Este menú permite la grabación de los asientos correspondientes a la actividad económica del centro, así como la consulta de estos asientos y los apuntes relacionados con los mismos.
Con estas opciones se pueden introducir, consultar posteriormente, modificar o borrar, si fuese necesario, cualquier asiento del sistema.
Un asiento es el registro que se crea en Séneca cuando se introduce una factura de cualquier tipo, ingreso, etc.…, es decir, cualquier apunte o anotación en Séneca que suma o resta del saldo.
Desgloses de asientos
Es una operación muy común y que se realiza con mucha frecuencia en los asientos de gasto y, en menor medida, en algunos asientos de ingreso.
En el contexto de la gestión económica, un desglose consiste en dividir el importe total de un único asiento en varias líneas diferenciadas, con el objetivo de asignar de forma exacta cada cantidad parcial a su correspondiente subcuenta/justificación específica. Se realiza por los siguientes motivos:
para asignar diferentes cantidades recibidas o pagadas a sus respectivas justificaciones específicas
cuando una misma factura contiene artículos con diferentes tipos de IVA (como el 4%, 10% o 21%)
para asignar diferentes cantidades pagadas a sus respectivas subcuentas
En definitiva, es una herramienta contable que permite detallar, registrar y justificar la procedencia o el destino de cada parte de un pago global.
Subcuenta de ingreso
Hay casos, como son los gastos de funcionamiento de ciclos formativos, en los que se debe modificar el asiento de ingreso de la Consejería.
A veces recibimos facturas que pueden contener artículos variados que se deben asentar en diferentes subcuentas por su naturaleza.
Un ejemplo claro es una factura emitida por un proveedor de material de oficina y servicios informáticos. En una misma factura se adquieren elementos de distinta naturaleza que no deben registrarse en la misma subcuenta de gasto:
Paquetes de folios, bolígrafos y carpetas: Se deben asentar en la subcuenta de Material de oficina, Ordinario no inventariable.
Un disco duro externo o memorias USB: Se debe asentar en la subcuenta de Material de oficina, Material informático no inventariable.
Servicio de reparación o mantenimiento de la fotocopiadora: Se puede asentar en la subcuenta de Reparaciones y conservación de equipos o en Mantenimiento de equipos para procesos de información.
Libros o diccionarios para la biblioteca: Se deben asentar en la subcuenta Libros.
Al registrar esta factura en Séneca, se añaden las líneas de desglose que necesitemos pulsando en Añadir desglose para separar el importe total de la factura y asignar a cada artículo la subcuenta específica que le corresponde según su naturaleza.
Ejemplo de factura que incluye productos que se deben asentar en diferentes subcuentas
IVA
En ocasiones, recibimos facturas que incluyen productos grabados con diferentes tipos de IVA. En ese caso, en el apartado IMPORTE y a través del botón AÑADIR DESGLOSE se pueden introducir las líneas que se necesiten para incluir una por cada artículo o una por cada uno de los tipos de IVA que consten en la factura. A través del icono borrar se tiene la posibilidad de eliminar líneas.
Este desglose de IVA sólo podemos hacerlo en las facturas NO electrónicas. En las facturas electrónicas debe venir hecho por el proveedor. De no ser así, habría que rechazar la factura electrónica y pedir al proveedor que volviese a hacerla correctamente.
Veámoslo con un ejemplo: tenemos una factura de farmacia con artículos a los que se les aplica el 4%, el 10% y el 21 % de IVA y el importe total de todos los artículos es de 117,26€.
Factura con diferentes tipos de IVA
El apartado importe será como sigue:
Desglose por Justificaciones específicas
De igual manera, se pueden incluir tantas líneas de desglose como se necesite pulsando sobre Añadir desglose si nos encontramos con una factura con productos que se deban asentar en diferentes justificaciones específicas.
Ejemplo de factura PROA y PREX
Si la factura contiene artículos correspondientes a justificaciones específicas y otros artículos que no lo son se actúa como sigue:
Ejemplo de factura que incluye productos correspondientes a justificaciones específicas y otros artículos que no lo son
Es una práctica legal y muy habitual crear desgloses para imputar una cantidad concreta como gasto de una determinada justificación específica y que así el remanente sea 0€.
Modificaciones en desglose de asientos ya creados
Se accede al asiento buscándolo desde Gestión económica 🡪 Actividad económica 🡪 Consulta de asientos.
Podremos hacer la búsqueda por multitud de opciones (por código de asiento, por fecha, por importe, tipo de asiento,...)
Una vez localizado el asiento que queremos modificar se clicará encima y seleccionamos Ver asiento. Si el asiento no está pagado, podremos realizar cualquier cambio en el asiento, pero si está pagado, todos los apartados de la factura aparecerán sombreados y no dejará modificar nada.
En este caso lo tendremos que realizar desde la opción “Asociar justificación específica”
En la pantalla nos aparecerá la subcuenta a la que está asociada este asiento y podremos modificarlo, añadir nuevo desglose.
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