Estructura de las cuentas (niveles)

Séneca utiliza una estructura arborescente y jerarquizada de hasta cinco niveles, donde una cuenta "padre" engloba a varias subcuentas "hijas":

1. Nivel 1º (Grupo): Define si es Ingreso o Gasto.
2. Nivel 2º (Cuentas): Bloques generales (ej. Ingresos por Recursos Propios, Ingresos por la Consejería de Educación, Gastos corrientes en bienes y servicios, Adquisiciones de material inventariable…).
3. Nivel 3º (Subcuentas de la Orden): Definidas por la normativa (ej. Arrendamientos, Reparación y Conservación). Los niveles 1, 2 y 3 no se pueden modificar ni ocultar.
4. Nivel 4º (Subcuentas del Centro): Son las que el centro decide activar o desactivar del catálogo general según su uso diario. Es el nivel obligatorio para definir el presupuesto. 
5. Nivel 5º (Desglose): Nivel opcional de mayor detalle. Si se usa, el importe se gestiona a través de la opción "Desglose" y no es visible directamente en la pantalla principal de presupuestos.

Gestión en Séneca

• Configuración Inicial: Al establecer un ejercicio nuevo por primera vez, Séneca habilita un mapa de cuentas "genérico" con las subcuentas obligatorias. Se pueden copiar subcuentas del ejercicio anterior para mantener la personalización (Apertura del ejercicio económico 🡪 Información del ejercicio anterior)
• Activación y Ocultación: El centro puede ajustar la extensión de su catálogo. Es razonable ocultar aquellas subcuentas de nivel 4º o 5º que no se prevea utilizar para facilitar la búsqueda en el día a día. Se activan o desactivan siguiendo la ruta: Configuración 🡪 Estructura de subcuentas.

FAQs

¿Puedo crear subcuentas? No, la estructura de Cuentas y subcuentas viene dada por la Orden de 10 de Mayo de 2006, permitiendo a partir de un nivel dado que cada centro se configure su estructura de subcuentas, si bien algunas de ellas ya están creadas de forma automática por el programa y no se podrán modificar, ni borrar, por ejemplo, la subcuenta de ‘Dotación para inversiones’. 

¿Y borrarlas? No, la estructura de Cuentas y subcuentas es la dada por la Orden de 10 de Mayo de 2006.

¿Es obligatorio usar el 5º nivel de subcuenta (nivel de desglose)? No, es opcional. Lo que sí es obligatorio es definir el presupuesto al menos hasta el 4º nivel.

¿Cómo puedo ver la estructura completa de subcuentas que he definido? En Configuración 🡪 Estructura de subcuentas, pulsando el botón "Generar anexo", Séneca generará el documento oficial anexo III con todo el desglose configurado.

También se puede obtener de Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪 Estructura de Cuentas (anexo III) 

¿Es necesario que todas las subcuentas que tenga el anexo III tenga algún apunte contable? No, no es necesario. El anexo III es una foto de la estructura disponible, no de la actividad realizada.

Aunque la estructura general está regulada por la Orden de 10 de Mayo de 2006, cada centro puede activar o desactivar las subcuentas que utilice o no utilice según su realidad económica en la ruta Configuración 🡪 Estructura de subcuentas. 

Aquellas subcuentas que estén activas pero no hayan tenido movimientos aparecerán simplemente con un saldo de 0,00 euros en las columnas de ejecución y presupuesto. 

¿Es obligatorio firmar digitalmente y enviar el anexo III a la Delegación Territorial al cierre del ejercicio? No. El anexo III es un documento de carácter meramente informativo y consultivo. A diferencia de las certificaciones de cuentas, no es obligatorio generarlo periódicamente, ni requiere la firma digital de los claveros ni su envío a la Delegación Territorial.

