A continuación os dejo algunas de las muchas tareas que hay que hacer desde la secretaría separadas por meses.
SEPTIEMBRE
Configurar Control de Presencia, activar Geolocalización, Pin y QR, y añadir un pin a cada docente y decirles cuál es el suyo
Activar Pasen para padres
1º Confirmar tutores
Alumnado 🡪 Alumnado 🡪 Familias y tutores 🡪 Tutores 🡪 Curso y Unidad: Cualquiera 🡪 Confirmar todos los tutores 🡪 Aceptar
2º Activar usuarios (tutores y alumnado)
Utilidades🡪 Panel de control Pasen 🡪 Gestión de usuarios Pasen 🡪 Tutores legales 🡪 Curso y Unidad: Cualquiera 🡪 Activar a todos 🡪 Aceptar
Utilidades🡪 Panel de control Pasen 🡪 Gestión de usuarios Pasen 🡪 Alumnado 🡪 Curso y Unidad: Cualquiera 🡪 Activar a todos 🡪 Aceptar
Plan de Apertura de Centros. Solicitudes bonificaciones (del 1 al 8)
Centro 🡪 Servicios ofertados 🡪 Plan de apoyo a la familia 🡪 Solicitudes de bonificación 🡪 Nuevo 🡪 Añadir
Bonificaciones y AAEE 🡪 realizar la adjudicación de la 2ª fase
Centro 🡪 Servicios ofertados 🡪 Servicios del centro 🡪 Elegir el servicio (aula matinal, comedor o extraescolares) 🡪 Solicitudes de uso del servicio 🡪 Lanzar adjudicación masiva
Bonificaciones y AAEE 🡪 realizar la declaración de usuarios (antes del 9 de septiembre)
Centro 🡪 Servicios ofertados 🡪 Servicios del centro 🡪 Elegir el servicio (aula matinal, comedor o extraescolares) 🡪 Usuarios/as 🡪 Poner la fecha de inicio del periodo (no poner la ficha fin del periodo) 🡪 Añadir usuarios/as y/o periodos de uso masivamente 🡪 Volver a poner la fecha de inicio del periodo, no poner la ficha fin del periodo 🡪 Seleccionar el alumnado (teniendo cuidado que una sola página no hace las demás, hay que seleccionarlos todos con el embudo o por páginas) 🡪 Aceptar.
En las actividades extraescolares hay que hacerlo para cada una de las actividades
Generar listado provisional de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (después de grabar las solicitudes de AAEE)
Documentos 🡪 Centro 🡪 Servicios Complementarios Del Plan De Ayuda a Las Familias Andaluzas 🡪 Listado provisional de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (Fase II)
OJO 🡪 lo firma digitalmente la directora. No se envía a ningún sitio, se queda en Séneca
Generar Certificado de publicación del listado provisional de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (después de grabar las solicitudes de AAEE)
Documentos 🡪 Centro 🡪 Servicios Complementarios Del Plan De Ayuda a Las Familias Andaluzas 🡪 Certificado de publicación del listado provisional de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (Fase II)
OJO 🡪 lo firman digitalmente directora y secretario. No se envía a ningún sitio, se queda en Séneca
Generar listado definitivo de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (después de grabar las solicitudes de AAEE)
Documentos 🡪 Centro 🡪 Servicios Complementarios Del Plan De Ayuda a Las Familias Andaluzas 🡪 Listado definitivo de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (Fase II)
OJO 🡪 lo firma digitalmente la directora. No se envía a ningún sitio, se queda en Séneca
Generar Certificado de publicación del listado provisional de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (después de grabar las solicitudes de AAEE)
Documentos 🡪 Centro 🡪 Servicios Complementarios Del Plan De Ayuda a Las Familias Andaluzas 🡪 Certificado de publicación del listado definitivo de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (Fase II)
OJO 🡪 lo firman digitalmente directora y secretario. No se envía a ningún sitio, se queda en Séneca
Certificación de matrícula (hasta el 9 de septiembre)
Asignar perfil de "Coordinador de Programa Educativo" a la persona seleccionada para la coordinación.
