¿Te han hablado alguna vez de "asientos", "anexo X", "anexo XI específico", "Q34" y mil cosas más, dando por hecho que sabes lo que es pero no es así?
Pues aquí encontrarás muchos de los términos que se manejan habitualmente en la gestión económica y que muchas veces se dan por sabidos para los secretarios.
Este diccionario ha sido mejorado con las aportaciones de:
- D Raúl Márquez Díaz, secretario del IES Gran Capitán de Córdoba
- D José Francisco Morones Burgos, secretario del IES María Zambrano de Torre del Mar (Málaga)
- D Manuel Martín Barragán, secretario del CEIP Manuel Castro Orellana, Villanueva del Ariscal (Sevilla)
- Anexo
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Son los diferentes documentos que nos genera Séneca en el apartado "Documentos que se pueden pedir" para poder llevar el control de las finanzas del centro. Unos son simplemente para realizar consultas y otros han de ser generados, presentados y aprobados por el Consejo Escolar y validados por la DT y/o los SSCC
Todos los anexos los puedes encontrar en la ruta: Documentos 🡪 Gestión Económica 🡪 Anexos
El anexo XI/XI Bis Específico es el único que se encuentra en una ruta distinta: Documentos 🡪 Gestión Económica 🡪 Justificaciones específicas 🡪 Anexo XI/XI Bis Específico
Presupuesto de Ingresos (Anexo I) y de Gastos (Anexo II)
Los anexos I y II corresponden a los presupuestos de ingresos y de gastos, respectivamente, y hay que realizarlos y aprobarlos obligatoriamente en Consejo Escolar antes del 31 de Octubre. Se suele utilizar el Consejo Escolar que se hace a finales de octubre para aprobar el anexo X y el estado de cuentas del ejercicio económico que termina, para aprobar simultáneamente estos documentos. Los miembros del Consejo Escolar deben disponer con suficiente antelación de los anexos objeto de votación.
Es obligatorio realizar el presupuesto de ingresos y gastos, por subcuenta (Gestión Económica 🡪 Presupuesto 🡪 Por subcuenta), y de forma optativa, se puede realizar también a nivel de centros de gasto (Gestión Económica 🡪 Presupuesto 🡪 Por Centro de Gasto).
Los presupuestos de ingresos y de gastos hay que hacerlos teniendo en cuenta los del curso anterior y el anexo X, que nos proporcionará datos del dinero realmente recibido y en qué se ha gastado.
IMPORTANTE: La diferencia entre los ingresos + remanentes - los gastos debe ser = 0,00
El presupuesto puede ser modificado tantas veces como sea necesario, previa aprobación por parte del Consejo Escolar. Es obligatorio que una vez que hayamos recibido la comunicación de la asignación de gastos de funcionamiento del centro (en noviembre/diciembre), reajustemos el presupuesto y se lo presentemos al Consejo Escolar en el plazo máximo de 1 mes. Por tanto, tendremos (como mínimo) dos anexos I y II, uno realizado en octubre y otro en diciembre/enero, con el reajuste de lo presupuestado inicialmente.Los anexos I y II, aprobados por el Consejo Escolar y firmados por Secretaria y Directora, quedan automáticamente guardados en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se manden a firmar como documentos externos). No hay que enviarlos a DT.
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Estructura de Cuentas (Anexo III)
Es un anexo de consulta que nos permite ver la estructura de las subcuentas que tenemos activas en ese momento (de ingresos, de gastos y de finanzas)
No es obligatorio generarlo, ni firmarlo ni enviarlo a DT. Si se genera al terminar el ejercicio económico, simplemente haya que custodiarlo (en papel o digitalmente).
Registro de Ingresos (Anexo IV)
Es un anexo de consulta que nos permite ver el asiento de apertura del ejercicio económico y los ingresos recibidos en el centro hasta ese momento.
No es obligatorio generarlo, ni firmarlo ni enviarlo a DT. Si se genera al terminar el ejercicio económico, simplemente haya que custodiarlo (en papel o digitalmente).
Registro de Movimientos en Cuenta Corriente (Anexo V)
Es un anexo de consulta que nos permite ver los movimientos que ha tenido la cuenta corriente del banco (tanto ingresos como pagos).
Es muy útil cuando hay un descuadre en la conciliación bancaria de un mes. Se generan este anexo y el "Documento para Punteo de asientos" (Documentos 🡪 Gestión Económica 🡪 Documento para Punteo de asientos), se comparan y se encuentra el error.
