Este módulo permite grabar en Séneca los contratos que el centro tiene con diferentes proveedores, sea cual sea su tipo (suministros, servicios, basados en "acuerdos marco" u obras).
Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Contratos
Ahora bien, ¿cuándo hay que hacer contrato? ¿Cuánto tiempo dura un contrato? ¿Qué tipos hay? ¿Cuál es su cuantía? ¿Quién lo firma? ¿Dónde se guardan?
Vamos a intentar aclarar todos estos puntos y, posteriormente, ver cómo grabar estos contratos en Séneca.
¿Cuándo hay que grabar un contrato en Séneca?
Con carácter general, para la adquisición de un bien o un servicio para nuestro centro NO hemos de hacer un contrato con el proveedor, puesto que la factura en sí ya constituye un contrato (según el artículo 153.2 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, en los contratos menores la existencia del contrato se acredita simplemente mediante la factura y los documentos que integran su expediente).
Según la Guía básica de contratación para los centros docentes es obligatorio el registro de aquellos contratos:
- de importe igual o superior a 5.000€ (IVA incluido)
- de importe inferior a 5.000€ con forma de pago fraccionada (gastos de carácter periódico, recurrente o reiterado: material de papelería, papel de fotocopiadora, cuota mensual de servicio de alarma...).
- contratos de importe inferior a 5.000€ y financiados por Fondos Europeos u otras fuentes de financiación externa a la Junta (tendrán facturas asociadas a justificaciones específicas en las que conste esta financiación). Esta financiación se puede comprobar en Gestión Económica 🡪 Configuración 🡪 Justificaciones Específicas 🡪 Columna "Fondo de Financiación"
Al introducir en una factura el CIF/NIF del proveedor de la misma, el sistema comprueba si ese proveedor tiene grabado en Séneca algún contrato. En caso de no haberlo se presenta el siguiente mensaje: "El proveedor seleccionado no tiene contratos disponibles. Si la factura tiene un importe mayor de 5.000 no puede guardarla si no le asocia un contrato"
Hay determinados pagos para los que no se requieren contratos aunque excedan los 5000€ de importe. En la misma pantalla de facturas de Séneca se puede ver este texto: "Es obligatorio dar de alta en el registro de contratos todos aquellos que tengan un importe superior a 5.000 euros a excepción de:
- Facturas correspondientes al pago de cheque libros
- Facturas correspondientes al suministro de agua
- Facturas correspondientes a servicios recibidos a través de la Red Corporativa de Telecomunicaciones de la Junta de Andalucía (telefonía fija y móvil, accesos de datos,...)”
En caso de que la factura sea un caso de los anteriores, marcar el campo con la siguiente descripción: "La presente factura corresponde a una de las excepciones anteriormente citadas para la obligatoriedad de alta en el registro de contratos" y se puede proseguir con la grabación de la factura, aún no existiendo contrato con el que relacionarla.
¿Quién firma los contratos?
La competencia para contratar de los directores y directoras de los centros públicos viene recogida tanto en el artículo 132,j de la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, como en el artículo 132,3 de la Ley 17/2007, de 10 de diciembre, que les atribuye todas las competencias que corresponden al órgano de contratación, relativas a cualquier tipo de contratos menores de obras, servicios o suministros.
Además, de conformidad con el artículo 17.1.c de la Orden de 11 de mayo de 2025, por la que se delegan competencias en diversos órganos de la Consejería de Desarrollo Educativo y Formación Profesional, los directores y directoras tienen delegada la competencia para la tramitación de contratos basados en Acuerdos Marco para bienes declarados de necesaria uniformidad suscritos por la Administración de la Junta de Andalucía, así como de contratos privados siempre que los mismos no superen los importes del contrato menor y no se refieran a bienes inmuebles.
Cuando decimos "¿Quién firma los contratos?" lo hacemos de manera retórica puesto que no hay necesidad ni obligación legal de que el director y el proveedor se sienten a reflejar por escrito un contrato, como veremos en el siguiente punto.
