Debido a la importancia que tienen y a que son los movimientos con los que más habitualmente trabajan los secretarios, a las facturas se les dedica esta página exclusiva.
Las facturas pueden ser:
Factura no electrónica
Este tipo de factura es el documento normal que acredita la operación comercial, a efectos contables y fiscales.
Son las que recibimos en papel, por correo electrónico o con la mercancía que nos llega al centro.
Hay que darles registro de entrada en el centro para que empiecen a contar los plazos del decreto de garantía de pagos.
Hemos de grabar en el asiento correspondiente todos los datos de la factura, con lo que la responsabilidad de los datos grabados recae sobre nosotros.
Hemos de crear a mano el documento de conformidad de estas facturas.
Ocupan espacio físico en el archivo del centro
Según el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, hay una serie de datos que ha de tener cualquier factura (electrónica o no) para que la demos por válida:
Factura simplificada
Son resúmenes de facturas normales en las que se pueden omitir determinados campos de las facturas normales.
Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2013 el nuevo Reglamento de Facturación aprobado en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, se potencia la figura de la factura simplificada en detrimento del tícket, que ya no se aceptará en ningún caso como documento contable justificativo de un gasto.
Se podrá expedir éste tipo de factura en los siguientes casos:
Cuando su importe no exceda de 400€ IVA incluido.
Cuando su importe no exceda de 3.000€, IVA incluido, y se trate de algunos de los supuestos respecto de los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tiques en sustitución de facturas (por ej. ventas minoristas; servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías; ventas o servicios en ambulancia; ventas o servicios a domicilio del consumidor, servicios telefónicos, servicios de peluquería..., utilización de autopistas de peaje y las que la Dirección General de Hacienda autorice).
Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Actividades que pueden emitir factura simplificada:
Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregado.
Ventas o servicios en ambulancia.
Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
Transportes de personas y sus equipajes.
Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
Servicios telefónicos en cabinas telefónicas de uso público.
Servicios de peluquería e institutos de belleza.
Utilización de instalaciones deportivas.
Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
Alquiler de películas.
Servicios de tintorería y lavandería.
Utilización de autopistas de peaje
Una factura simplificada tiene que reflejar todos y cada uno de los datos que se enumeran a continuación:
Número, y en su caso, serie.
Fecha de expedición. Fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de la expedición de la factura.
Nombre y apellidos o denominación social completa y NIF del expedidor.
Identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados.
Tipo impositivo aplicado, con opción de consignar adicionalmente la expresión “IVA incluido” (Especificación de la base imponible correspondiente a cada operación cuando sebapliquen distintos tipos).
Contraprestación total.
Para que puedan ser consideradas facturas a efectos de deducción del IVA, deberá añadirse adicionalmente por parte del emisor de la factura el NIF y el domicilio del destinatario.
Factura rectificativa
Se utilizan para corregir una o varias facturas ordinarias emitidas anteriormente por haberse producido devoluciones de productos o prestaciones de servicios cobradas pero no realizadas, por ejemplo.
Factura recapitulativa
Estos documentos se utilizan para agrupar facturas de un período concreto. Para que sean válidas fiscalmente, deben anularse las emitidas anteriormente.Escriba su contenido...
Factura electrónica
Estas facturas ya no se emiten en soporte físico (papel), sino que son documentos electrónicos que contienen la información necesaria impuesta legalmente para la emisión de cualquier tipo de factura.
Son las que nos entran directamente a la "bandeja facturas-e" de Séneca y son mejores para nosotros como secretarios por las siguientes razones:
Ya llevan registro de entrada en el centro, con lo que nos ahorramos dárselo nosotros.
El proveedor ha grabado todos sus datos en FACe, con lo que la responsabilidad de los datos grabados recae sobre él, limitándonos nosotros a la comprobación de los mismos
Séneca te facilita el documento de conformidad de estas facturas mientras que el de las NO electrónicas debes hacerlo tú "manualmente"
No ocupan espacio físico en el archivo del centro
Factura proforma
Este tipo de documento constituye una oferta, indicando exactamente cómo será la factura tras la prestación del servicio o la venta de bienes. No se consideran facturas válidas a nivel contable ni fiscal y deben incluir la fecha máxima de validez de la misma.
Copia de factura
La emite el prestador de servicios o vendedor con los mismos datos que la factura original, pero con la indicación de “COPIA” para distinguirla de la original.
Duplicado de factura
Se utiliza para que el receptor disponga de una copia de la original en el caso de pérdida de la misma. Debe contener los mismos datos que la original.
En caso de realizar una compra de más de 600€ debemos asegurarnos si la empresa tiene obligación de facturar electrónicamente o no para gestionar esa forma de facturación y no llevarnos sorpresas.
Como norma general, tanto para las electrónicas como para las no electrónicas, el pago será posterior a la entrega de la obra o suministro o a la prestación del servicio salvo supuestos excepcionales en los que, en aplicación de los usos habituales del mercado, el pago se haga previamente. Ejemplos: la suscripción a revistas o publicaciones, contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas.
Se pueden hacer pagos parciales de un contrato por bienes recibidos o servicios prestados, teniendo cada pago una factura diferente, todas asociadas al mismo contrato (ejemplo: contrato de fotocopiadora que se va pagando mensualmente).
Los pagos ordenados con cargo a la cuenta corriente se realizarán (tanto para las facturas electrónicas como para las no electrónicas), preferentemente, mediante transferencias bancarias a la cuenta indicada por el proveedor en la factura o en su defecto por escrito. En aquellos casos en que sea imprescindible la utilización del cheque como medio de pago deberá ser, en cualquier caso, nominativo, ir firmado por los dos claveros y guardar fotocopia de los cheques (para las posibles auditorias).
Para el abono directo de pequeñas cuantías los centros docentes podrán disponer de efectivo en caja, con un saldo máximo de 600€.
Curso Gestión Económica (182115GE006)
Decreto de garantía de pagos
Todas las facturas que se reciben en el centro están sujetas al Decreto 5/2017, de 16 de enero, que establece el plazo máximo de que disponen los centros educativos para pagar las facturas recibidas.
Cuando un proveedor entrega una factura o justificante de pago al centro, esa fecha de entrega es la "Fecha de entrada".
A partir de ese momento se dispone de 30 días máximo para examinar la factura y comprobar que no falta ningún dato y que el importe es el que corresponde con el bien o servicio adquirido. Esta operación se denomina “conformidad” (se está dando el vºbº a la factura), y la fecha en que se hace esa comprobación se graba en el campo "Fecha de conformidad". Séneca genera un documento de conformidad para las facturas electrónicas mientras que, para las facturas no electrónicas, hay que hacer el documento de conformidad "a mano" o que la dirección del centro firme y selle la factura como prueba del vºbº.
A partir de ese día se inicia un nuevo contador, el plazo de pago. Se ha de pagar la factura como máximo a los 20 días desde la conformidad de la misma.
Alguna pantallas de Séneca no tienen la fecha conformidad. No pasa nada, no hay que preocuparse. No todos los bienes o servicios que se reciban están incluidos en esta norma. Quiere decir que esa operación (asiento) no está sujeta al Decreto de Garantía.
A partir del momento en que se introducen las facturas en Séneca se pueden recibir, de diferentes modos, avisos de que está próximo a incumplir o ya se ha incumplido el decreto de garantía en una factura concreta. Este mensaje no es de Séneca, se recibe de los sistemas de control en materia de ingresos y pagos de la Junta de Andalucía. Cada noche el sistema envía los datos de los asientos de Séneca a la Consejería de Economía, Hacienda y Fondos Europeos. Estos sistemas, en función del tipo de gasto y en función de la subcuenta a la que asocie la factura, analizan si está afectada por el Decreto de Garantía y en ese caso estudia las fechas afectadas (entrada, conformidad y pago) y como resultado de dicha comparación puede avisar de que se está a apunto de imcumplir la norma o ya se incumplido.
¿Cuál es la consecuencia de no cumplir el Decreto de garantía de pagos y no pagar en el plazo establecido?
En 1er lugar, se perjudica al proveedor.
En 2º lugar, el proveedor afectado puede dirigirse a la administración y pedir un justificante de que su factura no ha sido pagada en plazo. Con ese justificante y la factura se puede ir a una entidad bancaria y cobrarla. Mediante la conexión de Séneca con los sistemas de control mencionados en materias financiera de la Junta de Andalucía, esa factura se bloquea en el sistema y ya no puede ser pagada por el centro para que no se pague dos veces. Ese pago lo hace la Junta de Andalucía y posteriormente cobra la factura al centro o la detrae de futuros pagos.