¿Qué relación tiene el anexo III con la elaboración de los presupuestos anuales? Este anexo es la base técnica obligatoria para la confección del anexo I (Ingresos) y el anexo II (Gastos). El secretario/a debe asegurarse de que las subcuentas donde se prevén ingresos (como recursos propios, SEPIE/Erasmus+ o aportaciones de AMPA) y donde se planifican gastos (como material inventariable o suministros) estén correctamente habilitadas en esta estructura antes de grabar el presupuesto

¿Debe incluirse este anexo en el dossier físico o digital de custodia del centro? Sí, es muy recomendable. Aunque no sea un documento de rendición de cuentas ante la administración, debe integrarse en el dossier de cierre y custodia del centro al finalizar el ejercicio el 30 de septiembre. Su inclusión garantiza la trazabilidad, sirviendo como referencia histórica de la estructura contable exacta que se utilizó durante ese ejercicio económico. 

Anexo IV: Registro de Ingresos

El anexo IV es el libro contable donde se asientan, de forma cronológica y sucesiva, todas las entradas de fondos en el centro.

Es un anexo de consulta que nos permite ver el asiento de apertura del ejercicio económico y los ingresos recibidos en el centro.

• No es obligatorio generarlo, ni firmarlo, ni aprobarlo en Consejo Escolar, ni enviarlo a DT.
• Si se genera al terminar el ejercicio económico (Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪 Registro de Ingresos (anexo IV)), simplemente hay que custodiarlo (en papel o digitalmente), ya que no se guarda en el repositorio documental (Utilidades 🡪 Repositorio documental 🡪 Repositorio documental)

Cada apunte en este registro debe contener:

• Número de asiento: Correlativo para cada ejercicio.
• Fecha: Debe ser la fecha del ingreso en caja o la del valor efectivo según el extracto bancario.
• Concepto: Descripción clara de la operación que origina el ingreso.
• Ingresos: Se clasifican en columnas según su origen: Recursos Propios, CED (Funcionamiento o Inversiones) u Otras Entidades.
• Reintegros: Cantidades devueltas por no haber sido aplicadas a su finalidad, diferenciando también su origen.
• C/B: Indicador de si el movimiento fue por Caja o Banco.

Gestión en Séneca

• Automatización GIRO: Los libramientos de la Consejería se comunican automáticamente a Séneca a través de la conexión con el sistema GIRO de Hacienda.
• Ingresos externos a CED: El centro debe grabar todos los ingresos que no procedan de la CED (ingresos de Ayuntamientos, AMPA, premios…)
• Flexibilidad: Si el volumen de operaciones es alto, el centro puede utilizar hojas independientes de Registro de Ingresos para cada subcuenta del presupuesto (anexo III).
• Recaudaciones Externas: Las tasas o seguros escolares se anotan inicialmente como ingresos y, al ser entregados al organismo competente, pasan a ser considerados reintegros.

Anexo VII: Registro de Gastos

El anexo VII es el documento donde se recogen pormenorizadamente todos los gastos producidos en el centro a lo largo del curso.

Es un anexo de consulta que nos permite ver lo que el centro ha gastado en cada subcuenta.

• No es obligatorio generarlo, ni firmarlo, ni aprobarlo en Consejo Escolar, ni enviarlo a DT.
• Si se genera al terminar el ejercicio económico (Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪 Registro de Gastos (anexo VII)), simplemente hay que custodiarlo (en papel o digitalmente), ya que no se guarda en el repositorio documental (Utilidades 🡪 Repositorio documental 🡪 Repositorio documental)

Cada apunte en este registro debe contener:

• Número de asiento: Correlativo para cada ejercicio.
• Fecha: Debe reflejar la fecha del gasto:
  • En cheques, la fecha consignada en el mismo
  • En transferencias, la de entrada en la entidad de crédito
  • En efectivo, la real de abono.
• Concepto: Descripción clara de la operación que origina el gasto.
• Importe: Se distingue la base imponible, el importe del IVA y el total del gasto (base imponible + IVA)
• Total acumulado: Columna que va sumando todos los gastos de esa subcuenta.
• C/B: Indicador de si el movimiento fue por Caja o Banco.

