Antes de comenzar con la gestión económica hay que establecer el año del ejercicio económico en el que se quiere trabajar. Para ello ir a Gestión Económica 🡪 Establecer año del ejercicio económico, en el apartado “Ejercicio económico nuevo” seleccionar el año económico y pulsar “Aceptar”.
Pensando en una lógica habitual, un ejercicio económico se cierra y posteriormente se abre el siguiente. Pensando en un modo convencional de llevar las cuentas de un centro, sin ordenadores, cerrar un ejercicio es cerrar el cuaderno "AZ" con todas sus facturas y anotaciones y guardarlo en el armario con todos los anteriores. Seguidamente se abre el ejercicio siguiente, es decir, se toma un nuevo cuaderno "AZ" y se abre sobre el escritorio.
Con el paso del tiempo, se obtiene una serie de clasificadores guardados y ordenados de modo ascendente en el armario. Aunque lo normal es que se guarde un clasificador al término de un ejercicio y se abra otro, también puede ocurrir que en un momento determinado se necesite consultar una anotación o factura de un ejercicio anterior ya cerrado.
En ese momento se accede al armario, se toma el clasificador del ejercicio anterior correspondiente, se consulta lo que se necesita y finalmente se devuelve el clasificador antiguo al armario, para retomar el del ejercicio en curso.
Pues bien, este ir y venir de un ejercicio a otro se hace en Séneca con esta opción de Establecer ejercicio económico. Si está en 2025/26 y se cierra con el anexo XI correspondiente, justo después desde la opción Establecer ejercicio económico se elige el ejercicio 2026/27. Con esta acción se llega al nuevo ejercicio. A todo lo efectos, es cómo si hubiese guardado el clasificador de 2026 y abre otro nuevo, al que se le pone 2026/27 en su pasta delantera.
Si dentro de unos días se necesita consultar una factura de 2025/26, yendo a la opción Establecer ejercicio económico, seleccionando el ejercicio 2025/26, se puede consultar lo necesario, para después, volver con la misma opción a seleccionar el ejercicio 2026/27, que es en el que se encontraba. Eso es como ir al armario, tomar el clasificador de 2025/26, hacer la consulta, y devolver el clasificador de 2018/2019 a su lugar. Es decir, cuando se pasa a un ejercicio anterior cerrado sólo se puede consultar, nunca modificar. Continuando con el símil utilizado, no podemos añadir facturas nuevas a ese archivador correspondiente a un año económico ya cerrado y, por supuesto, tampoco se puede modificar ninguna de la existentes, por razones obvias.