Al objeto de dar cumplimiento a lo previsto en el Decreto de garantía de pagos se indica que:
En ningún caso desde los centros se pueden contraen obligaciones que superen los importes presupuestados como ingresos. Igualmente esta restricción es aplicable a cada una de las justificaciones específicas (es decir, como regla general no se contraen obligaciones que superen el importe de los ingresos correspondientes a una justificación concreta salvo que aquella permita tener remanentes negativos que, en cualquier caso, son necesariamente cubiertos con los gastos de funcionamiento ordinarios o ingresos propios que el centro obtenga en ese ejercicio). Hechas estas consideraciones, se debe efectuar el abono de todas las facturas a las que se haya dado conformidad, con independencia de que, en su caso, se hayan recibido los fondos de la justificación específica a la que correspondan las mismas.
Se recuerda que la fecha de entrada que debe consignarse al grabar facturas que no son electrónicas es la de presentación en el centro, no la fecha de emisión.
Se reitera la necesidad, previa al pago de cualquier factura, de grabar el correspondiente asiento o efectuar la tramitación de las facturas electrónicas.
De esta manera, no se producen errores en la consignación de las fechas de entrada, conformidad y pago. Asimismo, esta actuación permite evitar la tramitación de facturas en papel que deban ser emitidas electrónicamente.
Facturas NO electrónicas
Se utiliza el asiento “Facturas” para registrar los pagos y las obligaciones contraídas por el centro con los proveedores.
Este tipo de asiento, que es el más usual, se utiliza para registrar las facturas ordinarias (las que nos presenta el proveedor en formato de papel). No se graban en Séneca con este tipo de asiento:
las facturas de un proveedor extranjero (tienen un tipo de asiento no predefinido específico)
las facturas electrónicas (tienen su opción de menú específica).
Se encuentra en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos 🡪 Gastos 🡪 Facturas
A continuación, vamos a ir desgranando lo más significativo de cada apartado.
Datos del asiento
Código: es un valor único que identifica cada asiento. El formato del código es de letras, números o ambas cosas a la vez. No se puede asignar el mismo código a dos asientos distintos. Si cometemos ese error, Séneca nos avisa para que cambiemos el código.
Lo habitual es asignar un número a cada asiento e incrementando el valor consecutivamente. Esta labor puede ser tediosa, porque cada día después de trabajar se ha de anotar el último código usado para comenzar por el siguiente al otro día. Si además están trabajando varios compañeros en la gestión económica, la labor de coordinación necesaria complica este trabajo.
Por estas razones, Séneca permite que el código del asiento salga automáticamente si, previamente, lo hemos configorado en Gestión Económica 🡪 Configuración 🡪 Parámetros de la gestión 🡪 Generales 🡪 Generar Código de Asiento 🡪 S. De esta manera, el código de asiento lo pone el sistema y ya no hay porque preocuparse de la asignación de código único a cada asiento (facturas, ingresos de la Consejería, etc...). El formato del código que oferta Séneca es: tres primeras letras identificativas del tipo de asiento (‘FAC’ = Factura, ‘ING’ = Ingreso al centro etc.) una barra seguido del primer año del ejercicio económico seguido de una barra y la secuencia anterior con varios dígitos, por ejemplo ‘FAC/2024/0001’.
Fecha de factura: es la fecha que el proveedor pone en la factura.
Fecha de entrada: es la fecha en que se recibe la factura en el centro.
Fecha de conformidad: es la fecha en que, ya en el centro, se examina la factura y se comprueba que es correcta, tanto en lo que se refiere a los importes como a que no falte ningún dato obligatorio en la misma. Tenemos 30 días, contados a partir de la fecha de entrada, para dar conformidad a la factura y grabar la fecha en este campo.
Si nos excedemos de los citados 30 días para dar conformidad a la factura, se recibe un aviso en Séneca:
Concepto: en este apartado debe quedar claro qué se está pagando. El artículo 11 de la Orden de 10 de mayo de 2006 establece que en el apartado "Concepto" haya una "Sucinta referencia al gasto, nombre del perceptor y número de la factura o del comprobante", por tanto, debería ser algo como en sigue "Material de papelería/proveedor/0001".
Proveedor
Número de factura: cumplimentarlo tal y como viene escrito en la factura de papel, para evitar introducir en Séneca una factura dos veces. Si se rellena el campo con algún espacio o carácter especial puede ocurrir que esa factura se introduzca dos veces y al ser números distintos el sistema no lo detecta.
NIF/NIE o CIF del proveedor: indicar los datos del proveedor de la factura que se está registrando. Se introduce el NIF/NIE o CIF, Séneca lo envía a un servicio de la Consejería de Economía, Hacienda y Fondos Europeos y se nos devuelve el nombre o razón social que corresponde. Si no aparece hay que ponerse en contacto con CAUCE para notificar el posible error, verificando antes que no nos hemos equivocado al grabar el NIF/NIE o CIF de la factura.
Cuando se introduce el NIF/NIE o CIF del proveedor, el sistema hace varios comprobaciones:
Contratos: el sistema busca los contratos que se han introducido en Séneca para ese proveedor. Si no existe ningún contrato aparece el siguiente mensaje:
Es prescriptivo grabar un contrato en Séneca para facturas con un importe mayor a 5000 euros menos si la factura se corresponda a:
Facturas correspondientes al pago de cheque libros.
Facturas correspondientes al suministro de agua.
Facturas correspondientes a servicios recibidos a través de la Red Corporativa de Telecomunicaciones de la Junta de Andalucía (telefonía fija y móvil, accesos de datos,...)
En estos supuestos, hay que marcar el campo "La presente factura corresponde a una de las excepciones anteriormente citadas para la obligatoriedad de alta en el registro de contratos" o Séneca no deja grabarla.
Si hay que grabar un contrato para poder asentar la factura, lo podemos hacer en la ruta Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Contratos 🡪 Nuevo.Más info aquí.
Facturación electrónica: si se intenta grabar con este tipo de asiento una factura "en papel", el sistema comprueba si el proveedor es uno de los que están obligados a facturar electrónicamente (principalmente todas aquellas personas jurídicas que facturen a la Junta de Andalucía, globalmente, más de 5.000€) en cuyo caso da el mensaje correspondiente y no permite grabar. Quedan exceptuadas las facturas inferiores a 600€, aunque el proveedor esté obligado a facturar electrónicamente, que sí se pueden grabar. El sistema da un aviso y aceptando se puede proseguir.
Se puede saber por adelantado si un proveedor está obligado al entrar en la pantalla de la opción: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Información sobre proveedor. Al introducir el CIF un mensaje indica si está obligado o no.
Registro contable: si el proveedor es una persona física (tiene NIF) y además el importe del asiento es superior a 5.000€, el asiento es registrado en el Registro Contable de la Junta de Andalucía. Mientras no sea registrada, la factura no se puede poner como pagada. Aparece un mensaje en el que se advierte que han de comprobarse determinados datos de la factura y marcar en un campo donde se comunica que dichas comprobaciones se han efectuado. El campo a marcar es "Datos validados por el director previo al registro"
Esa operación la hace el sistema. De noche esa factura, y todas las demás introducidas durante el día se envía a la Consejería de Economía, Hacienda y Fondos Europeos, al sistema de Información denominado "Centro Único de Obligaciones de la Junta de Andalucía" y desde éste se envía al Registro contable. Una vez registrada la factura se comunica en sentido contrario el nº de registro hasta grabarse en Séneca. A partir de ese momento ya se puede poner la factura pagada. Tarda de 24 a 48 horas. Se sabe que la comprobación ha concluido porque al entrar en la pantalla de la factura, el mensaje anterior desaparece y los campos relativos al pago se habilitan para poder ser cumplimentados.
Embargos: Cuando se introduce el NIF/NIE o CIF, el sistema comprueba si el proveedor está embargado. Esta información es facilitada por la Consejería de Economía, Hacienda y Fondos Europeos. Si el proveedor está embargado, el sistema presenta el mensaje correspondiente y fija la CC donde ha de pagarse la factura. No se puede poner la CC del proveedor. En la rutaGestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Información sobre proveedor, introduciendo su NIF/CIF o buscando por Nombre/Razón Social, sabremos si el proveedor está obligado a facturar electrónicamente, la fecha de inicio de la obligatoriedad de la facturación electrónica o si se encuentra embargado.