Gestión en Séneca

• Estructura por Subcuenta: El anexo IV muestra una hoja con los gastos de cada una de las subcuentas activas que tenga asientos grabados.
• Tipología de Asientos en Séneca: El anexo IV refleja los gastos grabados en Séneca utilizando diversos tipos de asientos "no predefinidos":
• Facturas: El más usual para gastos corrientes.
• Pagos de dietas y desplazamientos: Para indemnizar gastos de viaje del personal.
• Anticipos: Resuelven el desajuste de saldo cuando un miembro del centro necesita dinero para gastos desconocidos (ej. viajes al extranjero); al rendir las facturas, el gasto se detrae del anticipo y el saldo de Séneca queda sincronizado con el banco.

FAQs

¿Pueden los profesores figurar como proveedores en Séneca? No. Los docentes no pueden ser dados de alta como proveedores en el sistema.

¿Es obligatorio desglosar el IVA en cada asiento del anexo VII? Sí. El artículo 11 y el modelo oficial del anexo VII contemplan el detalle de la base imponible, la cuota del impuesto y el total de la factura.

¿Puedo anotar varias facturas de un mismo proveedor en un solo asiento para ahorrar tiempo? No. Por norma y criterio de fiscalización, cada factura debe corresponderse con un único asiento en el registro de gastos.

¿Qué fecha debo poner en un ingreso de banco en el anexo IV? Debe ser la fecha del valor efectivo en cuenta que aparezca en el extracto bancario.

¿Qué ocurre si recibo un libramiento de "Fin de Curso" después del 30 de septiembre? Si se contabiliza con fecha 30/09 para ese ejercicio, se considera un ingreso materializado en contabilidad pero no en banco, por lo que deberá detallarse como partida conciliatoria en el Acta de Conciliación Bancaria y en las observaciones del anexo XI.

¿El centro puede emitir facturas? No. Los centros docentes públicos no tienen capacidad para emitir facturas.

¿Qué diferencia existe entre un "Reintegro" en el anexo IV y una devolución de un proveedor? En el anexo IV, los reintegros se refieren específicamente a cantidades que el centro devuelve a la administración u otras entidades por no haber sido aplicadas a la finalidad para la que se concedieron, como remanentes de ayudas de transporte. Por el contrario, las devoluciones de proveedores por errores en facturas o productos se gestionan mediante asientos de rectificación con importe negativo, vinculados al asiento original 

¿Qué relación tienen los saldos finales de estos registros con el inicio del nuevo curso? El saldo resultante tras el último movimiento registrado al 30 de septiembre en las cuentas de banco y caja (que se reflejan cronológicamente en los registros de ingresos y gastos) es el que debe anotarse obligatoriamente en el asiento de apertura del ejercicio siguiente. Si existen discrepancias entre estos registros y el extracto bancario real, deben quedar documentadas en las conciliaciones bancarias (anexo XII) para evitar trasladar errores de un año a otro.

¿Tienen estos anexos carácter vinculante o requieren firma digital para su envío a la Delegación? No. Ambos son documentos de carácter consultivo e informativo que permiten ver la evolución de la contabilidad en tiempo real. No es obligatorio firmarlos digitalmente ni enviarlos a la Delegación Territorial; su función principal es formar parte del dossier de cierre y custodia del centro, debidamente encuadernados al finalizar el ejercicio.

Anexo V: Registro de Movimientos en Cuenta Corriente

El anexo V: Registro de Movimientos en Cuenta Corriente, es un anexo de consulta que nos permite ver, cronológicamente, todas las operaciones de entrada (ingresos) y salida (pagos) de la cuenta bancaria autorizada del centro.

• No es obligatorio generarlo, ni firmarlo, ni aprobarlo en Consejo Escolar, ni enviarlo a DT.
• Si se genera al terminar el ejercicio económico (Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪 Registro de Movimientos en Cuenta Corriente (anexo V)), simplemente hay que custodiarlo (en papel o digitalmente), ya que no se guarda en el repositorio documental (Utilidades 🡪 Repositorio documental 🡪 Repositorio documental)

Características de la Cuenta Bancaria

• Cuenta única: Los centros contarán con una sola cuenta corriente, abierta a su nombre y autorizada previamente por la Dirección General de Tesorería.
• Prohibición de comisiones: Las entidades bancarias no pueden cobrar gastos ni comisiones por la gestión de estas cuentas (art. 9.2 de la Orden de 10 de mayo de 2006).
• Descubiertos: No se permiten descubiertos; si ocurrieran, serán por cuenta de la entidad financiera (art. 9.2 de la Orden de 10 de mayo de 2006).
• Claveros: La disposición de fondos es conjunta (mancomunada), requiriendo siempre las firmas del Director/a y el Secretario/a o clavero designado (en aquellos centros que no existe la figura del secretario).

