Regla de oro

Las facturas o justificantes de gasto hay que introducirlos en Séneca ANTES DE SER ABONADOS ya que SÉNECA CONTEMPLA TODA LA NORMATIVA Y LIBERA DE COMETER ALGÚN ERROR POR DESCUIDO O DESCONOCIMIENTO.

¿Por qué esta recomendación?

Porque hay proveedores que no pueden facilitar una factura de forma tradicional, en papel, estando obligados a emitir una "Factura electrónica". Si, por desconocimiento, se admite una factura en papel a estos proveedores y se abona, puede pasar que luego Séneca no deje grabarla. 

Otro caso de mayor transcendencia que el anterior por el que se no debe pagar una factura antes de introducirla en Séneca, es por supuesto de EMBARGO DE PROVEEDORES.

Igualmente, hay facturas que necesitan vincularse con el inventario previamente al pago.

Facturas que necesitan de un contrato grabado en Séneca para poder asentarlas....

...por todas estas razones (y más), es vital grabar la factura en Séneca y realizar una serie de comprobaciones ANTES DE PAGARLA 

Comprobaciones sobre el PROVEEDOR

Antes de realizar un pedido a un proveedor es aconsejable comprobar si está obligado a facturar electrónicamente y/o está embargado.

En la ruta Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Información sobre proveedor, introduciendo su NIF/CIF o buscando por Nombre/Razón Social, sabremos si el proveedor está obligado a facturar electrónicamente, la fecha de inicio de la obligatoriedad de la facturación electrónica o si se encuentra embargado.

Si NO tiene obligación de facturar electrónicamente, podremos comprar y pagar directamente en su establecimiento llevándonos una factura en papel.

Si tiene obligación de facturar electrónicamente, podremos comprar directamente en su establecimiento pero no pagar en él. Tendremos que esperar a la factura electrónica, en especial si el importe de lo adquirido supera los 600€.

Si no comprobamos la obligación de facturar electrónicamente y damos por buena y abonamos una factura en papel de un proveedor obligado a facturar electrónicamente, puede ocurrir que Séneca no nos deje grabarla (si es superior a 600€) y ya tendríamos un problema.

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De igual manera, si el proveedor NO está embargado, se le puede pagar la factura (en papel o digital, dependiendo de sus obligaciones con Hacienda) con normalidad.

Si el proveedor está embargado, en la pantalla Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Información sobre proveedor, podremos ver:

• Proveedor embargado.
• Cantidad que se le embarga.
• Organismo embargante y CC del mismo para hacerle el pago de facturas en lugar de pagar al propio proveedor hasta satisfacer la cantidad embargada.

Si se introduce una factura de un proveedor embargado, el sistema lo comunica automáticamente en la propia pantalla mediante un mensaje donde se advierte del hecho. "Se le informa que será responsable de los pagos realizados indebidamente al proveedor embargado, debiendo tener presente la responsabilidad en que pudieran incurrir al responder solidariamente del pago de la deuda pendiente (Artículo 42.2 Ley 58/2003 de 17 de diciembre,General Tributaria y Artículo 94.2 del Real Decreto 1415/2004 de 11 junio por el que se aprueba el Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social)".

¿Qué ocurre si se ha pagado previamente a conocer este aviso?

Para empezar se está desobedeciendo un embargo judicial.

Luego, a nivel operativo no se puede poner como pagada en Séneca porque no es cierto que se haya pagado a la CC del órgano embargante. Tampoco se puede pagar de verdad a esa CC pues se pagaría doble, antes al proveedor y ahora al órgano embargante.

De nuevo hay un problema, derivados ambos por haber pagado la factura al proveedor sin haber grabado antes la factura en Séneca.

Tramitación SIMPLIFICADA o tramitación ORDINARIA de un contrato

Antes de realizar un pedido debemos saber si hay que realizar una tramitación SIMPLIFICADA o una tramitación ORDINARIA del mismo.

La Guía básica de contratación para los centros docentes establece cuando realizar una tramitación SIMPLIFICADA o una tramitación ORDINARIA de un contrato.

El origen de una financiación (normalmente dinero recibido para justificaciones específicas) se debe de comprobar antes de pagar facturas correspondientes a esas justificaciones, ya que condiciona que se haga de manera SIMPLIFICADA u ORDINARIA. Esta comprobación se realiza en la ruta: Gestión Económica 🡪 Configuración 🡪 Justificaciones Específicas

Si no encontramos nada escrito en la columna FONDO DE FINANCIACIÓN, podremos hacer una tramitación SIMPLIFICADA. En este caso solo se requerirá la presentación de la factura y la conformidad a la prestación.

Si, por el contratio, encontramos escrito en la columna FONDO DE FINANCIACIÓN un origen externo a la Junta, debemos hacer una tramitación ORDINARIA, que implica los siguientes documentos:

• Informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales descritos.
• En su caso, tres presupuestos de empresas adecuadas para la prestación del objeto del contrato o la justificación de la imposibilidad de conseguir los mismos.
• Grabar el contrato en Séneca Gestión Económica 🡪 Contratos
• La factura o facturas. Puede ocurrir que, con cargo a un mismo contrato, se emitan varias facturas porque estén previstos pagos parciales o periódicos. La/s misma/s debe/n cumplir con los requisitos previstos en el artículo 6, "contenido de la factura", o 7, "contenido de la factura simplificada", del Reglamento de facturación, aprobado mediante Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
• La conformidad de la prestación que, en el caso de las facturas en papel y a efectos de acreditar que el proveedor ha realizado el objeto del contrato de manera satisfactoria, debe señalarse en la propia factura física, acompañada de la firma del director y el sello del centro. En el caso de facturas electrónicas, al aceptar las mismas en la bandeja de entrada correspondiente, se genera un certificado de conformidad que deberá ser firmado digitalmente por el director del centro.

Aquí podemos ver otra razón más para grabar las facturas en Séneca antes de proceder a su pago.

Creación de contratos en Séneca

Al introducir en una factura el CIF/NIF del proveedor de la misma, se comprueba si ese proveedor tiene grabado en Séneca algún contrato. En caso de no haberlo se presenta el siguiente mensaje: "El proveedor seleccionado no tiene contratos disponibles. Si la factura tiene un importe mayor de 5.000 no puede guardarla si no le asocia un contrato"

Por tanto, y en función del importe de nuestro contrato, ya sabremos si tenemos que grabar o no un contrato en Séneca (Gestión Económica 🡪 Contratos)

Hay determinadas pagos para los que no se requieren contratos aunque excedan los 5000€ de importe. En la misma pantalla de facturas de Séneca se puede ver este texto: "Es obligatorio dar de alta en el registro de contratos todos aquellos que tengan un importe superior a 5.000 euros a excepción de:

• Facturas correspondientes al pago de cheque libros
• Facturas correspondientes al suministro de agua
• Facturas correspondientes a servicios recibidos a través de la Red Corporativa de Telecomunicaciones de la Junta de Andalucía (telefonía fija y móvil, accesos de datos,...)”

En caso de que la factura sea un caso de los anteriores, marcar el campo con la siguiente descripción: "La presente factura corresponde a una de las excepciones anteriormente citadas para la obligatoriedad de alta en el registro de contratos."

Si este campo se marca se puede proseguir con la grabación de la factura, aún no existiendo contrato con el que relacionarla.

Registro contable de la Junta de Andalucía

El Decreto 75/2016, de 15 de marzo, por el que se crea el Registro Contable de Facturas de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece su régimen jurídico, sirve para llevar a cabo la anotación y facilitar el seguimiento de las facturas de los organismos públicos de la Junta antes de ser abonadas. En particular los casos con unos importes superior a una cantidad concreta.

Con las facturas electrónicas no hay problema ya que cuando un proveedor la graba en el "punto único de entrada de facturas electrónicas", se registran automáticamente en el Registro Contable de la Junta.

Las personas físicas, con carácter general, no están obligados a facturar electrónicamente, ¿entonces sus facturas nunca se registran en el Registro Contable de la Junta de Andalucía?

Si una factura es de un proveedor persona física (tiene nif en lugar de cif) y tiene un importe superior a 5.000 euros aparece un mensaje:

“AVISO: En relación con las facturas en papel de importe superior a 5.000 euros que se reciban en los centros se deben realizar, por el director o responsable de la gestión económica, y en aplicación de lo previsto en el Decreto 75/2016, de 15 de marzo, por el que se crea el Registro Contable de facturas de la Administración de la Junta de Andalucía y se establece su régimen jurídico, las siguientes comprobaciones:

• Que la factura no omite ningún dato necesario para su tramitación:
  1. Fecha de expedición de la factura.
  2. Fecha de presentación de la factura.
  3. N.I.F. del proveedor.
  4. Nombre y apellidos, razón o denominación social del proveedor
  5. Núm. de la factura y, en su caso, serie.
  6. Importe de la operación.
  7. Unidad monetaria
  8. En la factura debe constar además la tripleta (DIR3 ) del centro.
• Que los datos introducidos en el asiento coinciden con los recogidos en las facturas recibidas.”

Sólo si la persona que está grabando la factura hace las comprobaciones indicadas y marca el campo "Datos validados por el director previo al registro" dando su conformidad, se puede seguir grabando la factura.

No obstante cuando se graba la factura, durante la noche siguiente, se envía a registrar al mencionado Registro. Al otro día o como mucho 48 horas después se tiene en Séneca la confirmación de su registro y ya se puede poner como pagada.

Inventario

Igualmente, hemos de saber que cualquier factura que asentemos dentro de "Adquisiciones de material inventariable" o de "Inversiones", solo se podrá pagar si se vincula con el material que tendremos que haber inventariado previamente.

 Una vez que se ha vinculado la factura con el material inventariado, ya se podría pagar