Documentos de la factura
Permite buscar la factura en el registro de entrada del centro (para ello, obviamente, tendremos que haberle dado registro de entrada previamente) y asociarla al asiento o adjuntarla como documento PDF o imagen. De esta manera se ahorra papel y no se pierde.
Suplido
El suplido es la persona física o jurídica que será quien cobre el importe de la factura en lugar del proveedor.
En esta parte del asiento se introduce el DNI de la persona que ha comprado y pagado algo para el centro. Automáticamente, apareceran sus datos personales y su CC (si previamente está grabada en Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Generación de Ficheros 🡪 Ficheros Bancarios 🡪 Gestión de Cuentas Corrientes). Si no, introducimos su CC "a mano".
Cuando se indica el suplido, si el cobro lo va a hacer mediante transferencia, aunque en el apartado de proveedor indiquemos su CC, ésta no se tendrá en cuenta y la transferencia se hará a la del suplido. De no haberse indicado no se podrá realizar el pago.
OJO, si el proveedor estuviese embargado, no se le podría pagar la factura al suplido porque habría que abonar la factura a la CC del organismo embargante.
Contratos
Como en el apartado "Proveedor" ya se ha grabado el NIF/NIE o CIF del proveedor, en el desplegable aparecerán disponibles todos los contratos que previamente se hayan grabado con ese proveedor en Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Contratos 🡪 Nuevo.Más info aquí.
Cuentas bancarias
Se introduce la CC del proveedor para el pago de la factura.
Esta CC se puede introducir a la hora de grabar la factura o previamente en la pantalla de proveedores (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores 🡪 Proveedores). Una vez introducida la CC, aparece en las siguientes facturas del mismo proveedor sin necesidad de repetir la misma operación en cada factura.
Si el proveedor siempre cobra por CC, se puede marcar la CC como "predeterminada" para agilizar. Si no se marca así, al grabar sucesivas facturas del mismo, el sistema propone la CC para el pago de la misma, pero esa propuesta la tiene que confirmar el usuario en cada factura. Si se confirma, ésta se paga con la CC y si no se confirma no se paga la factura en dicha CC.
Si se marca como “predeterminada”, que suele ser lo habitual y conveniente, en las distintas facturas del mismo proveedor que se introduzcan en adelante, el sistema la tendrá en cuenta y el usuario que está grabando no tiene de preocuparse de indicarla.
Se pueden grabar varios números de CC con la opción "+ Añadir nueva cuenta"
Importe
Se copian el importe, base imponible e IVA repercutido que tenemos en la factura.
Puede ocurrir que en una factura se abonen varios artículos y tengan distintos porcentajes de IVA. En ese caso, usando el botón “Añadir desglose” se pueden introducir las líneas necesarias para grabar un artículo en cada línea o usar una línea por cada uno de los tipos de IVA que consten en la factura. Con el icono borrar se pueden eliminar líneas.
Ejemplo. Supongamos que tenemos artículos de farmacia a los que se aplica el 4%, el 10% y el 21% de IVA y el importe total de estos artículos es de 117,26€.El apartado importe será como sigue:
Desglose por justificaciones/subcuentas de gasto
Indicar si la factura corresponde a gastos para una justificación específica. Puede haber justificación específica o no, en cualquier caso, siempre ha de especificarse una subcuenta. En una factura puede haber artículos correspondientes a justificaciones específicas y otros artículos que no lo son.
Incluso puede haber artículos de dos justificaciones distintas, junto con otros que no corresponden a ninguna justificación. Cada caso se ha de indicar por separado, para ello se indican en varias líneas distintas.
Se pueden incluir tantas líneas de desglose como se desee pulsando el icono de “Añadir desglose”, seleccionar la subcuenta del cargo de las que se muestran en el desplegable e incluir el importe. Una vez acepte la factura, estos datos quedarán grabados.
por banco: normalmente a traves de un cuaderno de transferencias Q34 (más info aquí)
por caja: con el dinero que hay en el centro y que nunca puede superar los 600€.
por anticipo: puede ser que un compañero compre un artículo para el centro y él mismo gestiona la compra, dirigiéndose al establecimiento e incluso pagando la factura. El dinero se entrega al compañero anticipadamente (con el tipo de asiento "Anticipo caja" y se asienta en Séneca. Cuando se recibe la factura, esta se introduce en Séneca y en los datos de pago se indica que se ha pagado mediante el anticipo. Si el anticipo se dio del banco, la factura se detraerá del saldo del banco. Ídem si el anticipo salió de la caja. Por tanto, finalmente, aunque se indique que la factura se ha pagado por anticipo, en la realidad la factura constará pagada de banco o caja, según del lugar de donde se tomó el anticipo.
Desglose en centros de gasto
Este apartado de la factura es totalmente voluntario de rellenar y se utiliza para controlar los gastos específicos por departamentos o el dinero que se lleva gastado en algún programa/proyecto que no tiene justificación espcífica (ejemplo: Escuela espacio de paz o Confort térmico). Pues bien, si la factura o parte de ella es para un departamento, o varios, en este apartado se detalla para cada centro de gasto qué importe de la factura corresponde.
Por defecto en la pantalla anterior nos aparecen 5 líneas de centros de gastos, pero si se necesitan algunas más solo tenemos que incluir el número que deseamos en el apartado “Número de centros de gastos” y estás quedaran habilitadas, en el desplegable puede seleccionar el centro de gastos que desee de los que se muestran en el desplegable e incluir el importe. Una vez acepte la factura, estos datos quedarán grabados.
Los diferentes centros de gasto los podemos crear en Gestión Económica 🡪 Configuración 🡪 Centros de Gasto
Otros
En la parte superior derecha del asiento hay una serie de botones disponibles para realizar otras operaciones.
Nueva factura rectificativa: en ocasiones, después de haber pagado una factura, el proveedor envía otra con una diferencia, positiva o negativa, porque la original estaba errónea. Como la pagada no se puede borrar, lo que se hace es entrar en la factura errónea, y pulsar el botón "Nueva factura rectificativa". Al hacerlo aparece una nueva pantalla para introducir los datos de esta nueva factura rectificativa. Ambas quedan internamente unidas, como si las facturas físicas hubiesen sido grapadas para que permanezcan juntas.
Documentación adjunta: este botón sirve para adjuntar al siento documentación, una memoria justificativa, el justificante bancario del pago, etc.
Vincular material inventariado: si la factura está asentada en una subcuenta del grupo de cuentas de material inventariable o inventario, aparece este botón. Con él se accede al inventario para vincular la factura con el material (que debe estar inventariado previamente) pagado con la factura. Hasta que no se haga esto, no se podrá marcar la factura como "pagada".
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, tiene la finalidad de agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes. Incluye medidas dirigidas a mejorar la protección de los proveedores entre las que se encuentra el impulso del uso de la factura electrónica en el sector público, así como la creación obligatoria, para cada una de las Administraciones Públicas, de puntos de entrada de facturas electrónicas para que los proveedores puedan presentarlas y lleguen electrónicamente al órgano al que corresponda su tramitación. La Orden de 29 de enero de 2015, establece los mecanismos para la implantación efectiva en la Junta de Andalucía.
Las facturas electrónicas emitidas por los proveedores se presentan en el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma de Andalucía (PUEF), para posteriormente ser remitidas, electrónicamente, al centro educativo.
Para acceder a la bandeja de facturas electrónicas seguimos la ruta Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Bandeja facturas-e. Aquí podremos ver todas las facturas electrónicas y/o solicitudes de anulación de facturas, que los proveedores hayan emitido al centro.
Llegados a este punto conviene recordar que:
hay una serie de proveedores que están obligados a facturar electrónicamente a la Junta de Andalucía
no se podrán grabar facturas en papel de proveedores obligados a facturar electrónicamente si el importe supera los 600€ (si el importe es inferior a 600€, cuando grabamos la factura de papel de un proveedor obligado a facturar electrónicamente, salta un aviso en Séneca, pero deja seguir).
No tenemos por qué saber si un proveedor está obligado a facturarnos electrónicamente ya que Séneca nos avisa cuando intentamos grabar una factura en papel. No obstante, si debemos conocerlo si nos dirigimos a un establecimiento a comprar un producto y queremos pagar directamente en el comercio, pues la factura que nos den con la compra, posteriormente, no se podrá grabar en Séneca si el proveedor estaba obligado a facturar electrónicamente.