El modelo oficial de anexo V debe recoger los siguientes campos obligatorios:

1. Número de asiento: Correlativo por cada ejercicio.
2. Fecha:
   • En ingresos: la del valor efectivo en cuenta según el extracto bancario.
   • En pagos por cheque: la de entrega al perceptor (que debe coincidir con la del cheque).
   • En transferencias: la de entrada en la entidad de crédito.
3. Concepto: Debe incluir el medio utilizado (cheque o transferencia), el origen o causa del movimiento, el nombre del perceptor y, en cheques, su número identificativo.
4. Número extracto: Asignado por la entidad bancaria
5. Debe: Para anotar los ingresos.
6. Haber: Para anotar los pagos realizados.
7. Saldo: Resultado de las columnas anteriores.

Anexo VI: Registro de Movimientos de Caja

El anexo VI: Registro de Movimientos de Caja, es un anexo de consulta que nos permite ver, cronológicamente, todas las operaciones de entrada (ingresos) y salida (pagos) realizados exclusivamente en efectivo.

• No es obligatorio generarlo, ni firmarlo, ni aprobarlo en Consejo Escolar, ni enviarlo a DT.
• Si se genera al terminar el ejercicio económico (Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪  Registro de Movimientos de Caja (anexo VI)), simplemente hay que custodiarlo (en papel o digitalmente), ya que no se guarda en el repositorio documental (Utilidades 🡪 Repositorio documental 🡪 Repositorio documental)

Limitaciones y Uso

• Finalidad: Se utiliza para el abono directo de pequeñas cuantías necesarias para el funcionamiento diario.
• Límite de Saldo: El saldo máximo de efectivo en caja no puede superar los 600€.

Se puede conocer el dinero que para Séneca hay en caja siguiendo la ruta: Actividad económica 🡪 Estado de cuentas 🡪 Al nivel de subcuentas 🡪 Grupo: Cuentas financieras

• Saldo Negativo: Está terminantemente prohibido que la caja presente un saldo negativo.

El modelo oficial de anexo VI es similar al registro de banco, incluyendo:

• Número de asiento y Fecha: Siguiendo el orden real de las entradas y salidas de efectivo.
• Concepto: Nombre del perceptor, número de factura o comprobante y una breve referencia del pago.
• Debe: Importes que entran en caja (normalmente provisiones desde el banco).
• Haber: Importes de los pagos efectuados.
• Saldo: El sobrante real tras cada operación.

Relación entre Banco y Caja (Traspasos)

Séneca permite realizar asientos específicos para mover dinero entre ambas cuentas para mantener los saldos correctos:

• De Banco a Caja (Provisión): Cuando la caja se queda sin saldo para compras menores, se emite un cheque nominativo o los dos claveros se desplazan a la entidad bancaria para obtener efectivo.
• De Caja a Banco (Ingreso): Cuando el efectivo en caja supera los 600€ permitidos, el excedente debe ingresarse obligatoriamente en la cuenta corriente.

FAQs

¿Se pueden registrar los errores cometidos por el banco en el anexo V? No. Los errores de la entidad bancaria no deben anotarse en el registro de movimientos en cuenta corriente; se deben reclamar al banco para su subsanación y, mientras tanto, se reflejan como partidas en la conciliación bancaria.

¿Puedo tener una tarjeta de débito para gastos urgentes de caja? No. La normativa prohíbe expresamente la existencia de tarjetas de crédito o débito asociadas a la cuenta corriente del centro.

