¿Has pagado alguna vez a una compañera una factura de una compra que ha realizado ella para el cole?
¿Cuántas veces eres tú quién adelanta el dinero?
¿Has consultando con compañeros de otros centros y algunos marcan suplido en esas facturas e ingresan el dinero a esa maestra, mientras que otros secretarios indican que eso se debe hacer mediante anticipo?
Vamos a (intentar) ver qué es más correcto, si es que hay una opción más correcta que otra.
Comencemos la respuesta explicado el origen de cada concepto.
SUPLIDO
Suplido es un concepto existente en el mundo empresarial, no se ha inventado en Séneca. Se trata de una persona física o jurídica que cobra una factura cuyo emisor es otra empresa.
Hay dos casos típicos que se pueden entender claramente:
- Supongamos que una gestoría nos está llevando un trabajo, que entre otras cosas requiere un pago de tasas a un tercero. La gestoría paga esa tasa que realmente somos nosotros quien la debemos pagar. Ellos sólo nos hacen la gestión.
Cuando finaliza el trabajo nos pasa una factura aparte donde aparece la entidad que emite la factura y también figura la gestoría como suplido, que es quién realmente recibe el dinero que adelantó en su momento.
Ese dinero no es una ganancia suya y así constará en sus distintas declaraciones que deba efectuar con Hacienda.
- Otro caso típico. Vamos a hacer una obra y contratamos a una empresa de construcción. Para la realización de la obra, entre otras cosas hay que obtener una licencia municipal y la empresa nos realiza la gestión pagando el importe de dicha licencia. Es como el caso anterior.
Estas actuaciones como suplido de estas empresas son parte de su actividad económica y profesional.
Sin embargo la actuación de una compañera que compra algo que necesita en un comercio, lo paga y te trae la factura (OJO, la factura siempre con los datos del centro, NUNCA con los datos de la compañera) no es derivada de su actividad profesional y, por eso, hay personas que no quieren que se les pague por suplido ante el temor de que Hacienda piense que tienen ingresos que no están relacionados con su trabajo.
OJO 🡪 Hay dos problemas fundamentales:
No se puede marcar el pago por suplido en las facturas electrónicas, por tanto, cuidado si la factura es más de 600 € y el proveedor está obligado a facturación electrónica.
El segundo problema es que si el proveedor está embargado no se puede pagar al suplido sino a Hacienda.
ANTICIPO
Es el dinero (de caja o banco) que se da a una persona para que compre algo para el centro.
El tipo de asiento anticipo se creó en Séneca pensando en la movilidad de alumnado y profesorado por actividades Erasmus y similares. Aunque es cierto que se ha extendido su uso.
En estos casos, incluso antes de que se implantase este tipo de asiento en Séneca, ya se les adelantaba por parte del centro dinero ya que son actuaciones con bastante duración y los costes también son elevados.
Si se adelanta el dinero y se tarda días o semanas en volver y poder grabar en Séneca las facturas correspondientes a los gastos, durante ese periodo de tiempo el saldo del banco y el que figura en Séneca no coinciden ya que ha habido salidas de dinero que no constan en la Gestión Económica. Si además en el centro hay varios grupos de personas viajando a la vez se puede dar una determinada situación de “descontrol”.
Ahora, con el anticipo los saldos coinciden y todas las salidas de dinero están en la Gestión Económica. Luego al introducir las facturas, estas constan como pagadas mediante este anticipo.
El movimiento de "Anticipo caja" tiene un segundo movimiento (si no se ha adelantado el dinero justo de la factura) que se llama "Reintegro de anticipo" y que es un movimiento de ingreso en el que el compañero devuelve al centro el dinero que le ha sobrado después de pagar la factura).
OJO 🡪 No se puede cerrar un ejercicio económico con anticipos (de caja o ERASMUS) pendientes de materializar o devolver (reintegro de anticipo).
Como se puede ver, ninguno de los dos casos se hizo expresamente pensando en el caso de una compañera que compra algo para el centro, lo paga y te trae la factura, si bien es cierto que se están usando para ello.
Para responder a la pregunta qué se hace se puede decir que, efectivamente, se están usando los dos métodos. No se ha escrito en ningún sitio que se use uno de los dos o ninguno. Para el caso de la pregunta, entre el uso del anticipo o el suplido, seguramente el anticipo parece más adecuado.
No obstante para el caso “menor” que se plantea hay otras opciones.
Cuando un compañero compra algo para el centro lo hace en el día o como mucho se lleva el encargo al salir del trabajo y cuando vuelve al día siguiente ya ha hecho la compra para el centro. Si el importe no es mucho se le puede dar el dinero de caja y la factura quedará como pagada de caja. Si se conoce el importe de la compra a realizar, también se puede sacar el dinero de la cuenta corriente con una operación de ventanilla y se le entrega al compañero, en ese caso la factura quedará como pagada por banco y el modo de pago es operación por ventanilla.
En cada caso, el centro puede elegir el más cómodo para su gestión puesto que Séneca nos da la opción de utilizar ambos.