Para saber de antemano si un establecimiento está obligado a facturarnos electrónicamente podemos entrar en la opción Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Proveedores🡪 Información sobre proveedor. En esta pantalla, mediante el CIF del proveedor/comercio nos informará de su obligación o no de facturar electrónicamente.
A continuación vamos a analizar la bandeja de facturas electrónicas. Se distinguen claramente 3 partes:
1 Avisos del sistema
Esta pantalla avisa si se tiene facturas incumpliendo el Decreto de garantía, destacando los asientos afectados. OJO, no siempre hay avisos del sistema, por tanto, esta parte de la bandeja de facturas electrónicas puede no verse en ocasiones.
El Decreto de garantía de pagos de la Junta de Andalucía, obliga a hacerlas efectivas en un plazo máximo:
A partir de la fecha de entrada de la factura en el centro, hay que dar conformidad a la factura antes de 30 días. Esa fecha en la que se revisa la factura y se da su conformidad tiene que grabarse en la factura.
A partir de esa fecha hay otros 20 días como fecha límite de pago.
Pues bien si está próximo a incumplir alguno de los dos requisitos expuestos o ya se han incumplido, nada más entrar a la bandeja de facturas electrónicas, en la parte superior de la misma, aparece el mensaje informando de ello.
La intervención del centro educativo ante facturas–e con alertas varía según el estado de las mismas:
Alertadel asiento
Estadode la factura-e
Acción a realizar por el centro
Vencimiento conformidad antes de “n” días
ó
Superado plazo de conformidad
Pendiente
El responsable de la gestión económica debe escoger el menú Generar Doc. Conformidad y enviar el documento de conformidad generado desde el menú Documentos solicitados a la bandeja de firma del director del centro, para que este dé su conformidad
Doc. Conformidad pendiente de envío
El responsable de la gestión económica debe enviar el documento de conformidad generado desde el menú Documentos solicitados a la bandeja de firma del director del centro, para que este dé su conformidad
Pendiente conformidad director
El director del centro debe dar su conformidad a la factura-e firmando el documento electrónicamente desde el menú Utilidades 🡪 Bandeja de Firma 🡪 Pendiente de firma
Vencimiento de pago antes de “n” días
ó
Superado plazo pago
Conformada
El responsable de la gestión económica debe escoger el menú Aceptar factura-e para acceder al detalle del asiento y completar la fecha de pago de la factura, una vez efectuado el pago de la misma
Cuando el centro actúa sobre estos asientos críticos, ya sean manuales o electrónicos, las alertas desaparecen y los asientos siguen su normal procedimiento.
2 Filtrado de facturas
Permite utilizar diferentes criterios de búsqueda para filtrar entre todas las facturas presentadas a fin de localizar algún documento en concreto. Cuando no hay establecido ningún criterio de filtrado, se presentan todas las facturas con independencia su estado.
Código DIR3 del centro: son 3 códigos que identifican de forma única al centro educativo a efectos de facturas electrónicas dentro del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (sistema de ámbito estatal que proporciona un Inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas/organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica-presupuestaria). El código DIR3 está formado por tres campos: Oficina contable, Unidad tramitadora y Órgano gestor y hay que facilitárselo a los proveedores para que puedan presentar las facturas electrónicas al centro.
Tipo de entrada: podemos elegir entre "Factura Electrónica", "Solicitud Anulación" o "Todas". Una anulación es una comunicación del proveedor para que anulemos una factura electrónica que nos ha remitido anterioriormente. La anulación tiene la referencia de la factura a la que anula.
Estado: de las facturas/solicitudes de anulación recibidas. Pueden estar:
Pendiente
Doc. Conformidad pendiente de envío
Pendiente conformidad director
Conformada
No conforme director
Rechazada
Anulada
Aceptada.
Número de factura
Facturas pendientes de mi gestión: si se marca "Ver solo mis facturas pendientes", se visualizarán solamente las facturas electrónicas pendientes de nuestra atención, y/o afectadas por el Decreto de garantía.
3 Bandeja de facturas
Muestra la relación de facturas electrónicas y/o solicitudes de anulación emitidas por los proveedores.
Cada factura o solicitud de anulación persenta un menú de opciones pinchando sobre ella.
Aceptar factura-e: se valida la factura grabando en Séneca el correspondiente asiento.
Rechazar factura-e: no estamos conformes con la factura y la devolvemos. La apodemos rechazar si aún no está aceptada.
Generar doc. conformidad: esta opción genera un documento (el de conformidad de la factura), que encontraremos en "Documentos solicitados". Desde ahí, hemos de enviarlo a la bandeja de firmas o firmar.
Volver a solicitar doc. de conformidad: permite volver a generar el documento de conformidad si ha habido que rechazarlo previamente.
Eliminar doc. de conformidad de la bandeja del director: A veces, sobre todo cuando el/la director/a está de baja y hay un compañero que hace sus funciones puede haber algún error y se puede enviar el documento a quién no procede, con lo que no se puede firmar el documento de conformidad. Con esta opción del menú se elimina para volverse luego a generar el mismo documento de conformidad.
Aceptar anulación factura-e: permite aceptar la anulación de la factura electrónica solicitada por el proveedor.
Rechazar anulación factura-e: permite rechazar la anulación de la factura electrónica solicitada por el proveedor.
Ver asiento en Séneca: permite ver el asiento grabado cuando se aceptar la factura electrónica. También se podría ver desde la "Consulta de asientos"
Anular factura electrónica: permite rechazar la factura electrónica si ya está aceptada. Es como "Rechazar factura-e", pero cuando está ya en estado aceptada. En ese caso no se rechaza, se anula. El efecto es el mismo. Cuando se acepta, se graba un asiento en Séneca, por tanto, cuando anulamos una factura electrónica hacemos dos cosas a la vez:
Rechazarla
Borrar el asiento que se había grabado en el paso de la aceptación
Ver: permite ver la factura electrónica o anulación. Es un icono con el dibujo de € si es una factura y una cruz roja si es una anulación/factura rechazada.
Depende de mi: verás el este icono si la factura está a la espera de tu intervención.
Alerta: nos indica si estamos incumpliendo el decreto de garantía de pagos.
Fecha de recepción: fecha de recepción de la factura en el centro.
Estado: indica el estado en que está la factura
El proceso termina de dos modos: Aceptado la factura (grabándola en Séneca) o Rechazando / anulando (no estamos de acuerdo con ella y la devolvemos) Los estados son:
PENDIENTE. No hemos hecho nada con ella
DOC. CONFORMIDAD PENDIENTE DE ENVÍO. Hemos generado el documento de conformidad, pero no lo hemos enviado aún a la bandeja de firma de la dirección
PENDIENTE CONFORMIDAD DIRECTOR. La persona Responsable de la Gestión económica que ha generado el documento lo envía a la bandeja de firma de la dirección
CONFORMADA. La dirección a firmado el documento de conformidad.
ACEPTADA. Hemos grabado ya la factura en Séneca, ya tenemos grabado su asiento correspondiente.
Doc. Conf: muestra el estado del documento de conformidad con distintos iconos.
Código de asiento: se cumplimenta cuando se “Acepta” una factura. Recordemos que es un valor único que identifica a un asiento. No puede haber dos asientos con el mismo valor en este dato.
Emisor razón social: proveedor que nos envía la factura/solictud de anulación.
Nº factura: número que el proveedor asigna a sus facturas.
Fecha de entrada: fecha de entrada de la factura electrónica.
Concepto/motivo anulación: concepto que el proveedor a asignado a la factura.
Importe bruto
Importe neto: descontando los descuentos si los hay
Pagada: sí (check verde) / no (cruz roja)
Facturas electrónicas
Como ya hemos dicho en varias ocasiones, hay una serie de proveedores que están obligados a facturar electrónicamente a la Junta de Andalucía.
Las facturas electrónicas se gestionan como sigue:
Comprobar la factura electrónica (aceptar o rechazar)
Lo 1º que hay que hacer cuando recibimos una factura electrónica en el centro, es comprobar si cumple todos los requisitos establecidos en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
De no estar conforme con la emisión de alguna factura electrónica, ya sea nueva o rectificativa, se puede rechazar para no contabilizarla en la gestión económica, siempre que su estado no sea ya RECHAZADA o ACEPTADA.
Para rechazar facturas no se necesita confirmación del director del centro, directamente escoger la opción Rechazar factura-e.
Si se rechaza una factura electrónica existiendo también pendiente una solicitud de anulación, tras ser informados por el sistema y continuar con el proceso de rechazo se consigue poner a los dos documentos con el estado RECHAZADA.