¿Es obligatorio realizar el arqueo de caja si no ha habido movimientos en el mes? Sí. El arqueo de caja (anexo XIII) debe realizarse mensualmente de forma obligatoria, coincida o no el saldo con el mes anterior, para certificar que el efectivo físico sigue coincidiendo con el registro contable.

¿Qué hago si tras un movimiento de banco a caja tengo 700€ en caja? Debe realizar un asiento de "Movimiento de Caja a Banco" por al menos 100€ para volver a situarse por debajo del límite legal de 600€.

Otra forma de arreglar este problema es hacerse un “Anticipo de caja” por al menos 100€ para volver a situarse por debajo del límite legal de 600€. Cuando el dinero de caja lo permita, se realiza un “Reintegro de anticipo” para devolver el dinero al centro.

¿Puedo pagar una factura de 50€ del banco indicando que es de caja? No. Cada movimiento debe registrarse en el anexo que corresponda al medio de pago real. Si el dinero sale del banco, debe ir al anexo V; si sale de la caja, al anexo VI.

¿Quiénes deben firmar los libros de banco y caja? Los registros no se firman asiento a asiento, pero las actas resultantes de su control (Conciliación Bancaria anexo XII y Arqueo de Caja anexo XIII) deben ser firmadas obligatoriamente por el Director/a y el Secretario/a.

¿Qué relación tienen estos anexos con el inicio del nuevo ejercicio económico el 1 de octubre? Estos registros garantizan la continuidad contable del centro. El saldo arrojado por el anexo V (Banco) y el anexo VI (Caja) tras el último movimiento registrado al 30 de septiembre es el que debe anotarse obligatoriamente en el asiento de apertura del ejercicio siguiente. Estos datos quedan bloqueados en el nuevo ejercicio una vez que se genera el anexo XI del año anterior 

¿Qué debo hacer si el dinero que tengo físicamente en el cajón de la secretaría no coincide con lo que dice Séneca en el anexo VI? Debe realizar un arqueo de caja e identificar la discrepancia.

Anexo VIII: Registro de Inventario (Altas)

El anexo VIII: Registro de inventario ALTAS, es un anexo de consulta que recoge las incorporaciones de bienes al patrimonio del centro. Para cada alta, es obligatorio consignar:

1. Número de registro: Una numeración correlativa para las adquisiciones.
2. Fecha de alta: Momento en que el material se pone a disposición del centro.
3. Descripción del material: Incluyendo tipo de bien y sus características técnicas.
4. Número de unidades: Cantidad de elementos que se incorporan.
5. Dependencia de adscripción y Localización: Departamento u órgano al que se asigna y lugar físico donde se ubica.
6. Procedencia de la entrada: Origen de la incorporación (compra por el centro, dotación de la Consejería, donación, etc.).

Anexo VIII bis: Registro de Inventario (Bajas)

El anexo VIII bis: Registro de inventario BAJAS, es un anexo de consulta que recoge la salida de bienes del inventario del centro. Debe incluir:

1. Fecha de baja: Día en que el material deja de formar parte del inventario.
2. Unidades: Número de elementos que causan baja.
3. Motivo de la baja: Causa justificada de la salida (obsolescencia, rotura, robo, traslado, etc.).

Anexo IX: Registro de Inventario de Biblioteca

Debido a sus características particulares, existe un libro de registro específico para la biblioteca (anexo IX: Registro de Inventario de Biblioteca).

• Contenido: Recoge todos los libros que pasan a formar parte de la biblioteca del centro, independientemente de su procedencia (compra, donación o dotación oficial).
• Gestión: Tradicionalmente se ha vinculado con aplicaciones externas como Abies, aunque debe quedar reflejado oficialmente conforme al modelo del anexo IX.

Contiene los libros que pasan a formar parte de la biblioteca del centro. Debe tener:

• • Número de asiento: Asignado por Séneca.
  • Título 
  • Editorial
  • Fecha de alta
  • Fecha de baja 
  • Observaciones

Gestión en Séneca

Los asientos que se graban en Séneca en cualquier subcuenta dentro de "Adquisiciones de material inventariable" o "Inversiones" han de vincularse con el inventario para poder ser marcados como "pagados". 

