existen datos”.
        5. En ese momento pulsaremos el también ya conocido botón “Nuevo”.
        6. Si ya hay proveedores introducidos por nosotros anteriormente, esta relación ya aparecerá en esta pantalla. Si el que nos interesa ahora no está en esa relación, hay que pulsa, como en el caso anterior, el botón Nuevo.
        7. Este botón, en esta pantalla, tiene un comportamiento distinto al resto de pantallas. Aparece una pantalla donde accedemos a un banco de todos los proveedores de ese tipo que hayan incluido en Séneca cualquier compañero de cualquier otro centro.
          En la parte superior de la pantalla aparecen unos campos para poder buscar el proveedor que nosotros deseamos introducir por si, como hemos dicho, algún compañero de otro centro ya lo ha usado.
        8. Una vez encontrado, pinchando en él se elige la opción “Seleccionar” y ya lo tenemos incluido en nuestra lista. Ya lo podemos usar para introducir un asiento con él.
        9. Podría ocurrir que en esta relación de todos los proveedores que constan ya en la base de datos de Séneca no se encuentra el nuestro. En ese caso, en esta pantalla y con el botón nuevo lo añadimos a dicha lista general. Luego, como hemos explicado antes, lo tomamos de esa lista general y lo seleccionamos para incluirlo en la lista de nuestro centro.

      • Importe: la diferencia con respecto al tipo de asiento de Factura está en los impuestos.

      En el país de origen del proveedor no habrá IVA. En su lugar, hay un campo con la etiqueta:

      ¿Se trata de una factura emitida por un proveedor extranjero que ha obtenido rentas en territorio español y, por tanto, está sujeta a retención del impuesto sobre la renta de los no residentes?

      • Si se responde “Sí” (sí está sujeto a retención del impuesto sobre la renta de los NO residentes), entonces se habilita el campo “Tipo de IRNR” (equivalente al IRPF que se retiene a españoles).
        Este impuesto retenido hay que ingresarlo cuando corresponda a Hacienda, lo mismo que cuando se retiene IRPF a un proveedor español o extranjero residente en España.
      • Si la respuesta es “No”, se habilita un campo “Otros impuestos”, se introduce el porcentaje de impuesto a pagar, sin especificar qué impuesto es, y que dependerá del país de origen del proveedor.

      • Contrato: no existe.
      Grabar factura proveedor extranjero NO residente

      Anticipo Caja

      Es un asiento que registra la entrega provisional de dinero a un miembro del personal, destinado a cubrir gastos futuros e imprevistos derivados de la actividad escolar (como desplazamientos o compras locales de pequeño importe).

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Anticipo Caja.

      Se utiliza, por ejemplo, cuando alguien del centro sale de viaje y necesita dinero para gestionar gastos del mismo o cuando un compañero del centro va a realizar una compra para el centro, por ejemplo un libro porque vive cerca del comercio donde se va a comprar. 

      El proceso completo que se genera con el anticipo es:

      1. El centro transfiere el anticipo al compañero indicado.
      2. Éste realiza su gestión usando el dinero anticipado para pagar los gastos necesarios
      3. A la vuelta trae las facturas para justificar los gastos realizados.
      4. Se introducen las facturas en Séneca, eligiendo como forma de pago "Anticipo".
      5. Si sobra dinero, realizar el movimiento de ingreso "Reintegro de anticipo".

      Cuando se recibe la factura (o facturas, ya que con un mismo "Anticipo" se pueden pagar varias facturas), esta se graba en Séneca y en los datos de pago se indica que se ha pagado con un anticipo concreto. Aunque no se especifique si se ha pagado de banco o de caja, este dato se conoce sin tener que especificarlo ya que el anticipo con el que se han pagado las facturas se ha indicado si era de banco o de caja. Pues este dato lo heredan las facturas pagadas con el mismo.

      Una vez hecho todo esto, si se entra en la pantalla del anticipo se verán todas las facturas pagadas con él y la cantidad sobrante (reintegrada). La suma de estas cantidades ha de coincidir con el importe del anticipo.

      El anticipo no es una factura, es sólo un traspaso de dinero a alguien del centro, a veces no se sabe en lo que se va a gastar ni cuándo. Por tanto, no se sabe a qué subcuenta ni justificación va a corresponder, no hay fechas de conformidad, ni nada de lo que sería obligatorio para una factura.

      Luego, cuando se introduzcan todas las facturas quien se han pagado con el anticipo, en cada una de ellas sí hay que introducir los datos propios de las mismas.

      En la pantalla del anticipo hay los siguientes datos:

      • Código. Como en todos los asientos.
      • Fecha de grabación
      • Concepto.
      • NIF de la persona a la que se traspasa y su CC.