No es obligatorio generarlo, ni firmarlo ni enviarlo a DT. Si se genera al terminar el ejercicio económico, simplemente haya que custodiarlo (en papel o digitalmente).
Registro de Movimientos de Caja (Anexo VI)
Es un anexo de consulta que nos permite ver los movimientos que ha tenido la caja del centro (tanto ingresos como pagos).
Es muy útil cuando hay un descuadre en el arque de caja de un mes. Se generan este anexo y el "Documento para Punteo de asientos" (Documentos 🡪 Gestión Económica 🡪 Documento para Punteo de asientos), se comparan y se encuentra el error.
No es obligatorio generarlo, ni firmarlo ni enviarlo a DT. Si se genera al terminar el ejercicio económico, simplemente haya que custodiarlo (en papel o digitalmente).
Registro de Gastos (Anexo VII)
Es un anexo de consulta que nos permite ver los pagos realizados por el centro hasta ese momento y las diferentes subcuentas en las que los hemos grabado.
No es obligatorio generarlo, ni firmarlo ni enviarlo a DT. Si se genera al terminar el ejercicio económico, simplemente haya que custodiarlo (en papel o digitalmente).
Registro de inventario (Anexo VIII - Anexo VIII bis)
Los anexos VIII y VIII bis corresponden a las altas y bajas en el registro del inventario del centro, respectivamente. Es conveniente utilizar el Consejo Escolar que se hace a finales de octubre para aprobar el anexo X y el estado de cuentas del ejercicio económico que termina, para informar simultáneamente de estos documentos.
IMPORTANTE: Las altas y bajas de estos anexos son las comprendidas en el año académico seleccionado, es decir, entre el 01/09 y el 31/08.
No hay que firmarlo ni enviarlo a DT. Si se genera al terminar el ejercicio económico, simplemente haya que custodiarlo (en papel o digitalmente).
Registro de inventario de biblioteca (Anexo IX)
Es un anexo de consulta que nos permite ver las altas y bajas de los libros de la biblioteca. Aunque se puede seleccionar un año académico, arroja todos los resultados que tiene, sin respetar esta selección.
No es obligatorio generarlo, ni firmarlo ni enviarlo a DT. Si se genera al terminar el ejercicio económico, simplemente haya que custodiarlo (en papel o digitalmente).
Estado de cuentas rendidas por el centro (Anexo X)
El anexo X es un documento MUY IMPORTANTE, ya que que refleja el estado de las cuentas del centro y debe presentarse al Consejo Escolar para su aprobación antes del 30 de Octubre. Los miembros del Consejo Escolar deben disponer con suficiente antelación del anexo objeto de votación.
Tendrá la marca de agua BORRADOR mientras que no hayamos cerrado el ejercicio económico (no hayamos generado el anexo XI). Se puede generar, sin miedo, todas las veces que se necesite (mientras que no se envíe a firmar el anexo XI) y, sobre todo, si hemos cambiado facturas de subcuenta.
Una vez aprobado en Consejo Escolar y generado el anexo XI, se genera el anexo X (que ya saldrá sin la marca BORRADOR) y se envía a firma (al secretario/a y al director/a).
La ruta para generarlo es: Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪 Anexo X..
El anexo X aprobado por el Consejo Escolar y firmado por Secretaria y Directora, queda automáticamente guardado en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se mande a firmar como documento externo). No hay que enviarlos a DT.
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Anexo XI/XI Bis
El anexo XI es un documento MUY IMPORTANTE, ya que que cierra el ejercicio económico en que estemos y debe aprobarse por el Consejo Escolar antes del 30 de Octubre. Los miembros del Consejo Escolar deben disponer con suficiente antelación del anexo objeto de votación.
Al Consejo Escolar se presenta el anexo X y, si el Consejo lo aprueba, se pasa a rellenar, generar y firmar el anexo XI (la secretaria y la directora), cerrando así el ejercicio económico en que estemos. Se puede generar, sin miedo, todas las veces que se necesite (mientras que no se envíe a firmar).
Pasos a seguir:
- Debemos acceder al menú: Gestión Económica 🡪 Generación de Anexos 🡪 Generación Anexo XI
- Si existe algún anexo XI en el ejercicio económico aparecerá en pantalla al darle a Refrescar y veremos el estado en el que está. Podremos añadir uno pulsado “Nuevo”
- Para la creación del anexo XI debemos completar los siguientes apartados:
- Nº de miembros que componen el Consejo Escolar en su constitución (1)
- Nº de miembros de Consejo escolar actual (2)
- Cuando exista diferencia entre el número de miembros que forman parte del Consejo Escolar en el momento de su constitución (1) y en el de su celebración (2), se abren unos campos donde explicarlo (con indicación expresa de nombres, apellidos, colectivo al que pertenece y motivo de la baja). Lo que escribamos en esos campos se refleja automáticamente en Memoria Justificativa (NO en observaciones).
- No confundir bajas con ausencias. La ausencia de un miembro por cualquier motivo (enfermedad, imposibilidad de asistir…) no constituye baja de dicha persona en el Consejo Escolar.
- Nº de asistentes al Consejo Escolar en el cual se informa del estado de cuentas.
- Nº de votos a favor, en contra y abstenciones
- Para aprobar el anexo XI es preciso obtener la mitad+1 de votos a favor, por lo que si no hay suficiente quorum, hay que convocar en otra fecha al Consejo Escolar. Automáticamente el sistema completa la aprobación o no del anexo XI.
- Datos económicos (que aparecen automáticamente y que los calcula Séneca):
- Remanentes del curso anterior: gastos corrientes e inversiones.
- Ingresos: por la Consejería, por recursos propios y por otras entidades (se separan el Total Corriente del Total Inversión).
- Gastos: gastos corrientes en bienes y servicios, adquisición de material inventariable e inversiones.
- Reintegros: a la Consejería, a otras entidades...
- Remanentes para el curso siguiente: para gastos corrientes y para inversiones.
- En observaciones añadiremos todo aquello que sea relevante, como el motivo de un remanente, un gasto inesperado, …
- IMPORTANTE: Cuando se haya realizado algún reintegro a Tesorería mediante el modelo 046, se debe adjuntar copia del justificante al anexo XI. Para ello, se genera el anexo XI, y después se le da a detalle, y ya aparece el botón para adjuntar documentación.
- El anexo XI aparecerá ahora en estado BORRADOR y, automáticamente, se cierra el ejercicio económico y no podremos añadir más asientos. Para hacer algún cambio debemos borrar el anexo XI (se vuelve a abrir el ejercicio), hacer los cambios y volver a generar un anexo XI nuevo.
- Para cerrarlo definitivamente debemos pulsar el candado. Sin cerrar el candado, podremos modificarlo todas las veces que sea necesario. Una vez echado el candado, ya solo puede rechazarlo la DT.
- Cuando cerremos el candado se generará el documento (o también siguiendo la ruta Documentos 🡪 Gestión Económica 🡪 Anexos 🡪 Anexo XI/XI Bis) que deberá ser firmado en primer lugar por la secretaria y posteriormente por la directora y pasará al estado PENDIENTE DE FIRMA (pulsando candado).
- Una vez firmado digitalmente el documento por los dos claveros, el estado del anexo XI pasará a PENDIENTE DE VALIDACIÓN y cambiará a FIRMADO SI.
- Hay que revisar regularmente el estado del anexo XI hasta que pase a “VALIDADO POR DDPP.
- Si aparece RECHAZADO indicarán los motivos del rechazo y tendremos que generarlo de nuevo.
El anexo XI/XI Bis firmado por Secretaria y Directora, queda automáticamente guardado en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se mande a firmar como documento externo). No hay que enviarlos a DT.
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Anexo XI/XI Bis específico
Los anexos XI específicos sirven para rendir cuentas y justificar las partidas finalistas que recibimos en el centro. Hay que hacer un anexo XI específico para cada justificación específica. Cada anexo XI específico ha de ser aprobado por la Delegación Territorial y, en ocasiones, también por el Consejo Escolar. Algunos de los anexos XI específicos que SÍ requieren aprobación del CE son:
- Ciclos Formativos
- Gastos funcionamiento de seguimiento de FCT.
- PROA
- PALE
- Escuelas Deportivas
- Impulsa 3
- Planes de Compensación Educativa
- PROA+ Transfórmate
Se procede de manera similar que con el anexo XI: primero se debe seleccionar la Justificación y el período, le damos a Nuevo, y una vez creado, lo generamos desde Documentos > anexo XI Específico
Los anexos XI específicos firmados por Secretaria y Directora, quedan automáticamente guardados en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se manden a firmar como documentos externos). No hay que enviarlos a DT.
