Los registros auxiliares de entrada y salida están pensados para los procesos en que se recibe o se envía una gran cantidad de documentos, prácticamente idénticos, de manera que en el registro electrónico de entrada o salida del colegio sólo quede registrado un movimiento que resuma y englobe todos los documentos recibidos.

Un ejemplo, en el proceso de admisión (marzo) o de matriculación (junio) se reciben gran cantidad de impresos, de tal manera que dar registro de entrada a las solicitudes de admisión o de matriculación una por una sería un proceso muy largo, tedioso y que nos llevaría mucho tiempo y, además, se generarían muchos asientos de entrada casi idénticos en los que únicamente cambiaría la fecha y la familia del alumno que lo aporta (documento, procedencia, forma de recepción... serían idénticos). El registro auxiliar de entrada de Séneca permite que todos esos documentos que entran al centro se guarden como registros auxiliares con el mismo número de entrada y que se guarde un sólo asiento en el registro de entrada del centro con ese mismo número y que contiene todos los registros auxiliares.

Hay dos formas de utilizar el registro auxiliar:

• Una forma "manual" que implica que se vaya creando a mano, uno a uno, un registro auxiliar por cada documento que nos entra en el proceso que estemos llevando a cabo (admisión o matriculación, siguiendo el ejemplo de arriba). Yo desaconsejo esta manera porque para hacerlo así, nos daríamos el trabajo de hacer los asientos directamente en el libro de entrada del centro.
• Una forma "automática" que implica grabar todas las solicitudes de admisión de una sola vez utilizando un archivo CSV que se ha ido rellenando con los datos de los documentos entrantes. Se realizaría de la siguiente manera:
  • Las solicitudes de admisión se graban todas en el archivo CSV que aparece más abajo.
  • Este archivo CSV (no cambiéis la extensión o no funcionará) se IMPORTA en el registro auxiliar de entrada una vez relleno.
  • De esta forma, y de manera automática, se crea en el registro general del colegio un único asiento de entrada con todas las solicitudes de admisión que nos hayan presentado las familias.