      • Importe.
      • Datos de pago. Fecha, caja / banco, etc...
      • Al final hay dos apartados informativos, que no se graban por el usuario:
        • Facturas pagadas con el anticipo. A medida que se introducen las facturas pagadas con el anticipo, estas se ven en este apartado.
        • Reintegro. También se ve como con las facturas. Para más info ver "Reintegro de anticipo".

      Devoluciones / Reintegros a la CED u otras entidades

      Este asiento se utiliza para contabilizar en Séneca la devolución de parte o total de un ingreso que anteriormente han hecho al centro.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Devoluciones / Reintegros a la CED u otras entidades

      Alguna entidad, por ejemplo la Consejería, nos aporta una cantidad de dinero para una actuación concreta con la condición de que, si no se emplea todo el importe, el restante ha de devolverse a la misma. Esa devolución se introduce en Séneca mediante este tipo de asiento.

      OJO, no confundamos este asiento con una devolución que nos hacen a nosotros. Por ejemplo, devolvemos una compra defectuosa o errónea y nos devuelven el importe pagado con una transferencia. Esta devolución (ingreso) que nos hacen a nosotros se graba en Séneca con el tipo de asiento "Ingreso al centro".

      Este tipo de asiento supone una salida de dinero, pero no es un gasto, es una devolución de parte o total de un ingreso que anteriormente han hecho al centro.

      Al ser una salida de dinero, es un "pago" según se mire, pero no es un gasto, no es una factura, por tanto, carece de estos datos:

      • No tiene fecha de entrada ni de conformidad.
      • El proveedor es beneficiario.
      • No tiene apartado de suplido.
      • No hay apartado de contrato.
      • No tiene apartado de centros de gastos.

      Algo importante, es un gasto, pero no se imputa a una subcuenta de gastos, se ha de imputar a la misma justificación y subcuenta de ingresos a los que se asociaron el ingreso del cuál se hace esta devolución. De ese modo el ingreso inicial, "bruto", queda mermado con la devolución y en la justificación y subcuenta figura el ingreso real (Ingreso inicial - devolución del mismo).

      Liquidación de Seguro Escolar

      Cuando hemos recogido los ingresos de todos los alumnos en concepto de seguro escolar, hemos de ingresarlo (pagarlo) en la Tesorería General de la Seguridad Social. Este ingreso (pago) hay que reflejarlo igualmente en Séneca y se hace con este tipo de asiento.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Liquidación de Seguro Escolar.

      Se pueden realizar tantas liquidaciones como sean necesarias. Se debe tomar la fecha del primer asiento de abonos de seguro escolar en Séneca (tanto normal como resumido) y la fecha del día en que se hace la liquidación. El sistema toma todos los asientos de abono de seguro escolar (normal o resumido) en esas fechas y presenta en pantalla la suma de todos los importes.

      Hay un campo “raro” en este tipo de asiento, “premio de cobranza”. La cuota de seguro escolar (a fecha de hoy) es 1'12 euros y la SS bonifica al centro con un céntimo por cada alumno, con lo que la liquidación es inferior a los importes recaudados.

      Los demás campos son habituales en todos los tipos de asientos aunque, en el apartado de datos de pago, el campo "factura pagada", en este caso es "Liquidación efectuada".


      Ir a la web de la Seguridad Social

      La liquidación del seguro escolar debe hacerse pasado un mes natural desde el fin de matrícula.

      Este tutorial, extraído del curso GESTIÓN ECONÓMICA Y VENTANILLA ELECTRÓNICA PARA SECRETARÍAS NOVELES (221408GE071) impartido en el CEP de Córdoba, es cortesía de Dª Mª Teresa Acisclos García y D Jesús Rodríguez-Solís Linares, vicedirectora y secretario respectivamente, del IES Profesor Tierno Galván de La Rambla (Córdoba)

      Este tutorial sobre PRESTACIONES DEL SEGURO ESCOLAR, es cortesía D Raúl Márquez, secretario del IES Gran Capitán de Córdoba

      Este tutorial sobre el PAGO SEGURO ESCOLAR PARA FAMILIAS, es cortesía D Raúl Márquez, secretario del IES Gran Capitán de Córdoba

      Tutorial sobre el PAGO SEGURO ESCOLAR

      Esta hoja de cálculo para llevar la gestión del SEGURO ESCOLAR es cortesía de D Raúl Márquez, secretario del IES Gran Capitán de Córdoba



      Otros justificantes de gasto

      Se usa para contabilizar tasas, comisiones bancarias e intereses deudores.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Otros justificantes de gasto

      Hay muy pocas diferencias entre la pantalla que gestiona este tipo de asiento y la de Facturas. Estas diferencias son las siguientes:

      • La fecha de factura pasa a denominarse fecha de emisión.
      • El proveedor se llama emisor.
      • El n.º de factura, en este caso se llama n.º justificante y no es obligatorio
      • En el apartado importe no hay impuestos. Sólo el importe del cargo.
      • No hay apartado Contrato

      Todos los demás apartados son igual que en el tipo de asiento "Factura".

      Traspaso ingresos CED a otros centros

      Hay veces que un centro recibe un ingreso de la Consejería y parte del mismo o todo el importe completo corresponde a otro centro. Pues bien, con este tipo de asientos se realiza el traspaso de esa parte del ingreso al centro al que corresponde.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Traspaso ingresos CED a otros centros

      La pantalla tiene muy pocos datos y conocidos de explicaciones anteriores. Las particularidades de este tipo de asiento son:

      • Hay que seleccionar el ingreso de la Consejería que se ha recibido y del que parte o todo se va a traspasar.
      • Hay que indicar qué cantidad del mismo se va a traspasar.
      • Hay que indicar el código del centro al que se hace el traspaso.
      • Aparece ya cumplimentada su CC.
      • Aparece ya cumplimentada la justificación y subcuenta del ingreso origen del que se traspada.
      • Importante. Se puede pagar incluyendo la transferencia en un cuaderno de transferencias.

      MUY IMPORTANTE. El traspaso no es un gasto, no se relaciona con ninguna cuenta subcuenta de gastos. La subcuenta de gastos y, en su caso la justificación es la misma que del ingreso de la Consejería del cual traspasamos parte al centro de destino.

      De ese modo en dicha subcuenta y justificación hay un “ingreso negativo” de modo que realmente figura como entrada el neto, ingreso original menos el traspaso.

      Pago entre centros y otras entidades

      Hay (raras) ocasiones en las que dos centros se unen para comprar artículos que ambos necesitan, o para pagar el autobús de una excursión de manera conjunta o porque comparten edificio y sus gastos (luz, agua, alarma....)... La factura la paga un centro y luego el otro que comparte la compra le paga su parte proporcional.

      Pues bien, este tipo de asientos se utiliza para pagar una compra o servicio recibido.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Pago entre centros y otras entidades

      Hay que distinguir:

      • Pago a un centro de la Junta de Andalucía.
      • A otros centros. La particularidad es que estos "centros no dependientes de la Junta de Andalucía" hay que introducirlos previamente en Séneca con la opción Proveedores (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Proveedores) y eligiendo en tipo de proveedor "centros no dependientes de la Junta de Andalucía"

      La operativa en Séneca es la siguiente:

      • Se ha de introducir el código del centro al que se quiere pagar la factura.

      • Se introduce el importe que quiere pagar.

      • Se rellenan los campos justificación / subcuenta.

      Pago a un miembro de la Comunidad Educativa

      Este asiento tiene en el campo "Concepto" una lista de valores cerradas por la Consejería que impide que se use para otros fines:

      • Alojamiento profesorado Aulas Confucio.
      • Ayudas para la FCT en países de la UE
      • Ayudas para el fomento de la movilidad Erasmus en CFGS
      • Estancias del alumnado en el extranjero para formación en empresas
      • Aulas bilingües. Pago de Pruebas de acreditación de idiomas

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Pago a un miembro de la Comunidad Educativa

      Hasta hace poco, el tipo de asiento "Pago a un miembro de la comunidad educativa" se usaba para pagar a alumnado (o padres en caso de que aquellos sean menores de edad) alguna ayuda que el beneficiario delegaba en el centro el cobro de la misma. El centro recibía el importe de la ayuda de sus alumnos beneficiarios y el propio centro transfería a cada alumno su importe. Estos pagos ya no se hacen usando este tipo de asiento, se han creado el tipo de asiento "Pago de AITE” y de “NEAE".

      Tampoco se utiliza ya para pagar a los auxiliares de conversación. Para eso tenemos el tipo de asiento "Pago a Auxiliares de Conversación".

      Este tipo de asiento tiene una particularidad y es que cuando se envían a la AEAT los ficheros 190 y 347 para que en la agencia tengan constancia del IRPF retenido y el IVA abonado respectivamente, estos asientos no se incluyen en ninguno de ambos ficheros, es decir, son ingresos que reciben sus beneficiarios y son transparentes a la AEAT, por lo que el centro que los use debe estar seguro de que el concepto que está pagando con este tipo de asiento, efectivamente, no debe ser informado al citado organismo.

      Casi todos los datos que se nos piden en su pantalla ya los conocemos. La particularidad más significativa es que se nos pide a qué colectivo queremos pagar:

      • alumnado
      • Tutores
      • Personal.

