En ocasiones, recibimos ingresos de la Consejería con un carácter finalista, es decir, han de emplearse para el fin concreto para el que se han recibido y no pueden usarse (ni aunque sobre dinero después de sufragar los gastos) para otro uso distinto al que fueron destinados. Por tanto, una justificación específica podría definirse como el conjunto de tareas para contabilizar los ingresos y gastos relacionados con una actuación en el centro que se finanza con unos ingresos finalistas.
Por ejemplo, si nos ingresan una cantidad X de dinero bajo el concepto "Gratuidad de libros de texto", ese dinero sólo se puede emplear para adquirir los libros de texto de nuestros alumnos y no para otro fin. Aunque se tengan todos los gastos pagados y aún quede remanente, ese saldo positivo no puede usarse para otra cosa.
Ese excedente, de no tener que devolverse al organismo financiador (eso depende de cada justificación específica y más adelante veremos cómo/dónde comprobarlo), quedaría para la misma justificación en periodos sucesivos. Sólo cuando esa actividad deje de desarrollarse en el centro, puede autorizarse al centro a que dicho remanente se use para objetivos distintos al original.
Otros ejemplos de justificaciones específicas son: PROA, PREX, IMPULSA, Pacto de Estado contra la violencia de genero, +Deporte, Comedor...
Normalmente las justificaciones se organizan en periodos que se repiten en el tiempo. Para cada periodo (casi siempre), se ha de emitir un documento donde figuran los ingresos del periodo, los gastos y, si los hubiese, los excedentes o remanentes. Este documento, llamado Anexo XI específico, es el equivalente al Anexo XI (normal) para un periodo de justificación en lugar de para el ejercicio económico completo y ha de ser aprobado por la Delegación Territorial y, en ocasiones, también por el Consejo Escolar.
No todas las justificaciones específicas funcionan igual:
- En unas, el Anexo XI específico lo aprueba el Consejo Escolar, en otras no.
- En unas, se permite que se gaste en ellas más que los ingresos recibidos para su financiación, en otras no.
- En unas, se permiten períodos de justificación estrictos, en otras no
- En unas, una vez finalizado el periodo de Justificación, los remanentes generados pierden su afectación y pasan a la partida de Gastos de Funcionamiento Ordinarios, en otras no
Las características de cada justificación específica las encontramos en: Configuración 🡪 Justificaciones Específicas.
En esta primera pantalla podemos ver:
- "Mostrar vigentes" permite filtrar las justificaciones específicas del centro
- "Nuevo", para dar de alta una nueva justificación específica. Ver "Alta de una Justificación Específica" en esta página.
- "Fondo de financiación", para saber si hemos de hacer una tramitación simplificada u ordinaria de un contrato. Más info en "Tramitación SIMPLIFICADA o tramitación ORDINARIA de un contrato" en esta página.
Pinchando sobre una justificación concreta aparece un menú emergente donde tenemos las siguientes opciones:
Detalle
Se accede al detalle de la misma, donde se puede consultar y registrar los periodos de vigencia de esa justificación. La pantalla muestra, si los hubiera, los periodos de vigencias asociados a esa justificación.
Pinchando sobre los periodos de justificación se puede consultar:
- Detalle: pantalla que refleja y resume las actuaciones que se van haciendo en ese período de esa justificación específica.
- Borrar: borra el periodo si no tiene asientos asociados
- Datos del período: permite consultar y conocer datos importantes relacionados con el periodo, tales como:
- Fecha inicio/Fecha fin. Salvo excepciones, los ingresos y gastos entre esas fechas son los que se justifican en el Anexo XI específico al final de este periodo. Puede ocurrir que un ingreso se reciba algo fuera de estas fechas.
Para esto debemos observar el campo “Periodo de justificación estricto”. Si este campo está marcado, el periodo es estricto, los ingresos y gastos han de estar siempre dentro de las fechas de inicio y fin. Si no está marcado sí que se puede asociar a un periodo un ingreso o gasto ocurrido fuera del intervalo marcado por las fechas anteriores. - Fecha de apertura del anexo. Fecha a partir de la cual se puede crear el Anexo XI específico. Si el campo está vacío, no se puede hacer hasta el día siguiente a la fecha fin del periodo.
- Periodos de justificación estrictos. Si este campo está marcado, el periodo es estricto, los ingresos y gastos han de estar siempre dentro de las fechas de inicio y fin. En caso de NO ser estricto, también se pueden contabilizar en este periodo ingresos/facturas con fechas fuera del inicio/fin.
- Se debe aprobar en Consejo Escolar. Si está marcado es porque el Anexo XI específico debe ser aprobado en sesión del Consejo Escolar. En este caso en la pantalla del Anexo XI específico de ese periodo de la justificación aparecen, como en el Anexo XI general del ejercicio económico, los campos de miembros y votos del consejo escolar. En caso contrario, estos campos desaparecen de la pantalla al crear el Anexo XI del periodo.
- Una vez finalizado el periodo de Justificación, los remanentes generados pierden su afectación y pasan a la partida de Gastos de Funcionamiento Ordinarios. Si está marcado quiere decir que al finalizar el periodo, los remanentes (si los hay) pueden usarse para cualquier fin que estime el centro. Esto no suele ser lo habitual.