• Vínculo Factura-Inventario: Cuando se graba una factura en una subcuenta de material inventariable o inversiones, el sistema obliga a relacionar dicho asiento con el correspondiente registro de inventario.

• Bloqueo de Pago: Si una factura imputa bienes de valor superior a 300,50€, Séneca impide marcarla como pagada o añadirla a un cuaderno de transferencia hasta que se haya vinculado con el material en el módulo de inventario.

• Límite del 10%: Las adquisiciones de material inventariable con cargo a gastos de funcionamiento ordinario tienen un límite máximo del 10% del crédito anual librado para funcionamiento. Este límite se calcula sobre todos los bienes inventariables, tengan o no un valor superior a 300,50€. El material bibliográfico (anexo IX) no está sujeto a esta limitación del 10%.
• Vínculo Factura-Biblioteca: Cuando se graba una factura en la subcuenta LIBROS, el sistema obliga a relacionar dicho asiento con, al menos, un ejemplar catalogado previamente en la biblioteca del centro.

FAQs

¿Es obligatorio inventariar un libro de 20 euros? Sí. Aunque no supera el umbral de los 300,50€, al asentarlo en la subcuenta LIBROS, debe figurar en el Registro de Inventario de Biblioteca (anexo IX).

¿Puedo comprar material inventariable sin permiso de la Delegación? Para compras con cargo a gastos de funcionamiento, se requiere informe previo de la Delegación Provincial sobre la inclusión del material en la programación anual de adquisición centralizada, además de la aprobación del Consejo Escolar (art. 3.2.b de la Orden de 10 de mayo de 2006).

¿Cómo doy de baja un ordenador que ya no funciona? Primero debe darlo de baja en el módulo de inventario de Séneca (anexo VIII bis), generar el informe y seguir los pasos para la retirada de material de la Junta de Andalucía.

¿Qué ocurre si la factura de un mueble es de 400€ pero no lo vinculo al inventario? Séneca mostrará un aviso de error indicando que se ha imputado un gasto inventariable superior a 300,50€ y no permitirá poner la factura como "pagada" hasta que se realice la vinculación.

¿El límite del 10% inventariable se aplica también a las donaciones? En principio, no, puesto que el límite del 10% se aplica exclusivamente a los ingresos recibidos por el centro como GFO librados por la Consejería.

Lo que ocurre realmente, es que cualquier factura que se asiente en las subcuentas con límite del 10% inventariable cuenta para ese límite puesto que Séneca no es capaz de distinguir que lo que se ha asentado en esas subcuentas se haya adquirido con GFO o con dinero procedente de donaciones.

Siempre podemos comprobar este límite del 10% inventariable en Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Estado de cuentas 🡪 Al nivel de subcuentas.

¿Qué se considera material inventariable? Es todo aquel material no fungible, como el mobiliario, equipos informáticos, de oficina o audiovisuales, fotocopiadoras, herramientas, material deportivo y material docente duradero.

¿A partir de qué precio es obligatorio registrar un bien? Es obligatoria la inscripción de cualquier material cuyo valor unitario sea igual o superior a 300,50€ (IVA incluido). Por debajo de esa cantidad, la inscripción es potestativa para el centro.

¿Hay excepciones al criterio de valor de 300,50€? Sí. Es obligatorio registrar todos los bienes que se consideren equipamiento tecnológico (excepto periféricos menores como ratones, teclados o memorias USB), sin importar su valor.

Igualmente, hay que grabar en el inventario de la biblioteca todos los libros que se asienten en la subcuenta LIBROS

¿Es obligatorio inventariar un libro que solo cuesta 20 euros? Sí, debe figurar en el anexo IX (Registro de inventario de biblioteca) al asentarse en la subcuenta de "LIBROS", independientemente de que no supere el umbral de los 300,50 euros.

¿Existe un límite de gasto para compras de inventario? Sí. Las adquisiciones realizadas con fondos de gastos de funcionamiento ordinario tienen un límite máximo del 10% del crédito anual librado para este concepto. Este límite se calcula sobre el total de bienes, superen o no el valor de 300,50 euros.