      IMPORTANTE: La cuenta CC de los beneficiarios de estos pagos no se introducen por tanto en proveedores ni en el propio asiento, se introduce en la Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Generación de Ficheros 🡪 Ficheros Bancarios 🡪 Gestión de Cuentas Corrientes.

      • el importe no tiene impuestos ni retenciones.

      • Si después de grabar el asiento quiere que se genere un justificante de pago para la firma del perceptor, señalar en el panel "Desglose en centros de coste" el check “Imprimir justificante de pago”.

      Pago de movilidad a alumnado del Programa Picasso Mob

      Tipo de asiento que solo se usa para el pago de movilidad al alumnado del Programa Picasso Mob.

      Picasso Mob es un programa para promover la movilidad individual del alumnado francés y español que se inscribe en el marco de los protocolos de colaboración firmados entre la Consejería de Desarrollo Educativo y Formación Profesional de la Junta de Andalucía y las Académies de Aix-Marseille y Nice (Región Académica Provence-Alpes-Côte d’Azur), las Académies de Lyon y Grenoble (Región Académica Auvergne-Rhône-Alpes) y las Académies de Lille y Amiens (Región Académica Hauts-de-France).

      Sus objetivos son perfeccionar el conocimiento de la lengua francesa, desarrollar actitudes positivas de convivencia y cooperación y conocer la realidad cultural del país en el que se realiza el intercambio.

      "La Consejería de Desarrollo Educativo y Formación Profesional facilitará a los centros educativos andaluces que participan en el Programa un importe máximo de 300€ por cada estudiante seleccionado y participante, con cargo a la cuenta de gastos de funcionamiento del centro, para financiar los gastos de viaje y aquellos otros gastos necesarios que garanticen el desarrollo del Programa.

      Los centros educativos gestionarán el ingreso de la ayuda económica a las familias a través de Séneca, utilizando el epígrafe habilitado específicamente para este fin."

      • El centro recibe un ingreso que transfiere a las familias con este tipo de asiento. El centro no se queda con nada.
      • Con el importe recibido (que actualmente está en 300€ máximo por alumno y que se publica anualmente mediante Resolución de la Dirección General de Innovación y Formación Del Profesorado,) las familias buscan el transporte y el seguro y, en función de eso, reciben la asignación.
      • El dinero no es para manutención.
      • No hay que presentar justificantes ni facturas
      • El ingreso recibido no está sujeto a retención de IRPF puesto que se considera una beca.

      Es muy similar al asiento "Pago a un miembro de la Comunidad Educativa" pero exclusivamente para registrar los pagos de movilidad al alumnado del Programa Picasso Mob.

      El asiento se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Pago de movilidad a alumnado del Programa Picasso Mob.

      En el apartado "Personal" se debe reflejar al alumno que recibe la ayuda.

      IMPORTANTE: Si previamente se ha introducido en Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Generación de Ficheros 🡪 Ficheros Bancarios 🡪 Gestión de Cuentas Corrientes, la cuenta CC de los alumnos, o sus representantes legales, está aparecerá automáticamente. También se puede grabar directamente en este apartado. 

      En el apartado "Importe" se graba la cantidad íntegra recibida por el alumno que recibe la ayuda. Al ser considerada una beca, Séneca automáticamente la marca como "L10. Becas que estén exentas en virtud de lo establecido en la letra j) del artículo 7 de la Ley del Impuesto" y no tiene retención de IRPF.

      Utilizaremos la siguiente subcuenta de gastos:  Gastos diversos 🡪 Transferencia a familias e instituciones sin ánimo de lucro.

      Si después de grabar el asiento queremos generar un justificante de pago para la firma del perceptor, señalar el check “Imprimir justificante de pago”.

      Pago a Auxiliares de Conversación

      Tipo de asiento que solo se usa para el pago a los Auxiliares de Conversación.

      Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Pago a Auxiliares de Conversación.

      Es muy similar al asiento "Pago a un miembro de la Comunidad Educativa" pero exclusivamente para registrar los pagos a los Auxiliares de Conversación.

      • En el apartado "Personal" se debe reflejar el "País de residencia" y el "NIE/Pasaporte" del auxiliar de conversación.

      IMPORTANTE: La cuenta CC de los auxiliares de conversación se introduce en Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Generación de Ficheros 🡪 Ficheros Bancarios 🡪 Gestión de Cuentas Corrientes.

      • Utilizaremos la siguiente subcuenta de gastos:  Gastos diversos 🡪 Transferencia a familias e instituciones sin ánimo de lucro.
      • Si después de grabar el asiento quiere que se genere un justificante de pago para la firma del perceptor, señalar el check “Imprimir justificante de pago”.

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