Las facturas son los movimientos con los que más habitualmente trabajan los secretarios. Hay dos tipos:

• Electrónicas. Son las que nos entran directamente a la "bandeja facturas-e" de Séneca y son mejores para nosotros como secretarios por las siguientes razones:
  • Ya llevan registro de entrada en el centro, con lo que nos ahorramos dárselo nosotros.
  • El proveedor ha grabado todos sus datos en FACe, con lo que la responsabilidad de los datos grabados recae sobre él, limitándonos nosotros a la comprobación de los mismos
  • Séneca te facilita el documento de conformidad de estas facturas mientras que el de las NO electrónicas debes hacerlo tú "manualmente"
  • No ocupan espacio físico en el archivo del centro
• No electrónicas. Son las que recibimos en papel, por correo electrónico o con la mercancía que nos llega al centro.
  • Hay que darles registro de entrada en el centro para que empiecen a contar los plazos del decreto de garantía de pagos.
  • Hemos de grabar en el asiento correspondiente todos los datos de la factura, con lo que la responsabilidad de los datos grabados recae sobre nosotros.
  • Hemos de crear a mano el documento de conformidad de estas facturas.
  • Ocupan espacio físico en el archivo del centro

En caso de realizar una compra de más de 600€ debemos asegurarnos si la empresa tiene obligación de facturar electrónicamente o no para gestionar esa forma de facturación y no llevarnos sorpresas.

Como norma general, tanto para las electrónicas como para las no electrónicas, el pago será posterior a la entrega de la obra o suministro o a la prestación del servicio salvo supuestos excepcionales en los que, en aplicación de los usos habituales del mercado, el pago se haga previamente. Ejemplos: la suscripción a revistas o publicaciones, contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas.

Se pueden hacer pagos parciales de un contrato por bienes recibidos o servicios prestados, teniendo cada pago una factura diferente, todas asociadas al mismo contrato.

Los pagos ordenados con cargo a la cuenta corriente se realizarán (tanto para las facturas electrónicas como para las no electrónicas), preferentemente, mediante transferencias bancarias a la cuenta indicada por el proveedor en la factura o en su defecto por escrito. En aquellos casos en que sea imprescindible la utilización del cheque como medio de pago deberá ser, en cualquier caso, nominativo, ir firmado por los dos claveros y guardar fotocopia de los cheques (para las posibles auditorias).

Para el abono directo de pequeñas cuantías los centros docentes podrán disponer de efectivo en caja, con un saldo máximo de 600€.

Datos que ha de tener cualquier factura (electrónica o no) para que la demos por válida: