El asiento de apertura indica los saldos iniciales con los que parte el centro para el nuevo ejercicio económico y se encuentra en Gestión Económica 🡪 Apertura del ejercicio económico 🡪 Asiento de apertura.

El comportamiento de esta pantalla varía en función de si hemos cerrado el ejercicio económico anterior o no. Así podemos:

• Realizar el asiento de apertura sin hacer antes el anexo XI del ejercicio anterior.
  En la pantalla, todos los campos estarán a cero, y podrán ser modificados por nosotros. No hay que preocuparse si no se conocen los valores exactos, porque cuando con posterioridad se hace el anexo XI del ejercicio anterior y se firma, se van a sustituir todos por los correctos que figuran en el mencionado anexo XI.
• Realizar el asiento de apertura después de realizar y firmar el anexo XI del ejercicio anterior.
  Los saldos están cumplimentados según los datos del ejercicio anterior y no se pueden modificar. El remanente de inversiones está relleno según los datos del ejercicio anterior y no se puede modificar.
  El otro remanente, el de Gastos Corrientes, está dividido en tres partes:
  • De recursos propios
  • De la Consejería
  • De otras entidades

Pues bien, tenemos que rellenar los tres apartados de remanentes con la condición de que la suma coincida con el remanente de gastos corrientes reflejado en el anexo XI del ejercicio anterior. La suma de todos los remanentes ha de coincidir con la suma de saldo de banco y caja. Si no se cumple esta condición no se puede finalizar el asiento de apertura

¿Cómo repartimos el remanente de Gastos Corrientes del anexo XI en los tres apartados en que se divide este concepto en el asiento de apertura?

Al contabilizar un gasto no se indica con qué "partida" de dinero se paga, si es de recursos propios, de otras entidades o de la Consejería. Ésto hace que el sistema no pueda ayudarnos a saber de dónde procede este remanente.

Por tanto la distribución del "Remanente de Gastos Corrientes" que figura en el anexo XI en los tres apartados del asiento de apertura (De la Consejería, De recursos propios o De otras entidades) a de hacerse a criterio del centro.

Una vez introducidos los datos con los que comienza el ejercicio económico, hay que aceptarlos con en el botón “Aceptar”.

Al finalizar la grabación de los datos de la pantalla, el sistema copia al ejercicio económico nuevo los asientos que no están materializados del ejercicio económico anterior. Se entiende por asiento materializado:

• Las facturas sin pagar (sin fecha de pago)
• Los ingresos no recibidos (sin fecha del ingreso)

Se copian al ejercicio nuevo para que cuando se hagan efectivos por banco o caja se pueda indicar, ya que en un ejercicio cerrado no se puede hacer y quedarían siempre como no pagados.

Si se consulta el asiento original del ejercicio anterior se puede ver que en la pantalla indica que se ha copiado al siguiente, indicando los datos de identificación para poder consultarlo.

Recíprocamente, si mira en el nuevo ejercicio un asiento de los copiados, igualmente figura que es copia de un asiento del ejercicio anterior, e indica los datos identificativos del mismo para poder consultarlo.

Cuando se materialice la factura / ingreso copiado en el nuevo ejercicio y se indique la fecha de pago o de ingreso en caja o banco, automáticamente también constará como pagado / ingresado el original, no es necesario hacerlo constar dos veces, en el original y en la copia. Es más, en el ejercicio anterior no se puede hacer porque está cerrado.

De esta copia de asientos no materializados del ejercicio anterior al nuevo quedan exceptuados los asientos vinculados a un cuaderno de transferencias (Q34) no abonado o a un cuaderno de Adeudos (Q19). Estos asientos no tienen una gestión propia, normal, como el resto de asientos. Se marcan como pagados o abonados haciéndose en el cuaderno correspondiente.

El proceso para abrir el ejercicio económico que comienza el 1 de octubre es el siguiente:

1º Cambiar el año del ejercicio económico (obligatorio)

Séneca 🡪 Gestión económica 🡪 Establecer año del ejercicio económico 🡪 Ejercicio económico nuevo: 20XX-20XX Pendiente de apertura

2º Asiento de apertura (obligatorio)

Séneca 🡪 Gestión económica 🡪 Apertura del ejercicio económico 🡪 Asiento de apertura  🡪 En Remanentes de Otras Entidades grabar los ingresos NO procedentes de la JA 

3º Información del ejercicio anterior (voluntario)

Séneca 🡪 Gestión económica 🡪 Apertura del ejercicio económico 🡪 Información del ejercicio anterior 🡪 Marcar todo lo que nos ofrece Séneca 🡪 Buscar 🡪 Seleccionar todo 🡪 Aceptar

4º Copiar cuentas corrientes del ejercicio anterior (voluntario)

Séneca 🡪 Gestión económica 🡪 Actividad económica 🡪 Generación de ficheros 🡪 Ficheros bancarios 🡪 Gestión de cuentas corrientes 🡪 Alumnado, Personal y Tutores legales 🡪 Copiar cuentas bancarias del ejercicio económico anterior

Desde esta pantalla se puede copiar al nuevo ejercicio económico información del ejercicio económico anterior que sea de utilidad.

Esta pantalla no es de uso obligatorio al principio de cada nuevo ejercicio, no obstante, puede servir para ahorrar tiempo a la hora de hacer determinados trabajos rutinarios que se hacen cada comienzo de curso. Como por ejemplo indicar los presupuestos de Ingresos (Anexo I) y de Gastos (Anexo II).