Tipos de contratos
Los contratos que los directores y directoras pueden firmar están regulados en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre. A modo de resumen de esta norma, podemos destacar:
Contratos de obras (artículo 13 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre)
- Son contratos de obras aquellos que tienen por objeto uno de los siguientes:
- La ejecución de una obra, aislada o conjuntamente con la redacción del proyecto, o la realización de alguno de los trabajos enumerados en el Anexo I del mencionado texto legal. En concreto en dicho anexo se incluyen, entre otros, las construcciones nuevas, obras de restauración y reparaciones corrientes.
- La realización, por cualquier medio, de una obra que cumpla los requisitos fijados por la entidad del sector público contratante que ejerza una influencia decisiva en el tipo o el proyecto de la obra.
Contratos de suministros (artículo 16 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre)
- Son contratos de suministro los que tienen por objeto la adquisición o el arrendamiento, con o sin opción de compra, de productos o bienes muebles.
- En todo caso, se considerarán contratos de suministro los siguientes:
- Aquellos en los que se adquiera una pluralidad de bienes de forma sucesiva y por precio unitario sin que la cuantía total se defina con exactitud al tiempo de celebrar el contrato, por estar subordinadas las entregas a las necesidades del adquirente. (Ej. Contrato para la adquisición de folios en los que se determine un precio unitario para el paquete de folios pero no se pueda indicar con exactitud la cantidad que se adquirirá a lo largo del ejercicio. Se consignará un importe total del contrato estimado.)
- Los que tengan por objeto la adquisición y el arrendamiento de equipos y sistemas de telecomunicaciones o para el tratamiento de la información, sus dispositivos y programas, y la cesión del derecho de uso de estos últimos, en cualquiera de sus modalidades de puesta a disposición, a excepción de los contratos de adquisición de programas de ordenador desarrollados a medida, que se considerarán contratos de servicios.
- Los de fabricación, por los que la cosa o cosas que hayan de ser entregadas por el empresario deban ser elaboradas con arreglo a características peculiares fijadas previamente por la entidad contratante, aun cuando esta se obligue a aportar, total o parcialmente, los materiales precisos.
- Los que tengan por objeto la adquisición de energía primaria o energía transformada.
Entre los contratos de suministro más comunes en los centros podrían enumerarse la adquisición de material de papelería, energía eléctrica, productos alimenticios en aquellos centros que dispongan de comedor,…
Contratos de servicios (artículo 17 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre)
Son contratos de servicios aquellos cuyo objeto son prestaciones de hacer consistentes en el desarrollo de una actividad o dirigidas a la obtención de un resultado distinto de una obra o suministro, incluyendo aquellos en que el adjudicatario se obligue a ejecutar el servicio de forma sucesiva y por precio unitario.
No podrán ser objeto de estos contratos los servicios que impliquen ejercicio de la autoridad inherente a los poderes públicos.
Algunos ejemplos de contratos de servicio son el mantenimiento, la contratación de una empresa que lleve a cabo el programa de acompañamiento o escuelas deportivas,…. Igualmente tienen esta consideración los contratos que tengan por objeto el mantenimiento o la conservación de las instalaciones que tengan carácter ordinario.
Contratos mixtos (artículo 18 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre)
- Se entenderá por contrato mixto aquel que contenga prestaciones correspondientes a otro u otros de distinta clase.
Únicamente podrán celebrarse contratos mixtos en las condiciones establecidas en el artículo 34.2 de la presente Ley.
La clasificación de estos contratos (como contrato de suministro, obra o servicio) vendrá determinada por el carácter de la prestación principal siendo ésta la que suponga el mayor importe en el precio del contrato. (Ej. contrato por el que se adquiere una pieza para la fotocopiadora y además el técnico nos cobra la mano de obra de la reparación, se tratará de contrato de suministro o servicio según cuál sea la prestación que suponga mayor importe sobre el total).
Acuerdos marco (artículo 219 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre)
Un acuerdo marco es un sistema de "racionalización técnica" que sirve para fijar los precios y condiciones de contratos durante un tiempo determinado (máximo 4 años).
No está entre las competencias de los directores y directoras suscribir un acuerdo marco, ya que requiere un procedimiento de licitación ordinaria que excede el ámbito del contrato menor delegado
Lo que sí pueden y deben hacer es contratar a través de los acuerdos marco que la Junta haya establecido previamente para suministros comunes (por ejemplo, Acuerdo Marco con Correos)
Duración de los contratos
El artículo 29.8 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, establece que "Los contratos menores definidos en el apartado primero del artículo 118 no podrán tener una duración superior a un año ni ser objeto de prórroga."