También una factura inmersa en el proceso de aceptación con los estados DOC. CONFORMIDAD PENDIENTE DE ENVIO o PENDIENTE CONFORMIDAD DIRECTOR, puede ser rechazada por el responsable de gestión económica. Al hacerlo, el estado pasa a RECHAZADA y el documento de conformidad que le fue enviado al director con el estado PENDIENTE CONFORMIDAD DIRECTOR automáticamente es eliminado por el sistema.
Generar documento de conformidad (solicitar conformidad al director del centro)
Tras comprobar que la factura recibida cumple todos los requisitos establecidos en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, hay que comunicar al director del centro la recepción de la misma para que este la conforme.
Para ello posicionarse sobre la factura con el estado PENDIENTE y escoger la opción "Generar Doc. Conformidad" del menú emergente. Al seleccionar esta opción se requiere confirmación del proceso para continuar con la generación del documento, que posteriormente se envía a la bandeja de firma del director.
Cuando Séneca avise de que el documento de conformidad de la factura está generado, en la pantalla "Bandeja de entrada de facturas-e" la factura aparece con el estado DOC. CONFORMIDAD PENDIENTE DE ENVIO.
El envío del documento de conformidad a la bandeja de firma del director del centro se hace desde la pantalla "Documentos Solicitados".
Sobre el documento generado elegir la opción "Enviar a bandeja de firma". Hecho esto, Séneca sabe a quién debe enviar este documento. Como prueba informa con el siguiente mensaje.
El estado de esta factura con el estado DOC. CONFORMIDAD PENDIENTE DE ENVÍO cambia a PENDIENTE CONFORMIDAD DIRECTOR.
Tras esto, toca esperar a que el director firme desde su bandeja de firma electrónica el documento enviado.
Conformidad del director del centro
Cuando el director acceda a Séneca con su perfil Dirección, tendrá entre sus documentos pendientes de firma (Utilidades 🡪 Bandeja de firmas 🡪 Pendiente de firma) el documento "pendiente de conformidad" y tendrá que firmarlo digitalmente o rechazarlo.
Si rechaza la factura, ésta aparece con el estado NO CONFORME DIRECTOR y solo estará habilitada la opción Rechazar.
Hasta que el director no firme el documento no se puede aceptar la factura. Se reconoce que el director ya ha firmado cuando el estado de la factura electrónica cambia a CONFORMADA.
A pesar de que el director del centro conforme la factura, si el responsable de gestión económica considera necesario rechazar la factura puede hacerlo seleccionando la opción "Rechazar factura-e".
Aceptar facturas electrónicas
Cuando la factura ha sido conformada por el director y tiene el estado CONFORMADA, puede ser aceptada, eligiendo la opción "Aceptar factura-e".
Cuando se acepta una factura electrónica, automáticamente, se graba un asiento en Séneca con la ventaja de que la mayoría de sus datos ya están cumplimentados por el proveedor. Muchos de esos campos no se pueden modificar.
En la pantalla "Bandeja de entrada de facturas electrónicas", esa factura electrónica aparecerá como ACEPTADA y con el código del asiento.
Se puede ver el asiento grabado desde la “consulta de asientos” o seleccionando "Ver asiento en Séneca" (pinchando sobre la factura aceptada en la "Bandeja de entrada de facturas electrónicas".
Si se detecta algún error en la factura se puede borrar el asiento desde esta "Bandeja de entrada de facturas electrónicas". Automáticamente el documento pasa al estado ANULADA y el código de Séneca se borra. Este trámite es posible siempre que el ejercicio económico correspondiente esté abierto.
Es una segunda versión de una factura, bien porque el proveedor se da cuenta de un error o bien porque nosotros le advertimos del mismo. Entonces nos envía una segunda versión de la primera, donde corrige el error.
¿Cómo sabemos qué es rectificativa?
Una forma de saber el tipo de factura es pulsando en la opción "VER" de la factura (representado por una lupa). Mostrará PDF con el contenido de la factura.
La cabecera del PDF será "datos de la factura" o "datos de la factura rectificativa".
El final del PDF de la rectificativa será "Datos de la rectificación" y aparecerá el nº de factura de la original a la que modifica.
Otra forma de saberlo es a la hora de "Aceptar" la factura. Séneca nos avisa y nos guía en el modo de tratar cada caso.
Tipos de facturas rectificativas
Rectificativa íntegra: sustituye y/o corrige por completo a una factura anterior. Con ella el proveedor nos viene a decir "olvídate de la original, que esta es la que vale". Si en lugar de ser electrónicas fuesen en papel, sería, "rompe la anterior y paga esta".
Rectificativa por diferencias: corrige parte de la factura anterior. Si en la original estaba mal el importe, ahora nos manda la rectificativa:
con un importe adicional, porque el original era inferior a lo que debía. Se conoce como "factura rectificativa a pagar", "factura rectificativa positiva" o "factura rectificativa que suma".
con el importe negativo, porque en la original se nos cobraba más del importe correcto. Se conoce como "factura rectificativa a devolver", "factura rectificativa negativa" o "factura rectificativa que resta".
La gestión de las facturas rectificativas es muy similar a de las facturas electrónicas, pero llegado al momento de ser aceptadas por parte del responsable de la gestión económica del centro, funcionan de manera distinta.
Para realizar la aceptación se requiere que su estado sea CONFORMADA y escoger la opción "Aceptar factura-e". El sistema automáticamente, previa confirmación del mensaje de incorporación a Séneca de la factura, alerta de que la factura que se va a procesar es de tipo rectificativa.
Como vemos, la tramitación de una factura rectificativa requiere de la identificación de la factura original a la que rectifica. Tras aceptar los mensajes, pueden ocurrir dos situaciones distintas:
Que no existan facturas previas de este proveedor: el sistema alerta con el siguiente mensaje: "No existen facturas previas de este proveedor. La tramitación de una factura rectificativa requiere la identificación de la factura a la que rectifica. Contacte con el proveedor para confirmar que se trata de una factura rectificativa e identifique la factura original. En caso contrario rechace la factura rectificativa." En este caso, al no existir facturas previas del proveedor registradas en Séneca, hay que hablar con el mismo para que confirme que se trata de una factura rectificativa y ayude a identificar la factura original que corrige.
Que existan facturas previas de este proveedor: el sistema muestra el siguiente mensaje: "La tramitación de una factura rectificativa requiere la identificación de la factura a la que rectifica. Si no encuentra la factura original, contacte con el proveedor para confirmar que se trata de una factura rectificativa e identifique la factura original. En caso contrario, rechace la factura rectificativa." Apareceran en pantalla una serie de datos de la factura rectificativa, entre ellos, el campo “Tipo de corrección” que informa del tipo de rectificación de la factura (íntegra o por diferencias). Además, veremos la relación de facturas (manuales y electrónicas) de este proveedor, ordenadas por grado de similitud con la factura rectificativa. Para continuar con el proceso de aceptación hay que seleccionar del listado de facturas originales aquella factura que se rectifica. Se hace pinchando sobre la factura original y escogiendo "Seleccionar". Cuando se selecciona una factura original, los datos de esta aparecen en pantalla en un bloque debajo de los datos de la factura rectificativa.
A continuación, veremos las situaciones que se puede encontrar, en función del tipo de factura rectificativa (íntegra o por diferencia) así como del estado de la factura original seleccionada:
Factura rectifivativa ÍNTEGRA
Si es íntegra, sustituye a la original a la que rectifica. La tramitación de este tipo de facturas requiere que la factura original esté rechazada o anulada. Los distintos casos que pueden darse son:
Factura original rechazada por el centro
AVISO DE SÉNECA: "La factura original ha sido rechazada previamente por el centro, requisito necesario para tramitar esta factura rectificativa íntegra. A continuación, se procederá a la creación de un nuevo asiento con los datos de la factura rectificativa".
¿QUÉ HACER? Como avisa el mensaje, al estar la factura original rechazada por el centro, lo que procede es registrar esta factura rectificativa como un nuevo asiento. Para ello pulsar la acción "Continuar".
La acción "Eliminar selección" permite desasociar esa factura original seleccionada para poder elegir otra factura original.
Factura original anulada por el centro
AVISO DE SÉNECA: "La factura original ha sido anulada previamente por el centro, requisito necesario para tramitar esta factura rectificativa íntegra. A continuación, se procederá a la creación de un nuevo asiento con los datos de la factura rectificativa".