- Se permite imputar el remanente negativo de un período de justificación a la partida de gastos de funcionamiento ordinarios del ejercicio en el que se incluye dicho período. Si esta marcado podemos gastar de nuestros gastos de funcionamiento en los fines de la justificación. Hemos gastado más de lo ingresado para el periodo y lo asumimos de gastos de funcionamiento ordinarios.
- Centros de titularidad pública. Una vez finalizado el periodo de Justificación, los remanentes generados deben ser devueltos a la Tesorería de la Consejería de Hacienda. En caso de estar marcado, hay que devolver los remanentes a la Tesorería de la Consejería de Hacienda.
- Centros de titularidad privada. Una vez finalizado el periodo de Justificación, los remanentes generados deben ser devueltos a la Tesorería de la Consejería de Hacienda. Ídem para centros privados.
- Debe validarse en Delegación Provincial/ Servicios Centrales. Estos dos campos indican quién participa en la validación del Anexo XI específico de la justificación.
- Señale aquí si este periodo de justificación está financiaciado con fondos europeos o fondos del Ministerio. Sí, tendremos que hacer una tramitación ORDINARIA del contrato, No, tendremos que hacer una tramitación SIMPLIFICADA del contrato. Más info en "Tramitación SIMPLIFICADA o tramitación ORDINARIA de un contrato" en esta página.
- Fecha inicio/Fecha fin. Salvo excepciones, los ingresos y gastos entre esas fechas son los que se justifican en el Anexo XI específico al final de este periodo. Puede ocurrir que un ingreso se reciba algo fuera de estas fechas.
IMPORTANTE, estos datos son de cada periodo. Dentro de una misma justificación, un periodo puede tener datos distintos, y por tanto funcionar de modo distinto que el anterior o posterior.
Borrar
Se puede borrar la justificación si no tiene ningún periodo asociado a En cuyo caso aparece el siguiente mensaje.
Datos de la Justificación Específica
Muestra información sobre la justificación.
Personal Responsable
Desde esta opción se consultan las personas asignadas desde Servicios Centrales encargadas de realizar la gestión, aprobación y validación de la justificación seleccionada.
Subcuentas asociadas
Esta información viene dada por defecto en el sistema, desde Servicios Centrales. Cada una de las justificaciones puede tener asociadas subcuentas de ingresos y de gastos. Cuando introducimos en Séneca un ingreso o gasto de una justificación específica concreta, ese asiento sólo se puede asignar a una subcuenta de las que aparecen en esta pantalla. Recordemos que las define la Consejería.
Motivos de rechazo del Anexo XI específico
Al seleccionar en el menú emergente esta opción, nos aparecerá una nueva pantalla conteniendo el listado de posibles motivos de rechazo asociados a la misma.
Esta información es de gran utilidad. Nos orienta y sirve a modo de checklist o lista de comprobación de los requisitos a cumplir, verificar.
Justificaciones específicas que SÍ requieren aprobación del CE:
- PROA
- PREX
- Escuelas Deportivas
- Impulsa 3
- Planes de Compensación Educativa
- PROA+ Transfórmate
- Ciclos Formativos
- Gastos funcionamiento de seguimiento de FCT (Formación en Centros de Trabajo)
Justificaciones específicas que NO requieren aprobación del CE:
- Programa de Gratuidad de Libros de Texto (PGLT)
- Impulsa
- Pacto de Estado Contra la Violencia de Género
- Participación en Comunidades Educativas
- Programa de Refuerzo Educativo y Deportivo en periodo estival
Anexo XI específico SIN aprobación del Consejo Escolar
Anexo XI específico CON aprobación del Consejo Escolar
Requisitos para que el anexo sea validado:
- Se debe especificar el motivo de la diferencia entre el "Total de miembros del Consejo Escolar en la fecha de su constitución" y el "Total de miembros del Consejo Escolar en la fecha de celebración de la sesión" (jubilación, paso a otro centro...) cuando el segundo sea inferior al primero.
"El número total de miembros que componen el CE en la fecha de su constitución (16) no coincide con el número total de miembros que componen el CE en la fecha de celebración (15) porque:
D XXXXXXXXX y Dª XXXXXXXXX (padres/madres) ya no pertenecen al Consejo al haber terminado sus hijos 6º de primaria y ser sustituidos por una única suplente (Dª XXXXXXXXX)
El número de miembros que componen el CE (15) no coincide con el número de asistentes (13) porque:
Dª XXXXXXXXX (padres/madres) y Dª XXXXXXXXX (Ayuntamiento) no acudieron al Consejo por motivos laborales"
- Se debe aprobar por mayoría absoluta del total de miembros del Consejo Escolar en la fecha de celebración de la sesión, o sea, la mitad más uno. Como ejemplo, si son 21 (la mitad sería 10.5) se necesitarían 12 votos a favor (no 11).
- La "fecha certifica" debe ser posterior a la fecha de celebración del Consejo Escolar.
- Los gastos no pueden ser superiores a los ingresos.
- Evidentemente, no se debe generar hasta que no se hayan finalizado los pagos a las empresas. Si existe alguna incidencia de pago pendiente con Consejería, deben esperar a recibir este pago para poder generar el anexo.