Por tanto, si queremos respetar la norma y dar cierta continuidad a un contrato (por ejemplo, repetir con el proveedor que nos lleva el mantenimiento de la fotocopiadora porque nos ha ido bien), es tan sencillo como dejar un día entre la finalización de un contrato y el comienzo del siguiente.
Ejemplo: si un contrato empieza el 1 de febrero de 2023 y termina el 31 de enero de 2024, el siguiente debe comenzar el 2 de febrero de 2024 para que no se entienda como prorrogado.
Cuantía de los contratos
El artículo 118.1 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, establece que "Se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000€, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 €, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios (...)"
Por tanto:
- Los contratos de obras han de ser inferiores a 40.000€ (IVA aparte)
- Los contratos de suministro o servicio han de ser inferiores a 15.000€ (IVA aparte)
¿Cuándo hay que pedir 3 presupuestos para hacer un contrato?
Cuando haya que hacer una tramitación ordinaria del contrato.
Tramitación SIMPLIFICADA o tramitación ORDINARIA de un contrato
La Guía básica de contratación para los centros docentes establece cuando realizar una tramitación SIMPLIFICADA o una tramitación ORDINARIA de un contrato.
Tramitación SIMPLIFICADA.
Está limitada a los contratos de importe inferior a 5.000€ (IVA incluido), pago único y financiados con fondos propios.
Tramitación ORDINARIA. Requisitos:
- importe igual o superior a 5.000€ (IVA incluido)
- importe inferior a 5.000€ con forma de pago fraccionada
- importe inferior a 5.000€ y financiados por Fondos Europeos u otras fuentes de financiación externa (tendrán facturas asociadas a justificaciones específicas en las que conste esta financiación)
El origen de la financiación para justificaciones específicas se debe de comprobar antes de pagar facturas correspondientes a esas justificaciones, ya que condiciona que se haga de manera SIMPLIFICADA u ORDINARIA. Esta comprobación se realiza en la ruta: Gestión Económica 🡪 Configuración 🡪 Justificaciones Específicas
Si no encontramos nada escrito en la columna FONDO DE FINANCIACIÓN, podremos hacer una tramitación SIMPLIFICADA. Estos contratos exigirán únicamente la presentación de factura y su conformidad.
Si, por el contratio, encontramos escrito en la columna FONDO DE FINANCIACIÓN un origen externo a la Junta, debemos hacer una tramitación ORDINARIA, que implica los siguientes documentos:
- Informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales descritos.
- En su caso, tres presupuestos de empresas adecuadas para la prestación del objeto del contrato o la justificación de la imposibilidad de conseguir los mismos.
- Grabar el contrato en Séneca (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Contratos)
- La factura o facturas. Puede ocurrir que, con cargo a un mismo contrato, se emitan varias facturas porque estén previstos pagos parciales o periódicos. La/s misma/s debe/n cumplir con los requisitos previstos en el artículo 6, "contenido de la factura", o 7, "contenido de la factura simplificada", del Reglamento de facturación, aprobado mediante Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
- la conformidad de la prestación
- en el caso de las facturas en papel y a efectos de acreditar que el proveedor ha realizado el objeto del contrato de manera satisfactoria, debe señalarse en la propia factura física, acompañada de la firma del director y el sello del centro
- en el caso de facturas electrónicas, al aceptar las mismas en la bandeja de entrada correspondiente, se genera un certificado de conformidad que deberá ser firmado digitalmente por el director del centro.
- en los contratos de obras se necesitará, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba constar también en el expediente el correspondiente proyecto cuando las normas específicas así lo requieran. Adicionalmente deberá solicitarse el informe de supervisión previsto en el artículo 235 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra. En ese caso, podrán dirigirse a las Delegaciones Territoriales desde donde se indicará la oficina de supervisión competente.
¿Dónde se guardan los contratos?
En ocasiones, sí tenemos contratos firmados por el director o directora y los proveedores (por ejemplo, para PROA o PREX), estos contratos basta con custodiarlos en el centro.
¿Dónde se guardan los presupuestos solicitados?
Los presupuestos solicitados para hacer una tramitación ORDINARIA de un contrato no se suben a Séneca, ni se envían a DT, basta con custodiarlos en el centro.