¿Se aplica este límite del 10% a las donaciones o libros? No. El material bibliográfico (anexo IX) y las donaciones recibidas por el centro están exentos de esta limitación del 10%.

¿Se puede comprar material inventariable libremente? Para compras con cargo a gastos de funcionamiento, se requiere un informe previo de la Delegación Provincial sobre la inclusión del material en la programación anual, además de la aprobación del Consejo Escolar.

¿Cómo se vincula una factura con el inventario? Al grabar una factura en una subcuenta de material inventariable, inversiones o libros, Séneca obliga técnicamente a relacionar el asiento con un registro de inventario (anexo VIII) o un ejemplar de biblioteca (anexo IX).

¿Qué ocurre si no realizo esta vinculación? Si el bien supera los 300,50 euros, el sistema impedirá marcar la factura como "pagada" o incluirla en un cuaderno de transferencia hasta que la vinculación se complete.

¿Cómo se tramita la baja de un equipo (anexo VIII bis)? Se debe registrar la baja en el módulo de inventario de Séneca indicando el motivo (rotura, obsolescencia, robo, etc.), generar el informe correspondiente y seguir el procedimiento oficial para la retirada de material de la Junta de Andalucía.

¿Es obligatorio aprobar los registros en el Consejo Escolar? Aunque no es estrictamente obligatorio, las fuentes señalan que es conveniente presentar los registros al Consejo Escolar una vez finalizado el curso.

¿Hay que firmar digitalmente estos anexos o enviarlos a la Delegación? No. No es obligatorio generarlos periódicamente, ni firmarlos digitalmente, ni enviarlos a la Delegación Territorial.

¿Cómo debe realizarse la custodia? Al finalizar el ejercicio, los anexos deben generarse y custodiarse en el centro, ya sea en formato papel o digital, dado que no se guardan automáticamente en el repositorio documental de Séneca.

FAQs (Preguntas Frecuentes)

¿Cuál es la diferencia real entre el anexo X y el anexo XI? El anexo X contiene los datos económicos detallados (cuánto se ha ingresado y gastado), mientras que el anexo XI es el documento donde se certifica que el CE ha aprobado esos datos del anexo X.

¿Cuándo se debe presentar el anexo X al Consejo Escolar? La normativa establece que las cuentas deben estar aprobadas y el anexo XI generado antes del 31 de octubre de cada año.

¿Qué ocurre si el saldo final del anexo X no coincide con el dinero que hay en el banco? Es normal que no coincidan si existen "asientos no materializados" (facturas grabadas pero no pagadas) o "ingresos no materializados". Esta diferencia debe quedar perfectamente explicada en la Conciliación Bancaria (anexo XII) que se adjunta a las cuentas.

¿Puedo modificar los datos del anexo X si detecto un error al imprimirlo? Si el anexo XI aún está en estado "Borrador", se puede borrar, corregir los asientos erróneos y volver a generar el anexo X. Una vez cerrado el candado del anexo XI y firmado, ya no se admiten modificaciones.

¿Por qué aparecen cantidades en el anexo X que yo no he pagado todavía? Porque el sistema sigue el criterio de devengo. Si has recibido y grabado en Séneca una factura de un proveedor antes del 30 de septiembre, esa obligación de pago debe constar en las cuentas del ejercicio como un gasto, aunque el dinero no haya salido todavía del banco.

¿Es obligatorio que el anexo X lo firme el Consejo Escolar? El anexo X en sí no lleva las firmas originales; lo que se firma es el anexo XI, que es el certificado donde se hace constar que el Consejo Escolar conoció y aprobó el anexo X.