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Conciliación Bancaria (AnexoXII/XIIbis)
La conciliación bancaria es el documento que refleja las diferencias de saldo entre el anexo V (registro de cuenta corriente) y el extracto bancario a último día del mes. La normativa establece que hay que realizar, al menos, dos conciliaciones bancarias, una en el mes de septiembre y otro en el mes de marzo, siempre a mes vencido):
- 1ª – Hasta el 31 de marzo. Tenemos 1 mes para hacerla. Comprende los meses de octubre a marzo.
- 2ª – Hasta el 30 de septiembre. Tenemos 1 mes para hacerla. Comprende los meses de abril a septiembre.
Yo aconsejo hacerlas mensualmente porque es un proceso que no lleva más de 5 minutos y te permite ver si te cuadran las cuentas mes a mes o, en caso de que no te cuadren, en qué mes tienes el descuadre.
Los anexos XII de conciliación bancaria firmados por Secretaria y Directora, quedan automáticamente guardados en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se manden a firmar como documentos externos). No hay que enviarlos a DT.
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Acta de Arqueo (Anexo XIII)
El arqueo de caja es el documento que refleja las diferencias de saldo entre el anexo VI (registro de caja) y la caja real a último día del mes. La normativa establece que hay que realizarlo mensualmente, incluso los meses de julio y agosto que no suele haber movimientos de caja, y aunque el centro no use dinero de caja.
Los anexos XIII de arqueo de caja firmados por Secretaria y Directora, quedan automáticamente guardados en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se manden a firmar como documentos externos). No hay que enviarlos a DT.
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- Anticipo
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Es el dinero (de caja o banco) que se da a una persona para que compre algo para el centro.
Hay personas que no quieren que se les pague por suplido ante el temor de Hacienda piense que hay ingresos que no están relacionados con su trabajo. Para esas personas puedes utilizar la opción "Anticipo caja".
El movimiento de "Anticipo caja" tiene un segundo movimiento (si no se ha adelantado el dinero justo de la factura) que se llama "Reintegro de anticipo" y que es un movimiento de ingreso (puesto que vuelve dinero al centro).
IMPORTANTÍSIMO: No se puede cerrar el ejercicio económico con asientos de anticipo o de anticipo ERASMUS pendientes de liquidar
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- Apertura de ejercicio económico
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El nuevo ejercicio económico se inicia el 1 de octubre de cada año y comienza realizando el ASIENTO DE APERTURA (no realizarlo nunca antes de que acabe el mes por si hay un ingreso o gasto de última hora)
(CC BY-SA) Más info en está página
- Arqueo de caja
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Es el documento que refleja las diferencias de saldo (si las hay) entre el anexo VI (registro de caja) y la caja real a último día del mes. Es decir, se hace para ver si el dinero que hay en el cajón de la secretaría coincide con el que Séneca "cree" que hay en disponible en caja.
La normativa establece que hay que realizarlo mensualmente, incluso los meses de julio y agosto que no suele haber movimientos de caja o aunque el centro no use caja en su gestión.
Los anexos XIII de arqueo de caja firmados por Secretaria y Directora, quedan automáticamente guardados en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se manden a firmar como documentos externos). No hay que enviarlos a DT.
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- Asiento
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En contabilidad, se denomina asiento contable al conjunto de anotaciones o apuntes contables que se hacen en el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa.
Cualquier registro que se hace en Séneca que suma o resta saldo. Puede ser una factura de pago, una anotación de ingreso...Los tienes en la ruta: Gestión Económica 🡪 Actividad económica 🡪 Gestión de Asiento 🡪 Asientos no predefinidos
Asientos de ingresos
Asientos de pagos
Asientos Erasmus - Caja
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Es el dinero que hay en efectivo en el centro.
- Máximo: 600 €
- Nunca puede estar en negativo
- No es obligatorio tener dinero de caja
- Cheque
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Evidentemente, todos sabemos qué es un cheque. Sólo aclarar:
- Los cheques son una de las formas de pago válidas que tienen los centros, aunque están en desuso
- Han de ser nominativos, preferente
- Han de estar firmados por los dos claveros
- Guarda una fotocopia antes de entregarlos, por las posibles inspecciones
- Cierre de ejercicio económico
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El cierre del ejercicio económico se hace a partir del 30 de septiembre de cada año y termina con la aprobación por parte del CE del anexo X y posterior realización y firma del anexo XI (antes del 30 de Octubre)
(CC BY-SA) Más info en está página
- Claveros
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Son las personas que están autorizadas a utilizar la cuenta corriente del centro (son el Secretario y la Directora) y quienes firman los documentos de gestión económica, por lo que han de estar debidamente grabados y actualizados en Séneca.
El alta sólo puede hacerla la Directora, con su perfil Dirección en el apartado: Gestión Económica 🡪 Gestión de Claveros.
Paso 1
Al darle a aceptar, se genera un documento y hay que firmarlo.
Paso 2
Paso 3
Si el botón de aceptar está deshabilitado puede ser porque falta el e-mail de la entidad bancaria o porque ya hay pendiente un cambio de claveros.
- Concepto
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El concepto que se graba en las facturas debe quedar totalmente claro. Se aconseja que siga los siguientes parámetros:
- Descripción del artículo comprado; nombre del proveedor; nº de factura.
- Conciliación bancaria
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Es el documento que refleja las diferencias de saldo (si las hay) entre el anexo V (registro de cuenta corriente) y el extracto bancario a último día del mes. Es decir, se hace para ver si el dinero que hay en el banco coincide con el que Séneca "cree" que hay en el banco.
La normativa establece que hay que realizar, al menos, dos conciliaciones bancarias, una en el mes de septiembre y otro en el mes de marzo (siempre a mes vencido)
Los anexos XII de conciliación bancaria firmados por Secretaria y Directora, quedan automáticamente guardados en el repositorio documental de Séneca (OJO, siempre y cuando no se manden a firmar como documentos externos). No hay que enviarlos a DT.
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- Conformidad
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Es la fecha en la que la Directora aprueba un gasto. Todas las facturas deben tener fecha de conformidad de la dirección o no podrán ser grabadas como pagadas en Séneca o incluidas en un cuaderno de transferencias Q34
- Contrato
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Con carácter general, para la adquisición de un bien o un servicio para nuestro centro NO hemos de hacer un contrato con el proveedor puesto que la factura en sí ya constituye un contrato.
Cuando la cuantía de la factura es superior a 3000 euros, debemos añadir un contrato en Séneca para que nos deje pagarla.
- Este contrato no tiene por qué estar formalizado por escrito con el proveedor.
- La propia factura ya supone un documento contractual.
- No es obligatorio dar de alta los contratos:
- destinados a compras de Cheque libro
- suministros de agua
- servicios recibidos a través de la Red Corporativa de telecomunicaciones de la Junta de Andalucía (telefonía fija y móvil, accesos de datos…).
Si no es de alguno de estos asuntos y el importe es inferior a los 3000 euros, su grabación en Séneca es opcional. Una vez dado de alta el contrato, se le deben asociar todas las facturas que le correspondan.
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- Cuaderno de transferencias Q34
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El cuaderno de transferencias Q34 (también llamado órdenes de pago Q34) consiste en ir acumulando facturas ya asentadas en Séneca, hasta que decidimos enviarlas al banco ("manualmente" o usando "Editrán") para su abono.
Es una remesa de facturas. Se genera un fichero con la información de las facturas introducidas para que una vez entregado dicho fichero al banco éste proceda al pago de las facturas.
Una vez cargadas todas ellas en la cuenta corriente, cuando marquemos el Q34 como abonado, el sistema introduce automáticamente la fecha de pago en todas las facturas que forman parte del cuaderno de transferencia.
Hay dos modos de transmitir el fichero al banco:
"Manualmente". Generar en Séneca un fichero con el lote de facturas y entregarlo manualmente al personal de la oficina bancaria para que ellos carguen el fichero. Se puede llevar en un pen-drive
“Editrán”. Quien hace el envío es Séneca mediante una conexión con el sistema informático de la entidad bancaria.
Todo el proceso desde la creación de cuadernos Q34, la inclusión de las facturas, etc... hasta el momento del envío a la entidad bancaria, es exactamente igual, sea usuario del protocolo Editrán o no lo sea. La única diferencia de la gestión de los cuadernos está en el envío.
Más info en está páginaPaso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
Paso 7
- Cuenta corriente (la cuenta del banco, vamos)
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Evidentemente, todos sabemos qué es una cuenta corriente. Sólo aclarar:
- Titular de la cuenta: Tesorería general de la Consejería de Hacienda de la Junta de Andalucía.
- Autorizados: Directora y Secretaria
- Nunca puede estar en negativo
- Ejercicio económico
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Período comprendido entre el 1 de octubre y el 30 de septiembre del año siguiente.