Personal 🡪 Personal del centro 🡪 Asignación de perfiles 🡪 Asignar 🡪 Coordinador/a de programa educativo 🡪 Marcar 🡪 Aceptar
Grabar en Séneca los equipo de tránsito infantil-primaria
Grabar en Séneca los equipo de tránsito primaria-ESO
Solicitar PROA
Centro 🡪 Servicios ofertados 🡪 Resto de servicios 🡪 Solicitud de servicios no PAC 🡪 Año académico:21-22 / Servicio: PROA 🡪 Rellenar grupos de mentores y de profesorado 🡪 No olvidar Validar y cerrar el candado
Activar las convocatorias oficiales de evaluación
Evaluación inicial
Aprobar en CE los anexos XI de PROA y PALE (antes del día 30)
Generar el anexo XI específico (PROA y PALE). Ambos se firman digitalmente para que los revise delegación. No se envían.
OJO 🡪 se tiene que haber celebrado el CE que aprueba las cuentas porque hace falta la fecha del mismo. Si falta alguien al CE hay que explicar quién y por qué en el apartado Memoria informativa (o te lo devuelven).
Séneca (Gestión económica) 🡪 Gestión económica 🡪 Generación de anexos 🡪 Generación Anexo XI específico 🡪 Justificación: PROA o PALE 🡪 Período: 01/09/20XX – 31 /08/20XX (Abierto) 🡪 Nuevo 🡪 Comprobar los datos que vuelca Séneca 🡪 Aceptar
Séneca (Gestión económica) 🡪 Documentos 🡪 Gestión económica 🡪 Justificaciones específicas 🡪 Anexo XI/XI Bis Específico
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
Becas NEAE del Ministerio (hasta el 30 de septiembre)
El hecho de que se haya adelantado el plazo de presentación solicitudes de ayudas NEAE para el curso 2022/2023 ha provocado una serie de incertidumbres a la hora de pregrabar las solicitudes por parte de los centros.
En el “MANUAL CENTROS Grabación solicitudes NEAE”, en cuanto a la pregrabación de las solicitudes aparece lo siguiente: "En el apartado de “Datos Académicos”, al pinchar en la flecha de “Estudios para los que solicita la beca” aparecerá el estudio en el que aparece matriculado en el centro. Lo seleccionamos."
La plataforma Séneca no tiene todavía las matriculaciones del curso 2022/2023 con lo que ese paso (que es el primero del proceso y abre los demás) no se puede completar.
El proceso a seguir, será entonces:
- Registrar la entrada de la solicitud mediante el sello correspondiente en el que figure la fecha real de entrada en la primera y última página, tanto en la zona del resguardo a entregar al solicitante como en la solicitud que queda depositada en el centro. El plazo de presentación de solicitudes va desde el 19 de mayo hasta el 30 de septiembre de 2022.
- Guardar las solicitudes hasta que aparezcan las matrículas en Séneca del curso 2022/2023. (Si el alumno va a estar matriculado en otro centro, tendrán que enviar esas solicitudes al nuevo centro con el sello de entrada para que sea el nuevo centro el que pregrabe la solicitud y siga el flujo normal).
- Una vez pregrabadas las solicitudes, estas seguirán el tratamiento habitual.
1º Poner correctamente la fecha de entrada de la solicitud en el centro en la 1ª y última hoja (entregarlas a las familias como resguardo)
2º Grabar la solicitud
Alumnado 🡪 Ayudas al Estudio 🡪 Convocatoria de Becas y Ayudas ME 🡪 Ayudas NEAE. Después pulsar en el botón de arriba “Nueva solicitud”
Rellenar el NIF del solicitante (preferentemente, así salen rellenos los datos del alumno) o del tutor legal. SÓLO UNO DE LOS DOS
Rellenar el número de solicitud de la forma “21EE1/XXXXXX” (con ceros delante si el número XXXXXX no es de seis cifras) y la fecha de entrada del centro (la que figura en el resguardo entregado a la familia).
