Hace un par de cursos me propuse dejar de imprimir tanta cantidad de documentos como requiere la gestión económica (facturas, contratos menores, documentos de conformidad, órdenes de pago, justificantes bancarios de los pagos), por varias razones:
- porque existe la posibilidad de adjuntar toda esta documentación a cada asiente de Séneca
- porque la mayoría de las facturas que nos entran son electrónicas
- porque siempre falta espacio en los archivos de los colegios para guardar tanto papel
- por el medio ambiente
- por el ahorro de papel que supone
Voy a ver si soy capaz de explicaros cómo lo hago yo (que no quiere decir que sea la mejor manera pero si queréis reducir la cantidad de papel que conlleva la gestión económica, podéis probar):
Paso 1: Comprobar la factura
Lo primero que hemos de hacer cuando recibimos una factura -ya sea digitalmente, en papel o a través de Séneca-, es comprobar que cumple con todos los requisitos legales y, si no es así, contactar con el proveedor para que la modifique y rechazar la recibida.
Datos que ha de tener cualquier factura (electrónica o no) para que la demos por válida:
Paso 2: Dar entrada a la factura
Este paso nos lo podemos saltar si la factura es electrónica y la recibimos a través de la bandeja de facturas-e de Séneca, puesto que ya cuentan con una fecha de entrada.
Si la factura no es electrónica, hemos de darle registro de entrada en el centro para cumplir con el Decreto de garantía de pago.
Paso 3: Memoria justificativa del gasto
Cada factura supone un contrato menor entre el centro y el vendedor, y debe ir acompañada de una MEMORIA JUSTIFICATIVA DEL GASTO que certifique que se está cumpliendo la normativa vigente.
Existe un modelo de contrato menor, cortesía de D Carlos Manuel Tapia Agredano, secretario del CEP de Córdoba, al que yo he añadido un último párrafo que dice:
"(...) y cabe señalar que esta memoria justificativa sirve para todas las facturas presentadas por este proveedor, por importe y concepto igual o similar al del presente, durante el presente ejercicio económico."
Con este añadido, en mi opinión, no sería necesario hacer más memorias justificativas para ese CIF en el presente ejercicio económico, con lo que nos ahorraríamos algo de trabajo y de tiempo.
A continuación os dejo un pequeño vídeo sobre cómo agilizar el proceso gracias a una plantilla de documentos de Google y una hoja de cálculo de Google vinculada al documento, cortesía de D Raúl Márquez, secretario del IES Gran Capitán de Córdoba.
A continuación os dejo los archivos necesarios para poder automatizar el proceso de realizar las memorias justificativas de gasto para las facturas. Simplemente tenéis que pinchar en los enlaces y se os hará una copia en vuestro Drive del documento de Google (que hace las veces de plantilla) y la hoja de cálculo de Google vinculada (en la que introduciréis los datos de vuestras facturas).
Plantilla de documento de Google
Plantilla de hoja de cálculo de Google
Paso 4: Configurar Autocrat
A continuación vamos a ver cómo configurar el complemento Autocrat que se menciona en el vídeo del paso anterior y que permite cruzar los datos que nosotros introducimos en la hoja de cálculo de Google, con la plantilla (de justificación del gasto o de documento de conformidad) que tenemos en el documento de Google y que nos creará un PDF que podremos subir a Séneca para ser firmado por la Directora.
Vuelvo a dar las gracias a D Carlos Manuel Tapia Agredano, secretario del CEP de Córdoba por la plantilla Memoria justificativa del gasto, y a D Raúl Márquez, secretario del IES Gran Capitán de Córdoba por la hoja de cálculo de Google y por enseñarme a configurar Autocrat.
Para terminar, recordar que la configuración de Autocrat habría que repetirla con la hoja de cálculo del paso 5 (Documento de conformidad)
Paso 5: Documento de conformidad
De manera muy similar a la Memoria del contrato menor hay que crear un DOCUMENTO DE CONFORMIDAD para cada factura. Ese documento de conformidad es la aprobación del gasto por parte de la Directora (que es la responsable última de la gestión económica).
El documento de conformidad de una factura electrónica se crea simplemente pulsando sobre la opción Generar Doc. Conformidad, que aparece al hacer clic sobre una factura electrónica.
Una vez se genera el documento, lo buscaremos en Documentos solicitados, pulsaremos sobre Enviar a la bandeja de firmas y llegará a la bandeja de firmas de la Directora.
El documento de conformidad de una factura NO electrónica se puede crear de manera análoga a como hemos creado la memoria del contrato menor y que podemos ver en el siguiente vídeo.
A continuación os dejo los archivos necesarios para poder automatizar el proceso de realizar los documentos de conformidad para las facturas. Simplemente tenéis que pinchar en los enlaces y se os hará una copia en vuestro Drive del documento de Google (que hace las veces de plantilla) y la hoja de cálculo de Google vinculada (en la que introduciréis los datos de vuestras facturas).
Plantilla de documento de Google
Plantilla de hoja de cálculo de Google
Paso 6: Añadir la factura a un cuaderno de transferencias Q34
El siguiente paso es añadir la factura revisada, aceptada y conformada a un cuaderno de transferencias Q34. Para hacer esto posible hay que tener en cuenta que:
- El cuaderno de transferencias Q34 tiene que estar creado
- La factura tiene que tener fecha de conformidad o no se podrá añadir
- La factura tiene que tener grabado un número de cuenta al que hacer la transferencia de pago.
Vamos a ver cómo hacerlo con un ejemplo:
Paso 7: Generar el cuaderno de transferencias Q34 y enviarlo al banco
Cuando hemos añadido al cuaderno de transferencias Q34 todas las facturas que queremos pagar con él, hay que entrar en DETALLE y grabar la fecha de envío al banco y esperar a que Séneca y el banco (Cajasur en mi caso) se entiendan.
Paso 8: Adjuntar la documentación a las facturas de Séneca
Una vez que el cuaderno de transferencias Q34 ha sido enviado al banco y pagadas las facturas, sólo queda marcarlas como pagadas en Séneca (ver paso 8) y guardar toda la documentación correspondiente a las facturas.
Para disminuir el uso de papel, lo que yo hago es unir toda la documentación de la factura -factura, contrato menor (si es la primera factura que recibo de ese proveedor en el ejercicio económico), documento de conformidad, orden de pago Q34 y comprobante del pago facilitado por el banco (en mi caso, Cajasur)- en un sólo documento PDF y subirlo a Séneca en el asiento correspondiente, de manera que siempre está disponible en Séneca.
Yo uno los diferentes documentos con el programa Acrobat PDF Professional en un sólo documento, pero también se puede hacer en la página web I love PDF o bien subir los 5 documentos por separado, uno por uno (aunque yo creo que esto lleva más tiempo que unirlos y subir un único documento).
Paso 9: Grabar el asiento como pagado
El último paso es marcar en Séneca como pagadas las facturas enviadas al banco en el cuaderno de transferencias Q34 y el sistema se encargará él solito de ponerles la fecha de abono y de quitarlas de los asientos NO PAGADOS.