Los ejercicios económicos no coinciden en fechas:
- ni con los cursos académicos, que van del 1 de septiembre al 30 de junio
- ni con las años naturales, que van del 1 de enero al 31 de diciembre
- ni con las justificaciones específicas, por ejemplo, el PGLT va desde el 1 de julio al 30 de junio del año siguiente
- Estructura de subcuentas
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Cada movimiento que grabemos en Séneca tiene un lugar concreto en el que grabarlo. No se asientan en la misma subcuenta una factura por arreglo de un ordenador, una factura de productos de limpieza o un ingreso de la AMPA (por ponder varios ejemplos).
Las subcuentas) en las que podemos asentar los diferentes movimientos que se producen en la contabilidad del centro están reguladas por la Orden de 10 de Mayo de 2006.
A partir de un nivel dado, cada centro puede configurar su estructura de subcuentas, es decir, que las cuentas son comunes para todos los centros pero cada uno puede activar/desactivar las que utilice/no utilice en Configuración 🡪 Estructura de subcuentas
Algunas de ellas ya están creadas de forma automática por la aplicación y no se podrán modificar ni borrar. Esta información la puedes obtener en Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Anexos 🡪 Estructura de cuentas (Anexo III).
Tenemos:
Cuentas de ingresos, donde asentar el dinero recibido:
- Por recursos propios ( Seguro Escolar, fotocopias, otros...)
- Por la Consejería de Educación (aparecen en Séneca cuando se realizan)
- Por otras entidades (corporaciones locales, AMPA, Erasmus... hay que grabarlos en Séneca, no aparecen sólos)
- Remanentes (del curso anterior)
Cuentas de gastos, donde asentar el dinero que gasta el centro:
- Bienes corrientes y servicios (Material no inventariable, suministros, comunicaciones, mantenimiento, ...)
- Material inventariable (Mobiliario, libros, maquinaria, sist. para procesos de inf... ). Recordad: 10% de gastos de funcionamiento (los libros no se contabilizan en ese 10%)
- Inversiones (se debe corresponder con los ingresos de Dotación para inversiones)
- Expediente de contratación
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El artículo 118 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, establece que haya un Expediente de contratación en contratos menores en el que figure:
- informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato
- informe del órgano de contratación en el que se manifieste que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación y que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen la cifra señalada para el contrato menor
- la aprobación del gasto (documento de conformidad) y la incorporación al mismo de la factura correspondiente, que deberá reunir los requisitos que las normas de desarrollo de esta Ley establezcan.
- en los contratos de obras se necesitará, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba constar también en el expediente el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. Adicionalmente deberá solicitarse el informe de supervisión previsto en el artículo 235 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, cuando el trabajo afecte a la estabilidad, seguridad o estanqueidad de la obra. En su caso, podrán dirigirse a las Delegaciones Territoriales desde donde se indicará la oficina de supervisión competente.
- Factura
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Las facturas son los movimientos con los que más habitualmente trabajan los secretarios. Hay dos tipos:
- Electrónicas. Son las que nos entran directamente a la "bandeja facturas-e" de Séneca y son mejores para nosotros como secretarios por las siguientes razones:
- Ya llevan registro de entrada en el centro, con lo que nos ahorramos dárselo nosotros.
- El proveedor ha grabado todos sus datos en FACe, con lo que la responsabilidad de los datos grabados recae sobre él, limitándonos nosotros a la comprobación de los mismos
- Séneca te facilita el documento de conformidad de estas facturas mientras que el de las NO electrónicas debes hacerlo tú "manualmente"
- No ocupan espacio físico en el archivo del centro
- No electrónicas. Son las que recibimos en papel, por correo electrónico o con la mercancía que nos llega al centro.
- Hay que darles registro de entrada en el centro para que empiecen a contar los plazos del decreto de garantía de pagos.
- Hemos de grabar en el asiento correspondiente todos los datos de la factura, con lo que la responsabilidad de los datos grabados recae sobre nosotros.
- Hemos de crear a mano el documento de conformidad de estas facturas.
- Ocupan espacio físico en el archivo del centro
En caso de realizar una compra de más de 600€ debemos asegurarnos si la empresa tiene obligación de facturar electrónicamente o no para gestionar esa forma de facturación y no llevarnos sorpresas.
Como norma general, tanto para las electrónicas como para las no electrónicas, el pago será posterior a la entrega de la obra o suministro o a la prestación del servicio salvo supuestos excepcionales en los que, en aplicación de los usos habituales del mercado, el pago se haga previamente. Ejemplos: la suscripción a revistas o publicaciones, contratación del acceso a la información contenida en bases de datos especializadas.
Se pueden hacer pagos parciales de un contrato por bienes recibidos o servicios prestados, teniendo cada pago una factura diferente, todas asociadas al mismo contrato.