¿Por qué aparece una marca de agua que dice "BORRADOR" y cuándo desaparece? El anexo X muestra la leyenda "BORRADOR" mientras el ejercicio económico permanezca abierto en Séneca. Esta marca solo desaparece de forma definitiva una vez que el Consejo Escolar aprueba las cuentas y el centro genera, valida y cierra el anexo XI (Certificación del acuerdo) 

¿Se puede generar el anexo X varias veces antes del cierre definitivo? Sí, el sistema permite generarlo todas las veces que se necesite sin restricciones. Es una práctica recomendada volver a generarlo si se han realizado ajustes de última hora, como cambios de facturas entre subcuentas, para asegurar que los datos que verá el Consejo sean los definitivos 

¿Qué utilidad tiene el anexo X para la planificación del curso siguiente? Es una herramienta fundamental para la elaboración del nuevo presupuesto, ya que proporciona los datos reales del dinero recibido y en qué se ha gastado efectivamente durante el curso anterior. Esta información permite ajustar las previsiones de los nuevos Anexos I y II basándose en la ejecución real.

¿Es obligatorio entregar este documento a los miembros del Consejo Escolar con antelación? Sí. La normativa exige que los miembros del Consejo Escolar dispongan del anexo X con suficiente antelación a la fecha de la votación. Esto garantiza que puedan examinar la aplicación dada a los recursos antes de proceder a la aprobación formal de las cuentas.

¿Dónde debe custodiarse el anexo X una vez que ha sido aprobado y firmado? Una vez firmado digitalmente por los claveros, el archivo queda custodiado automáticamente en el repositorio documental de Séneca. No obstante, es obligatorio que el centro incluya una copia firmada en su dossier físico o digital de cierre y custodia de la gestión económica (articulo 13 de la Orden de 10 de mayo de 2006).

¿Cuáles son las cuentas o partidas sobre las que es conveniente prestar atención para detectar errores en el anexo X? Debes realizar una revisión exhaustiva de las siguientes partidas y apartados clave, basándote en la normativa y en las herramientas de control de Séneca: 

1. Verificación de los Totales de Ingresos y Remanentes
   • Remanente del año anterior: Comprueba que la cifra que figura como remanente inicial en el anexo X coincida exactamente con el saldo final del ejercicio anterior 
   • Ingresos por procedencia: Revisa que todos los ingresos (Recursos Propios, Consejería y Otras Entidades) estén correctamente contabilizados. Un error común es no haber grabado ingresos de otras entidades (como AMPA o Ayuntamientos), ya que estos no aparecen automáticamente como los de la Consejería.
   • Ingresos "No Materializados": Asegúrate de que los ingresos que aparecen en los registros pero no han sido cobrados efectivamente no estén computando erróneamente en el saldo final.
2. Control Crítico de Gastos y Límites Legales
   • Límite del 10% en Material Inventariable: Este es uno de los puntos más fiscalizados. Debes verificar que el gasto total en la partida de Adquisición de Material Inventariable (mobiliario, equipos informáticos, etc.) no supere el 10% del presupuesto de gastos de funcionamiento ordinario. Recuerda que los libros para la biblioteca están exentos de este límite
   • Gastos por Naturaleza: Revisa que los gastos estén asignados a la subcuenta correcta según su naturaleza (arrendamientos, suministros, reparaciones, etc.). Para detectar errores, utiliza la herramienta "Asientos con desglose erróneo" o "Comprobación de asientos" en Séneca, que identifica importes no asignados totalmente a subcuentas. Ruta: Documentos que se pueden pedir/Gestión económica/Asientos con desglose erróneos
3. Conciliación con las Cuentas Financieras
   • Saldos de Banco y Caja: El saldo que arroja el anexo X al cierre (30 de septiembre) debe ser coherente con el anexo V (Banco) y el anexo VI (Caja)
   • Límite de Caja: Verifica que el saldo de caja nunca supere los 600 euros y que no sea negativo 
   • Facturas Pendientes: Revisa los gastos no materializados (facturas recibidas antes del 30 de septiembre pero no pagadas). Estos deben aparecer en el sistema pero no restarse del saldo de caja o banco hasta que se abonen.
4. Justificaciones Específicas (Partidas Finalistas)
   • Consistencia de Remanentes: Si el centro maneja fondos finalistas (Erasmus+, PROA, etc.), comprueba que los remanentes de estas partidas se hayan agrupado correctamente en gastos de funcionamiento o inversiones según corresponda, y que el detalle coincida con su justificación específica.