Si los presupuestos del pasado ejercicio son parecidos a los del nuevo curso pueden copiarse y después indicar las diferencias oportunas. Igualmente ocurre con las subcuentas, plantillas de asientos predefinidos, centros de gasto, etc....

Puede ocurrir que al termino de un ejercicio económico queden facturas por pagar o ingresos pendientes de ser abonados. Hay que tener en cuenta que una vez hecho y firmado el anexo XI, ya no se admiten modificaciones, como poner pagada una factura que quedo sin pagar antes del cierre.

Recordar que el anexo XI establece ingresos, gastos y remanentes. Si por ejemplo modifica una factura de no pagada a pagada, los gastos se verían incrementados y los remanentes disminuidos en la misma cantidad, por lo que lo firmado por el Consejo Escolar quedaría inutilizado.

Por ello un asiento sin pagar de un ejercicio cerrado representa un problema, pues aún pagado un tiempo después, ya no puede cambiarse en Séneca y ponerlo pagado en el ejercicio cerrado.

Ante esta situación, a alguien se le podría ocurrir borrar estas facturas no pagadas del ejercicio antes de cerrarlo y una vez situados en el nuevo ejercicio volverlas a introducir, de forma que cuando después se pagen, se pueda indicar su nuevo estado y poner la fecha de pago.

Ésto no es la forma más idónea, pues con esta funcionalidad de "Información del ejercicio anterior" se “copian” de una vez todos los ingresos y pagos pendientes al siguiente ejercicio quedando el asiento original en su ejercicio anterior y creándose una copia "unida o relacionada" con el original, ya en el siguiente ejercicio.

En la copia, en el siguiente ejercicio, se indicará el estado de "pagado" cuando ello se produzca, figurando automaticamente también pagado el asiento original.

Gestión en Séneca

En primer lugar seguir la ruta Gestión económica 🡪 Apertura del ejercicio económico  🡪 Información del ejercicio anterior.

A continuación, marcar los elementos del ejercicio anterior que se desean copiar y pulsar el botón "Buscar" para que estos elementos se muestren.

Seleccionar los elementos que se desean copiar y pulsar “Aceptar” para iniciar la copia.

Pueden copiarse los siguientes elementos:

• Subcuentas y proveedores: Con esta opción se copian del ejercicio anterior toda la estructura de subcuentas seleccionadas por el centro cuyo periodo de vigencia no haya finalizado. Como excepción, pueden aparecer subcuentas cuyo periodo de vigencia está finalizado porque hayan sido copiados asientos o un presupuesto del ejercicio anterior vinculados a ellas. Estas subcuentas no pueden utilizarse, pero aparecen en la estructura de subcuentas marcadas, indicando que esa subcuenta esta inactiva.
• Asientos predefinidos: Aparecen datos a copiar si el ejercicio económico anterior tiene asientos predefinidos en el menú Configuración 🡪 Plantillas de Asientos Predefinidos.
• Presupuestos a nivel de subcuentas: Muestra el estado de la actividad económica a nivel de subcuentas del ejercicio anterior previamente creado desde Gestión económica 🡪 Actividad económica 🡪 Estado de cuentas 🡪 A nivel de subcuentas.
• Centro de gasto: Al igual que el presupuesto a nivel de subcuentas, se copian los centros de gastos del ejercicio anterior al nuevo ejercicio en la opción Gestión económica 🡪 Actividad económica 🡪 Estado de cuentas 🡪 A nivel de Centro de Gasto.
• Asientos no pagados: Como bien indica el nombre se muestran los asientos que no fueron pagados en el ejercicio económico anterior, para ser copiados al nuevo ejercicio.
• Presupuestos a nivel de Centros de gasto: Al igual que el presupuesto a nivel de subcuentas, se copian centros de gasto en Gestión económica 🡪 Actividad económica 🡪 Estado de cuentas 🡪 A nivel de Centro de Gasto.
• Domiciliaciones de Adeudo (Q19): Copia las domiciliaciones de adeudos del ejercicio anterior, pendientes de cobro.
• Cuaderno de Transferencias (Q34): Copia los cuadernos de transferencias de ejercicio anterior pendientes de ser abonados.

Al terminar de copiar, todos los elementos que hemos marcado se habrán copiado en el ejercicio económico actual en el que nos encuentramos.

IMPORTANTE, aunque no se copie la estructura de subcuetas del ejercicio anterior, cuando accedemos por primera vez a un ejercicio económico nuevo, con la opción "Establecer el año del ejercicio económico", Séneca automáticamente habilita para este nuevo ejercicio un mapa de estructura de cuentas “genérico” conteniendo sólo las subcuentas obligatorias (definidas por SS.CC.).

IMPORTANTE, los asientos no pagados que estén incluidos en cuadernos de transferencias (Q34) o en domiciliaciones de adeudos (Q19) no se copiarán al siguiente ejercicio económico. Por tanto, una vez tengamos copiados en el nuevo ejercicio económico los Q34, los Q19 y los asientos no pagados, ya estaremos en disposición de asociar manualmente dichos asientos a los Q34 o Q19 correspondientes, de la manera que lo realizamos habitualmente.

Se puede incluso copiar la información del ejercicio económico del curso anterior a este nuevo curso y generar de forma automática una réplica del plan de cuentas del curso anterior, con el mismo presupuesto incrementándolo con un porcentaje estimado (se permite indicar hasta dos cifras decimales).