Los pagos ordenados con cargo a la cuenta corriente se realizarán (tanto para las facturas electrónicas como para las no electrónicas), preferentemente, mediante transferencias bancarias a la cuenta indicada por el proveedor en la factura o en su defecto por escrito. En aquellos casos en que sea imprescindible la utilización del cheque como medio de pago deberá ser, en cualquier caso, nominativo, ir firmado por los dos claveros y guardar fotocopia de los cheques (para las posibles auditorias).
Para el abono directo de pequeñas cuantías los centros docentes podrán disponer de efectivo en caja, con un saldo máximo de 600€.
Datos que ha de tener cualquier factura (electrónica o no) para que la demos por válida:
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- Electrónicas. Son las que nos entran directamente a la "bandeja facturas-e" de Séneca y son mejores para nosotros como secretarios por las siguientes razones:
- Gastos de funcionamiento ordinarios
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Todos aquellos gastos que tienen los centros como consecuencia de:
- Gastos corrientes de bienes y servicios
- Adquisición de material inventariable
No son gastos de funcionamiento ordinario los que se realizan para pagar facturas de justificaciones específicas
- Ingresos
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Dinero que recibe el centro, tanto en la cuenta bancaria (normalmente) como por caja:
- principalmente de la Consejería
- por recursos propios (los tienen, sobre todo, los IES que tienen seguro escolar, FP de peluquería, de restauración...)
- ingresos de otras entidades (una subvención municipal, la AMPA...)
- Inventario
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El inventario es el módulo de Séneca donde se recogen todos los bienes inventariables que hay o ha habido en el centro, puesto que los que ya no están o están deteriorados, NUNCA SE BORRAN, simplemente se dan de baja en el registro.
El artículo 7 de la ORDEN de 10 de mayo de 2006, estable que: "Para el registro y control de la actividad económica todos los centros docentes públicos dependientes de la Consejería de Educación deberán cumplimentar la siguiente documentación de la actividad económica:
a) Registro de ingresos.
b) Registro de movimientos en cuenta corriente.
c) Registro de movimientos de caja.
d) Registro de gastos.
e) Registro de inventario."El artículo 12 de la misma Orden dice que: "El Registro de inventario recogerá los movimientos de material inventariable del centro incluyendo tanto las incorporaciones como las bajas que se produzcan. Tendrá carácter de material inventariable, entre otros, el siguiente: Mobiliario, equipo de oficina, equipo informático, equipo audiovisual no fungible, copiadoras, material docente no fungible, máquinas y herramientas, material deportivo y, en general, todo aquel que no sea fungible.
El Registro de inventario se confeccionará conforme a los modelos que figuran como Anexos VIII y VIII (bis) de esta Orden para las altas y bajas, respectivamente, que se produzcan durante el curso escolar, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Número de registro: Numeración correlativa de las adquisiciones de material inventariable.
b) Fecha de alta: Fecha en la que el material es puesto a disposición del centro.
c) Fecha de baja: Fecha en la que el material deja de formar parte del inventario del centro.
d) Número de unidades: Número de unidades que causan alta o baja.
e) Descripción del material: Se indicará el tipo de material adquirido, así como sus características técnicas.
f) Dependencia de adscripción: Departamentos o unidades organizativas a las que se adscribe el material de que se trate.
g) Localización: Lugar o dependencia física donde se encuentra ubicado el material de que se trate.
h) Procedencia de la entrada: Actuación económica o administrativa, origen de la incorporación al centro del material de que se trate.
i) Motivo de la baja: Causa que provoca la baja del material afectado."Más info en está página
- Justificación específica
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En ocasiones se reciben partidas de dinero que han de emplearse para el fin concreto para el que se han recibido, es decir, que si nos ingresan una cantidad X de dinero bajo el concepto "Gratuidad de libros de texto", ese dinero sólo se puede emplear para adquirir los libros de texto de nuestros alumnos y no para cualquier otro fin. Estos ingresos se conocen como partidas finalistas y otros ejemplos pueden ser: PROA, PROA+, PALE, IMPULSA, Pacto de Estado contra la violencia de genero, Escuelas Deportivas, Ropa de Trabajo...
En algunos casos -además de tener la obligación de emplear el dinero para el fin para el que ha sido ingresado- hemos de realizar un anexo XI específico al término del programa o la actividad para la que se ha recibido el dinero, que ha de ser aprobado por la Delegación Territorial y, en ocasiones, también por el Consejo Escolar.