¿QUÉ HACER?: En este caso como la factura original fue anulada por el centro, ahora corresponde dar de alta esta factura rectificativa con un nuevo asiento, pulsando la acción "Continuar".
Factura original en trámite de aceptación (Pte. de envío del doc. de conformidad, etc.)
AVISO DE SÉNECA: "La factura original está pendiente de tramitar en la Bandeja de Facturas-e. Debe proceder a la anulación o rechazo de la factura original, requisito necesario para tramitar esta factura rectificativa íntegra".
¿QUÉ HACER?: Como la factura electrónica original está aún pendiente de tramitación hay que rechazarla o anularla desde la bandeja de facturas-e. Después ya se puede seguir con la gestión de la rectificativa pulsando la acción "Continuar".
Factura original aceptada y no pagada con asiento creado en la gestión económica
AVISO DE SÉNECA: "La factura original está aceptada, contabilizada pero no pagada. Para aceptar esta factura rectificativa íntegra debe proceder a anular la factura original (borrar el asiento en caso de facturas en papel)".
¿QUÉ HACER?: Como la factura electrónica original seleccionada no está pagada, puede anularse desde la bandeja de facturas-e. En el supuesto de facturas manuales hay que borrar el asiento en la gestión de asientos del sistema. Hecho esto, ya se puede seguir con el registro de esta factura rectificativa, pulsando la acción "Continuar".
Factura original aceptada, pagada y con asiento creado en la gestión económica
AVISO DE SÉNECA: "La factura original está aceptada, contabilizada y pagada. La tramitación de facturas rectificativas íntegras requiere que las facturas originales estén rechazadas. Debe rechazar esta factura rectificativa e indicar al proveedor que ha de emitir una factura rectificativa por diferencias, en su caso".
Factura rectificativa POR DIFERENCIAS
La tramitación de este tipo de facturas rectificativas requiere que la factura original esté, al menos, conformada. Los casos que pueden darse son:
Factura original rechazada por el centro
AVISO DE SÉNECA: "La factura original ha sido rechazada previamente por el centro. La factura rectificativa por diferencia que intenta tramitar requiere que la original estuviese aceptada. Debe rechazar esta factura rectificativa".
¿QUÉ HACER?: Como la factura original que rectifica fue rechazada por el centro, esta factura rectificativa también hay que rechazarla en la bandeja de facturas-e.
Factura original anulada
AVISO DE SÉNECA: "La factura original ha sido rechazada previamente por el centro. La factura rectificativa por diferencia que intenta tramitar requiere que la original estuviese aceptada. Debe proceder al rechazo de esta factura rectificativa".
¿QUÉ HACER?: Como la factura original que rectifica está anulada, lo que procede es rechazar esta rectificación por diferencia desde la bandeja de facturas-e.
Factura original en estado pendiente de tramitación
AVISO DE SÉNECA: "La factura original está pendiente de tramitar en la bandeja de facturas -e. La factura rectificativa por diferencia que intenta tramitar requiere que la original esté aceptada. Por favor, finalice la aceptación de la factura original antes de iniciar el proceso de contabilización de factura rectificativa".
¿QUÉ HACER?: Como la factura original que rectifica todavía está pendiente de la aceptación, primero se debe finalizar la aceptación de la original en la bandeja de facturas-e para continuar después con la aceptación de esta factura rectificativa, también desde la bandeja de facturas-e, pulsando el botón "Continuar".
Factura original aceptada y contabilizada en Séneca
AVISO DE SÉNECA: "La factura original está aceptada y contabilizada en Séneca. A continuación, se procederá a la incorporación a Séneca de la factura electrónica rectificativa por diferencia mediante la creación de un nuevo asiento rectificado".
¿QUÉ HACER?: Como la factura electrónica original que rectifica está aceptada y pagada, lo que procede es llevar a cabo la aceptación de esta factura rectificativa por diferencias creando un nuevo asiento. Para ello pulsar la acción "Continuar".
Factura original que es un asiento manual
AVISO DE SÉNECA: "La factura original está aceptada y contabilizada en Séneca. A continuación, se procederá a la incorporación a Séneca de la factura electrónica rectificativa por diferencia mediante la creación de un nuevo asiento rectificativo".
¿QUÉ HACER?: Caso similar al anterior, pero en este supuesto la factura original es manual. De la misma manera lo que corresponde es realizar la aceptación de esta factura rectificativa por diferencias creando un nuevo asiento. Para ello se pulsa la acción "Continuar".
La aceptación de facturas rectificativas por diferencia que sean negativas se puede “compensar” con facturas del mismo proveedor. En ese caso, se hace una transferencia individual (aún no es posible la compensación en cuadernos de transferencia) por la diferencia de los importes.
Igualmente, no existen diferencias en la conciliación si el proveedor ingresa en la cuenta del centro el importe correspondiente a la factura rectificativa negativa.
Después de conocer los posibles mensajes que pueden aparecer al intentar aceptar facturas rectificativas y saber qué hacer en cada caso, queda saber que, tras pulsar la acción "Continuar" se accede a la pantalla edición de asiento.
Según se trate de una rectificación íntegra o por diferencias, la gestión de estas facturas rectificativas a pesar de que funcionan igual a lo descrito para facturas electrónicas tiene una diferenciación. Si la factura rectificativa es íntegra el tipo de asiento es el “Factura” y si es una rectificación por diferencia el asiento es “Rectificación de factura”. Sea el tipo de asiento que sea, comprobar los campos cumplimentados y completar, si fuera el caso, los que falten.
Cuando se completa y acepta la pantalla edición del asiento, esta factura rectificativa se contabiliza en la gestión económica generándose un asiento contable.
En la pantalla "bandeja de entrada de facturas electrónicas", esta factura electrónica rectificativa aparece con el código del asiento cumplimentado y el estado del documento es ACEPTADA.
El asiento se puede ver realizando su búsqueda desde la consulta de asiento o seleccionando el menú "Ver asiento en Séneca", pinchando sobre la factura aceptada en la pantalla "Bandeja de entrada de facturas electrónicas".
Es muy importante tener en cuenta que las facturas rectificativas han de tramitarse en el mismo formato que su original, es decir, si la factura original es en papel, también lo debe ser la rectificativa. Igualmente, si la factura original fue electrónica, también lo debe ser la rectificativa.
Factura en papel
Si la factura es manual hay que entrar en la factura original y en la parte superior derecha aparece un lápiz. Aparecerá una nueva pantalla donde grabar los datos de la factura rectificativa e indicar los importes de la rectificación (en negativo).
Si es electrónica, la factura debe llevar el encabezamiento "Factura rectificativa", habrá que conformarla, asociarla a la factura que rectifica y aceptarla
Si la factura no indica que es rectificativa, Séneca no nos va a dejar aceptarla (intentar aceptarla por si fuera de este tipo aunque no lo refleje, si nos devuelve un mensaje indicando que no puede ser negativa, hay que rechazarla y ponerse en contacto con el proveedor para que suba la factura de tipo "Rectificativa" con el importe negativo. Una vez que la tengamos en la bandeja electrónica, ya podremos tramitarla).
Este magnífico resumen sobre las facturas rectificativas se lo debemos a D Manuel Martín Barragán, secretario del CEIP Manuel Castro Orellana, Villanueva del Ariscal (Sevilla).
Manuel Martín Barragán. Facturas rectificativas(CC BY-SA)
Solicitudes de anulación de factura
Aunque no son muy frecuentes, también podemos encontrarnos solicitudes de anulación de facturas por parte de los proveedores en la bandeja de facturas electrónicas (Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Bandeja facturas-e).
Una solicitud de anulación es un documento emitido por el proveedor con el propósito de cancelar una factura electrónica presentada anteriormente.
Las solicitudes de anulación se reconocen porque les puede preceder su factura electrónica en la relación de facturas-e.
Aceptar solicitudes de anulación
Para aceptar una solicitud de anulación escoger la opción "Aceptar anulación factura-e" cuando se pincha sobre ella. Como las solicitudes de anulación están vinculadas a una factura electrónica emitida anteriormente, en el momento de aceptar la anulación de una factura-e Séneca alerta de su existencia.
Al continuar con el proceso, la solicitud de anulación pasa al estado ACEPTADA y la factura electrónica queda ANULADA, con independencia el estado que tenía.
La única diferencia existente es que si esta factura electrónica tenía el estado ACEPTADA, Séneca informa que el asiento contable que se generó en la aplicación cuando se aceptó esa factura electrónica se borra, dejando por tanto de estar contabilizado en la gestión económica. Este trámite es posible siempre que el ejercicio económico correspondiente esté abierto.
