Esta pantalla (Gestión económica 🡪 Actividad económica 🡪 Generación de Ficheros 🡪 Ficheros Bancarios 🡪 Gestión de Cuentas Corrientes)se utiliza para grabar y gestionar las cuentas corrientes de los miembros de la comunidad educativa (personal, alumnado o tutores legales del alumnado) que se utilizarán en los siguientes asientos de pago:
Pagos a miembros de la comunidad educativa
Dietas y desplazamientos
Dietas y desplazamientos Erasmus
Pago de becas y AITE
Anticipos de caja
Anticipos Erasmus
Pago alumnado Erasmus
Las cuentas corrientes que aquí se graben (y que se pueden copiar de un ejercicio a otro), aparecerán automáticamente al introdicur el NIF del personal, alumnado o tutores legales del alumnado en ese tipo de asientos.
Hay que tener en cuenta que si introducimos el NIF de algún tutor legal, de personal o de alumnado del centro en otro tipo de asiento distinto a los mencionados, no se usa esta cuenta corriente introducida en esta opción de menú. Por ejemplo: los tutores legales de un alumno/a es son titulares de un negocio con el que el centro tiene relación comercial. Si compramos algo en este negocio, al introducir la factura con esta persona como beneficiario, no va a leer la cuenta corriente de esta pantalla de "Gestión de cuentas corrientes".
En la pantalla de la factura hay que introducir la cuenta corriente de esta persona para el pago de la misma. En ese momento esta persona queda grabada como un proveedor y en la pantalla de proveedores estará la cuenta corriente introducida en la factura porque al tutor legal del alumno del centro se le está tratando como un proveedor.
Es decir, se tiene a esa persona en dos pantallas distintas y en cada una tiene una cuenta corriente, pudiendo tener ambas iguales o una cuenta corriente en una pantalla (Gestión de cuentas corrientes) y otra v distinta en la otra pantalla (proveedores).
Cuadernos de transferencias Q34
El cuaderno de transferencias Q34 (también llamado órdenes de pago Q34) consiste en ir acumulando facturas ya asentadas en Séneca, hasta que decidimos enviarlas al banco ("manualmente" o usando "Editrán") para su abono.
Es una remesa de facturas que, cuando nosotros decidimos, envçiamos al banco para que sean pagadas todas a la vez. Se genera un fichero con la información de las facturas introducidas para que una vez entregado dicho fichero al banco éste proceda al pago de las facturas.
Una vez cargadas todas ellas en la cuenta corriente, cuando marquemos el Q34 como "abonado", el sistema introduce automáticamente la fecha de pago en todas las facturas que forman parte del cuaderno de transferencia. Es comodísimo!!!!!
Hay dos modos de transmitir el fichero al banco:
"Manualmente". Generar en Séneca un fichero con el lote de facturas y entregarlo manualmente al personal de la oficina bancaria para que ellos carguen el fichero. Se puede llevar en un pen-drive
“Editrán”. Quien hace el envío es Séneca mediante una conexión con el sistema informático de la entidad bancaria.
Todo el proceso desde la creación de cuadernos Q34, la inclusión de las facturas, etc... hasta el momento del envío a la entidad bancaria, es exactamente igual, sea usuario del protocolo Editrán o no lo sea. La única diferencia de la gestión de los cuadernos está en el envío.
Gestión en Séneca
Para crear un cuaderno de transferencias entramos, con el perfil de gestión económica, en la opción de menú Gestión económica 🡪 Actividad económica 🡪 Generación de Ficheros 🡪 Ficheros Bancarios 🡪 Órdenes de pago Q34.
Para crear uno nuevo pulsamos el botón "nuevo".
En la pantalla "Detalle Cuaderno Transferencia" debemos completar:
Nombre de fichero: Sólo es obligatorio cuando el método utilizado no es el Editran.
Fecha de abono: Aquí se debe indicar la fecha en la que se desea que la entidad bancaria abone las facturas asociadas a este cuaderno. La fecha de abono es obligatoria a la hora de generar el cuaderno.
Descripción: Es un breve texto para identificar el cuaderno.
Una vez dado de alta el cuaderno, aparece en la relación de "Cuadernos de transferencia" con el estado de ACTIVO, y ya está listo para asociarle las facturas pendientes de pago que constan en el sistema.
Al pulsar sobre los cuadernos aparece un menú con un conjunto de opciones que estarán o no habilitadas, en función del estado de los cuadernos.
Estas opciones están disponibles en ambos métodos de envío de los cuadernos al banco, pero algunas de ellas pueden provocar acciones distintas si se es usuario de Editran o no.
Las opciones son:
Detalle: se accede a la pantalla edición para ver los datos del cuaderno cuando se creó. Algunos pueden ser modificados.
Añadir facturas: desde aquí se pueden incluir o quitar facturas al cuaderno. El sistema nos presenta todas las facturas candidatas a ser incluidas, por lo que sólo es necesario seleccionarlas marcando el campo “añadir”.
Generar cuaderno: una vez asociadas las facturas se puede comenzar el proceso de envío del cuaderno al banco. Este proceso es diferente dependiendo de si se usa Editran o no.
Volver a activar: tras generar el cuaderno puede surgir alguna eventualidad que nos obligue a volver a comenzar.
Confirmación del abono: una vez enviado el cuaderno al banco, cuando se tenga constancia de que las facturas están cargadas en la CC hay que pasar el cuaderno a estado abonado de forma que los asientos vinculados al cuaderno quedan como pagados.
Borrar: se puede usar mientras el cuaderno esté activo.
Suprimir abono: para protocolo No Editran. Se cancela de forma masiva la confirmación de abono de todas las facturas vinculadas al cuaderno.
Regenerar abono: Tras suprimir el abono, con esta opción, se ratifica otra vez el abono del cuaderno y de todas las facturas asociadas al mismo.
Si no somos usuarios de Editran
Pulsamos la opción de "Generar cuaderno".
Se abrirá una ventana de descarga de archivos en la que se pide guardar el fichero en el disco duro.
Junto a este fichero debemos enviar un PDF (firmado por los dos claveros) que contendrá la misma información que el cuaderno. Lo obtendremos desde la aplicación en el menú: Documentos / gestión económica / Ficheros bancarios / órdenes de pago (Q34).
Hecho esto el Q34 deja de tener el estado ACTIVO y pasa al de ENVIADO.
Una vez abonadas las facturas asociadas a ese cuaderno entraremos en la pantalla "cuadernos de transferencia", pinchamos sobre el cuaderno y en el menú emergente seleccionaremos la opción "confirmación del abono".
Si somos usuarios de Editran
Pulsamos la opción de "Generar cuaderno".
En este método de envío "Editran" el cuaderno es enviado automáticamente por Séneca.
Con esta opción se genera un PDF desde el apartado "documentos de Séneca" con todas las facturas del cuaderno, pasando al estado "PENDIENTE DE FIRMA".
Se pasa a la bandeja de firmas del primer clavero y una vez firmado pasa automáticamente a la bandeja del segundo clavero.
El cuaderno pasa al estado de "FIRMADO" y durante la noche posterior pasa a la Consejería de Hacienda que, a su vez, lo pasa al banco.