En Séneca se pueden ver diferentes aspectos sobre las justificaciones específicas (fecha de inicio y fin, si requiere o no aprobación del CE, las subcuentas asociadas a cada justificación específica...) en la ruta: Gestión económica 🡪 Configuración 🡪 Justificaciones específicas
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- Material fungible
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Son fungibles aquellos respecto de los que no se puede hacer el uso adecuado a su naturaleza sin que se consuman. No hay que inventariarlos y no suelen durar más de un curso. Ejemplo: material de oficina (bolígrafos, papel, cartulinas...), suministros (alimentos, productos de limpieza, productos farmacéuticos...), reparación de ordenadores...
- Material inventariable
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Se considera material inventariable todo aquel que no es fungible, es decir, no se agotan o se consumen con su uso y su vida media es superior a un año.
Se incluirán en el inventario todos los bienes adquiridos por los centros que tengan la consideración de equipamiento tecnológico (excluyendo lápices de memoria, ratones y teclados) así como el resto de bienes cuyo precio de adquisición sea superior a 300 euros (IVA incluido) y sin pasar el 10% del dinero recibido en el centro en el ejercicio económico como gastos de funcionamiento ordinario.
Esta obligación es efectiva para todas las adquisiciones hechas por los centros desde el 1 de octubre de 2014.
La persona encargada del inventario podrá, si lo considera oportuno, inventariar un bien adquirido que no alcance este precio mínimo.
Aquellos bienes que se proporcionen desde la Agencia Pública Andaluza de Educación se cargarán automáticamente en el inventario del centro en cuestión, cualquiera que sea su importe de adquisición.
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- Memoria justificativa del gasto
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Como hemos dicho anteriormente, el artículo 118 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, establece que haya un Expediente de contratación en contratos menores, y uno de los documentos que deben formar parte de este será la memoria justificativa del gasto.
Dicha memoria justificativa es un informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato y en el que se manifieste que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación y que el contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen la cifra señalada para el contrato menor
Más información sobre cómo automatizar la elaboración de la memoria justificativa del gasto, en el apartado 3 de esta página.
- Movimiento
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Se denomina así a cada uno de los asientos que grabamos en Séneca, de tal forma que lo usamos como sinónimo de "asiento" o de "apunte". Así tendremos "movimientos" o "asientos" o "apuntes" de entrada, e igualmente, "movimientos" o "asientos" o "apuntes" de salida.
- Pagos
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Evidentemente, todos sabemos qué es un pago. Sólo aclarar:
- Se puede pagar por caja o por cuenta corriente (están prohibidas las domiciliaciones)
- En caso de realizar una compra de más de 600€ debemos asegurarnos si la empresa tiene obligación de facturar electrónicamente o no para gestionar esa forma de facturación y no llevarnos sorpresas.
- Dependiendo de qué sea el gasto se asienta en una subcuenta u otra (gastos corrientes de bienes y servicios, adquisición de material inventariable o inversiones)
- Proveedor
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Cada persona o empresa que nos vende algún artículo o imparte un taller en nuestro centro o nos hace una obra o nos lleva el mantenimiento de la fotocopiadora....
- Registro de entrada
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Como cualquier otro documento que llega al centro, todas las facturas tienen que tener un registro de entrada para que empiecen a contar los plazos del Decreto de garantía de pago (las electrónicas NO, puesto que ya lo tienen al llegar al centro).
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- Remanente
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Cantidad de dinero que queda en una justificación específica tras realizar todos los pagos y que pasa a la justificación específica del siguiente año, por tanto, no lo recibiremos como ingreso.
También se llama así a la cantidad de dinero que pasamos de un ejercicio a otro. En ese remanente que pasa de un ejercicio a otro va "mezclado" el dinero que hay en el banco y en la caja, y también va mezclado el que hay que destinar a cada justificación específica y a los gastos de funcionamiento ordinarios.
- Suplido
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Se trata de la persona que paga una factura en nombre del centro.
Un ejemplo, una compañera compra algo que necesita en un establecimiento, lo paga y te trae la factura (OJO, la factura siempre con los datos del centro, NUNCA con los datos de la compañera). Cuando compruebas que todo está bien, pues le pagas a ella (por caja o por Q34, eso no importa)
Hay personas que no quieren que se les pague por suplido ante el temor de Hacienda piense que hay ingresos que no están relacionados con su trabajo. Para esas personas puedes utilizar la opción ANTICIPO
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