Gestión en Séneca
En el módulo de contratos de Séneca (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Contratos) se pueden grabar los contratos que tienen los centros con sus proveedores con el fin de asegurar la transparencia de la actividad contractual. Si no hay grabado ningún contrato aparece el literal “No existen datos”.
Encabeza la pantalla un cuadro habilitado que permite agilizar la búsqueda de contratos previamente grabados, partiendo del NIF/CIF del proveedor o filtrando que se muestren sólo los contratos vigentes o los activos.
La grabación de contratos comienza con el botón “Nuevo contrato”, disponible en el margen superior derecho de la pantalla. Al pulsarlo se accede a la pantalla edición de creación del contrato, donde se recogen los aspectos básicos de la contratación, tales como el proveedor, fecha de inicio y fin del contrato (que nunca puede ser superior a un año) e importe contratado. Pulsar “Aceptar” para grabarlo.
Los contratos grabados se relacionan en pantalla exhibiendo en columnas información relativa a los mismos (Véase imagen anterior).
La gestión de estos contratos no está ligada a la duración de un determinado ejercicio económico. Por ello, con independencia del ejercicio económico en el que se encuentre, se presentan todos los contratos grabados. Teniendo en cuenta que la duración de un contrato menor, de conformidad con la normativa vigente, no puede ser superior a un año natural, los contratos pueden abarcar meses de dos ejercicios económicos.
El menú emergente de los contratos tiene las siguientes opciones:
- Detalle: Se accede a la pantalla edición de creación del contrato. Permite realizar modificaciones en algunos campos habilitados siempre y cuando no tenga asientos asociados. En el supuesto contrario, de tener asientos asociados, ningún campo del formulario está habilitado para su edición.
- Borrar: Permite el borrado del contrato siempre y cuando no tenga asientos asociados.
- Marcar como Cerrado: Esta opción permite al usuario un control manual de los contratos. Si opta por cerrar un contrato ya no puede vincularle más asientos, a pesar de que el mismo esté vigente según su plazo de ejecución, o no haya agotado el importe.
- Marcar como Activo: Si opta por activar un contrato, de nuevo puede vincularle más asientos.
Los contratos están vigentes como máximo por un año. Una vez puestas las fechas de inicio y fin, pasada la fecha de fin, el contrato ya no está vigente. Además, en el caso de que ya se haya terminado el objetivo del contrato y se hayan pagado todas sus facturas, aunque se no se haya llegado a la fecha fin del mismo, nosotros podemos marcarlo como cerrado. De ese modo en las facturas, en el campo de contratos de un proveedor, en la lista que se nos ofrece para seleccionar uno de ellos, ya la lista se reducirá a los vigentes y activos, para ganar en comodidad con listas más reducidas.
Una vez dado de alta el contrato, se le deben asociar todas las facturas que le correspondan, aunque no todos los tipos de asientos permiten ser asociados a contratos.
Si el asiento ya está creado, para asociarlo a un contrato, hay que localizar el asiento en la pantalla "Consulta de asiento" (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Consulta de Asientos). Una vez localizado el asiento puede asociar el contrato de dos modos:
- en facturas pagadas mediante cuaderno de transferencias Q34, pinchar sobre el asiento y elegir “asociar contrato” en el menú emergente.
- en facturas no pagadas, pinchar sobre el asiento y elegir “Ver asiento” para acceder a la pantalla edición del mismo y grabar el contrato.
Si se trata de un asiento nuevo, en la pantalla de detalle está presente el apartado "Contratos".
En cualquier de los casos, el procedimiento para asociar asientos a los contratos es similar, en el apartado "Contratos" hay un campo con el título “Contrato asociado”. En él aparece una lista con los contratos activos y vigentes según el CIF/NIF del proveedor para elegir el correspondiente de la factura.
Posibles errores que podemos encontrar al ir a asignar un contrato a un asiento:
- si el importe del contrato establecido con el proveedor está agotado, este contrato no aparece disponible como opción en el campo "Contrato asociado"
- tampoco aparece el contrato que esté marcado como “Cerrado”
- si la factura que se pretende asociar a un contrato supera el importe restante del mismo, aparece un mensaje impidiendo su grabación.