Rechazar solicitudes de anulación
El rechazo de una solicitud de anulación se hace seleccionando la opción "Rechazar anulación factura-e" al pinchar sobre ella.
Cuando se rechaza una solicitud de anulación, a pesar de la posible existencia de su factura electrónica, Séneca no informa de esto. Al rechazar, esta solicitud de anulación queda RECHAZADA y su factura electrónica sigue en Séneca con el mismo estado que tenía.
Rechazar factura vs Anular factura
Son conceptos equivalentes y, a menudo, se confunden.
Se rechaza una factura cuando aún no la hemos aceptado. La anulamos cuando ya la hemos aceptado.
Puede darse el caso que en el momento de aceptar una factura electrónica ya conformada por el director también se tenga pendiente de trámite una solicitud de anulación de esa misma factura en la "Bandeja de entrada de facturas electrónicas".
Cuando se pulse la opción "Aceptar factura-e" Séneca alerta de esa solicitud de anulación.
Si se decide continuar con el proceso, tras aceptar la gestión de la factura electrónica y finalizar la grabación del asiento, en la "Bandeja de entrada de facturas electrónicas" la factura electrónica aparece con el estado ACEPTADA y la solicitud de anulación pasa al estado RECHAZADA.
Modificar una factura que ha sido pagada con un cuaderno de transferencias Q34
Hay ocasiones en las que por cualquier razón (porque vemos que la subcuenta elegida no es la más adecuada, porque nos llaman de GE y nos dicen que movamos algo de inventariable a NO inventariable...) hemos de modificar algún campo de una factura que ya ha sido pagada con un cuaderno de transferencias Q34. La primera vez que se hace da muuuucho miedo, porque ya tenemos la factura pagada y nos da miedo que nos descuadre algo en Séneca, pero no os asustéis, no pasa nada como podéis ver en el siguiente vídeo.
Hay una forma más rápida de modificar sólo los apartados Justificación específica y la Subcuenta de gasto:
Actividad económica 🡪 Gestión de asientos 🡪 Consulta de asientos 🡪 Localizar el asiento y pinchar sobre él 🡪 Asociar justificación específica 🡪 Cambiar la justificación y/o la subcuenta
Vincular una factura con el inventario
Cualquier factura que esté asentada en una subcuenta del grupo "Adquisiciones de material inventariable" o de "Inversiones" se debe vincular con el inventario para poder marcar la factura como "pagada".
Manual para inventariar INVERSIONES
Manual para inventariar LIBROS
Manual FACe para proveedores
Preguntas frecuentes
¿Hay que dar registro de entrada a las facturas electrónicas?
No, no es necesario.
Las facturas electrónicas ya tienen dos registros electrónicos de entrada, uno de FACE y otro de @ries.
Ojo porque en el momento que la factura (ya sea electrónica o en papel) tiene una fecha de registro de entrada en el centro comienzan a correr los plazos del Decreto de garantía de pago.
¿Es posible rellenar una parte de una factura en Séneca y dejarla en modo borrador?
No, a día de hoy no se puede dejar una factura en modo borrador.
Pero a una factura se le pueden modificar todos los datos antes de ser marcada como pagada. Incluso después de marcarla como pagada en Séneca, se pueden modificar algunos datos.
Si quieres más información sobre cómo modificar una factura ya pagada consulta el apartado Modificar una factura que ha sido pagada con un cuaderno de transferencias Q34, de esta página.
¿Qué hago con una factura rectificativa en papel?
He recibido una factura rectificativa en papel, voy a la factura original y no puedo introducir la rectificativa asociada porque no tengo habilitado el botón de “rectificación”.
Seguramente esa factura original, donde queremos hacer la rectificación pinchando en el botón correspondiente de la parte superior derecha de la pantalla, fue una factura electrónica. (En este caso el botón está inhabilitado, se habilita para las facturas en papel, para rectificarla con otra factura rectificativa, también en papel.)
En el apartado “Datos del asiento” debe haber un símbolo “i” de información con el texto “Este asiento procede de una factura electrónica cuyos datos son:“
Y acto seguido están los datos identificativos de la factura electrónica en la pantalla de bandeja de facturas electrónicas.
De ser así, que es lo más probable, hay que ponerse en contacto con el proveedor para que tramite la factura rectificativa mediante facturación electrónica, lo mismo que la original a la que rectifica.
La rectificativa ha de tramitarse del mismo modo que su original.
Si la original es en papel, también lo debe ser la rectificativa y se graba en la pantalla de la factura original mediante el botón “rectificación”.
Tengo una factura rectificativa negativa y un ingreso con la devolución de lo pagado de más.
La agencia de viajes con la que trabajamos para los desplazamientos Erasmus, al anularse un viaje que ya habíamos pagado, subió al portal de facturas electrónicas una negativa. Ahora me han ingresado el dinero en la cuenta del IES. ¿Cómo debo proceder para asentarlo en Séneca?
Cuando se paga de más, los dos métodos usado por el proveedor en este caso (factura rectificativa negativa e ingreso al centro) se pueden usar para solventar el problema, pero sólo un método, no los dos a la vez.
SOLUCIÓN 1
Si es un proveedor con el que tenemos relación continuada, lo suyo hubiera sido que emitiese una factura electrónica rectificativa negativa (por diferencias).
Esa factura se deja hasta que se reciba otra factura positiva posterior. Al pagar ésta última se descuenta el importe de la negativa y ya queda resuelto el problema.
SOLUCIÓN 2
Que el proveedor haga un ingreso con lo pagado de más.
Se contabiliza como un “Ingreso al centro” y ya está.
Pero, insisto, ambos métodos son incompatibles.
Dado que ya está hecho así por parte del proveedor lo que hay que hacer es rechazar la factura electrónica rectificativa y contabilizar el ingreso del proveedor con un siento del tipo Ingresos al centro.
Se habla con el proveedor para explicar lo que se ha hecho y ya está resuelto el problema.
¿Qué hago si, por error, he pagado una factura dos veces?
Por error hemos pagado dos veces una factura, hablamos con el proveedor y nos hace un ingreso con el importe de una de los dos pagos. ¿cómo lo solucionamos?
Esto es muy difícil que ocurra puesto que al grabar el 2º asiento para pagar la factura, Séneca nos avisaría que ya hay grabada una factura con el mismo número de factura y no nos dejaría (a no ser que cambiemos dicho número de factura)
SOLUCIÓN 1
Que el proveedor emita una factura rectificativa.
SOLUCIÓN 2
Se tienen tres movimiento en la cuenta corriente:
El primer pago de la factura.
El segundo pago de la misma factura.
El ingreso con la devolución de uno de los pagos anteriores.
Lo suyo es grabar todo lo que se refleja en los movimientos del banco, para que el anexo de movimientos de cuenta corriente que sale del sistema sea exactamente igual que los movimientos del banco.
Por último, grabamos la devolución del importe incorrecto que nos hace el proveedor mediante un ingreso con el tipo Ingresos al centro.
SOLUCIÓN 3
Existe una última solución más "chapucera" que consiste en asentar en Séneca sólo un pago de la factura. A efectos contables no hay problema porque el 2º pago (que no se asienta en Séneca) se "compensa" con el ingreso del proveedor (que tampoco se asienta en Séneca). El problema estaría al generar el Anexo V de movimientos de cuenta corriente que sale del sistema, ya que habría 2 movimientos en el banco NO grabados en Séneca.
He pagado una factura y el proveedor me hace un ingreso porque el importe era incorrecto. ¿Cómo lo solucionamos?
Hemos pagado una factura con un importe incorrecto y el proveedor nos la devuelve mediante un ingreso con la idea de que volvamos a pagar la factura, esta vez con el importe correcto.
En la contabilidad va a figurar dos veces la misma factura aunque con importes distintos.
SOLUCIÓN 1
Que el proveedor emita una factura rectificativa.
SOLUCIÓN 2
Esto es un error por parte del proveedor pues plantea un problema al centro a la hora de contabilizar los movimientos.
Se tienen tres movimientos en la cuenta corriente:
El primer pago de la factura, con importe incorrecto
El ingreso con la devolución del pago anterior, el importe incorrecto.
El segundo pago de la misma factura. Ya con el importe correcto.
Lo suyo es grabar todo lo que se refleja en los movimientos del banco, para que el anexo de movimientos de cuenta corriente que sale del sistema sea exactamente igual que los movimientos del banco.
El problema es que al grabar por segunda vez la factura, con el importe correcto, el sistema no deja poner el mismo número de factura.
Lo que podemos hacer es que a una de ellas, mejor la incorrecta, ponga detrás del número de factura algo como “_bis” o "_duplicada". Así las dos facturas ya no tienen el mismo número de factura. Además de explicarlo en el concepto.
Por cierto la devolución del importe incorrecto que nos hace el proveedor mediante un ingreso se graba con el tipo Ingresos al centro.
SOLUCIÓN 3
Existe una última solución más "chapucera" que consiste en asentar en Séneca sólo un pago correcto de la factura. A efectos contables no hay problema porque el 1er pago (el que hicimos con un importe incorrecto) no se asienta en Séneca y se "compensa" con el ingreso del proveedor (que tampoco se asienta en Séneca). El problema estaría al generar el Anexo V de movimientos de cuenta corriente que sale del sistema, ya que habría 2 movimientos en el banco NO grabados en Séneca.
He pagado una factura y el proveedor me hace un ingreso porque la cuenta corriente era incorrecto. ¿Cómo lo solucionamos?
Pago una factura mediante un Q34, hay un problema en la CC del proveedor y el banco me hace otro apunte abonándome la factura pagada.
La he desvinculado del cuaderno y la factura pasa a no pagada. Modifico la CC de la factura y la vuelvo a pagar.
Ahora tengo tres apuntes en el banco; un pago inicial, la devolución y el segundo pago correcto y sin embargo en Séneca tengo un pago nada más de la factura.
¿Qué hago?
Hay una cosa clara y es que hay tres movimientos en la CC y por tanto hay que tener tres apuntes en la contabilidad.
La forma de solucionarlo sería:
No desvinculamos la factura del Q34.
Grabamos un asiento del tipo ingreso al centro. Si la factura estaba imputada a una justificación, el ingreso también lo hacemos igual.
Ahora debemos cuadrar el círculo grabando el segundo pago, hay que grabar por segunda vez la factura para poder hacer la transferencia y pagarla, esta vez bien.
Problema. Es la misma factura y por tanto tiene el mismo número de factura. Séneca no te va a dejar.
Ponemos detrás del n.º de factura algo como “_bis” o "_duplicada". Así las dos facturas ya no tienen el mismo n.º de factura.
En el concepto de la factura lo hacemos constar.
Se puede pagar en otro Q34.
Es recomendable hacer una pequeña memoria de lo acontecido y se grapa a las dos facturas para que con el tiempo quede bien documentado.
He pagado una factura con un importe superior al correcto. ¿Cómo lo solucionamos?
Hay varias formas de solucionarlo, aunque seguramente dependerá del proveedor, cada uno puede tener una forma de actuar en este caso.
SOLUCIÓN 1
Envío del proveedor al centro de una factura rectificativa.
A su vez tiene dos variantes:
Envío del proveedor al centro de una factura rectificativa negativa por diferencias o positiva por diferencias, depende de que el error sea haber pagado de más o de menos.
Envío del proveedor al centro de una factura rectificativa íntegra.
¡¡¡¡Cuidado. Este método no lo debemos permitir si la factura errónea ya ESTÁ PAGADA.!!!!
La factura rectificativa íntegra significa "olvidemos la errónea y págame esta otra". Pero claro no nos podemos olvidar de la factura errónea si está ya pagada.
SOLUCIÓN 2
Nos devuelve la factura incorrecta mediante un ingreso al banco.
Se graba como un ingreso al centro. Compensa la factura errónea pagada.
Luego se graba y paga la nueva.
SOLUCIÓN 3
Nos devuelve sólo la diferencia cobrada de más con un ingreso al banco.
Se graba como un ingreso al centro. Compensa la parte cobrada de más en la factura errónea.
He recibido la misma factura en papel y electrónicamente. ¿Qué hago?
He grabado una factura en papel y luego la he recibido en formato electrónico. ¿tengo que borrar la factura de papel y aceptar la electrónica o rechazo la electrónica?
SOLUCIÓN 1
Si un proveedor está obligado a facturar electrónicamente, lo ideal es que sus facturas sean electrónicas. Con ésto, además, no es necesario registrarlas en el libro de entrada, lo que ahorra trabajo.
Si la factura en papel está ya pagada por banco no se debe borrar ya que hay un movimiento en la cuenta corriente y puede que luego no coincidan con el Anexo V de movimientos de cuenta corriente de Séneca.
Iniciamos el trámite de aceptación de la electrónica y le ponemos la misma fecha de pago en que se pagó la correspondiente de papel.
Si no hay problemas y se graba, ahora hay que borrar la de papel, ya que tenemos la electrónica grabada, como pagada y con la misma fecha de pago que la de papel.
¿Cómo se puede borrar una factura con estado pagada? Se pone como no pagada la de papel para que el sistema deje borrarla. Finalmente se borra.
Así queda grabada la electrónica y además su fecha coincide con la fecha real de pago y no hay problemas con el Anexo V de movimientos de cuenta corriente.
SOLUCIÓN 2
Si no podemos grabar la electrónica con la misma fecha de pago de la de papel, se rechaza la electrónica. Se llama al proveedor explicando lo que se ha hecho y ya está.
Tengo facturas sin pagar de PROA y aún no he recibido dinero, ¿qué hago?
Tengo ya dos facturas de PROA y una de Escuelas Deportivas sin pagar y con alerta, no me ha llegado ningún ingreso para estas justificaciones.
Si tenemos seguridad de la cantidad que vamos a recibir para esas justificaciones y con esa cantidad es suficiente para pagar dichas facturas, no hay ningún problema en adelantar esos importes con el saldo que tengamos disponible, aunque no sea aún de lo ingresado por esa justificación.
Lo importante es que a final del periodo de la justificación, los gastos no superen a los ingresos.
Además hay justificaciones que permiten remanentes negativos y en estos casos se puede usar dinero de gastos de funcionamiento, de recursos propios, etc.., que no son finalistas siempre que por hacer el pago de las facturas de una justificación no provoque el desatender otras necesidades fundamentales del centro.
Se recoge a continuación un párrafo contenido en uno de los documentos de instrucciones referidos al mencionado Decreto de Garantía de Pago, que podéis ver en Séneca, en “Documentos”.
“En ningún caso desde los centros se contraerán obligaciones que superen los importes presupuestados como ingresos. Igualmente esta restricción será aplicable a cada una de las justificaciones específicas (es decir, como regla general no se contraerán obligaciones que superen el importe de los ingresos correspondientes a una justificación concreta salvo que aquella permita tener remanentes negativos que, en cualquier caso, serán necesariamente cubiertos con los gastos de funcionamiento ordinarios o ingresos propios que el centro obtenga en ese ejercicio).
Hechas estas consideraciones, se debe efectuar el abono de todas las facturas a las que se haya dado conformidad, con independencia de que, en su caso, se hayan recibido los fondos de la justificación específica a la que correspondan las mismas.”
Facturas simplificadas
¿Se pueden dar por buenas facturas simplificadas?
Sí, porque hay pequeñas compras en las que no siempre nos van a dar una factura (supermercado, bazares...). Siempre debe tener los datos fiscales del proveedor, la base imponible y el IVA desglosado. No es necesario que figuren los datos del centro,
Más info en esta página de la Agencia Tributaria en la que dice:
"Las facturas simplificadas, contendrán con carácter general, los siguientes datos:
Número y en su caso serie.
Fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta de la anterior.
NIF e identificación del expedidor.
Identificación del bien entregado o servicios prestados.
Tipo impositivo y, opcionalmente también la expresión “IVA incluido”. Si hay operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos deberá especificarse por separado y además, la parte de Base Imponible correspondiente a cada operación.
Contraprestación total.
En caso de que se aplique el régimen especial del criterio de caja del IVA, la mención “régimen especial del criterio de caja”.
Para facturas rectificativas, la referencia de la factura rectificada y de lo modificado.
Nos pueden emitir facturas simplificadas en los siguientes supuestos:
Cuando su importe no exceda de 400€ IVA incluido.
Cuando su importe no exceda de 3.000€, IVA incluido, y se trate de algunos de los supuestos respecto de los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tiques en sustitución de facturas, por ejemplo:
Ventas al por menor.
Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
Transporte de personas y sus equipajes.
Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas.
Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.
Las que la Dirección General de Hacienda autorice.
si la factura está a la espera de tu intervención.