Marcar si Solicita comedor escolar
3º Enviar en papel a DT, después de darle salida
Renovación Consejo Escolar (los años pares)
OCTUBRE
Apertura del nuevo ejercicio económico
Cierre del ejercicio económico anterior. Justificación de cuentas (antes del día 30)
Certificación de la relación del profesorado tutor por la Dirección del centro (antes del día 5 según las instrucciones (avisa Séneca)) Instrucciones 1/2009 del Secretario General Técnico de la Consejería de Educación
Documentos 🡪 Alumnado 🡪 Unidades del centro 🡪 Relación de funciones tutoriales del año actual
OJO 🡪 lo firma digitalmente la directora. No se envía a ningún sitio, se queda en Séneca.
El efecto en nómina de las certificaciones emitidas será el siguiente:
Periodo de Emisión: Antes del 31 de octubre. Efecto en nómina del mes de noviembre.
Periodo de Emisión: Entre el 1 de noviembre y el 29 febrero. Efecto en nómina del mes de marzo.
Periodo de Emisión: A partir del 1 de marzo hasta el 30 de junio. Efecto en nómina del mes de julio.
Si hay interinos hay que mandar un certificado cada vez que les renueven la baja o dejan de cobrar la tutoría. En ese certificado deben ir todos los tutores cada vez que se haga porque en nóminas tienen en cuenta el último certificado recibido.
Alumnado 🡪 Unidades 🡪 Relación de unidades 🡪 Elegir el año y la unidad 🡪 Detalle 🡪 Añadir al maestro interino
Se recomienda la realización en junio de una certificación final que recoja todas las incidencias de bajas, sustituciones, etc ya que no es posible hacerlo en el sistema una vez finalizado el curso escolar y la resolución posterior de incidencias debe hacerse manualmente.
Las instrucciones se pueden ver en "Documentos\Manuales y Utilidades de Séneca\Manuales\Personal"
Instrucción 1/2009 de 5 de febrero (sobre registro de la función tutorial).
Instrucción 2/2009 de 23 de junio (sobre registro de la función tutorial).
Asignación de coordinadores de ciclo
Centro 🡪 Datos propios 🡪 Órganos de coordinación docente
Documentos 🡪 Centro 🡪 Órganos de coordinación docente
Manual órganos de coordinación docente
Grabación en Séneca del personal que desempeñará la tutoría del profesorado en fase de prácticas
Séneca (sólo puede la directora) 🡪 Personal 🡪 Profesorado en prácticas 🡪 Asignación de tutores 🡪 Insertar DNI
OJO 🡪 sólo se puede hacer entrando con el perfil de la directora
Resolución de bonificaciones definitivas. Comunicación individual a las familias
Utilidades 🡪 Registro telemático 🡪 De entrada
Documentos 🡪 Servicios Complementarios del Plan de Ayuda a las Familias Andaluzas 🡪 Notificaciones individuales de bonificaciones para los usuarios de servicios del centro
OJO 🡪 una vez hecho, mandar el documento a la bandeja de firmas de la directora para que no tenga que firmar las notificaciones a mano y después imprimirlas.
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
NOVIEMBRE
Certificación de matrícula (del 2 al 8 de noviembre)
Subir a Séneca informe de aprobación del Plan de Mejora del Consejo Escolar
Centro 🡪 Proceso de Autoevaluación y Mejora 🡪 Plan de Mejora
OJO 🡪 Subir el Plan de Mejora y el Informe de aprobación del Consejo Escolar
Convocar Consejo Escolar Extraordinario “Día de la Constitución” si las actividades no están incluidas en el PAC
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
DICIEMBRE
Propuesta inicial de vacantes
Personal 🡪 Planificación de la plantilla 🡪 Planificación de puestos 🡪 Período de la planificación: 2018-2019 Concursos de traslados. Primaria 🡪 Rellenar
Evaluación
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
ENERO
Iniciar libro de entrada y salida del año nuevo
Utilidades 🡪 Registro electrónico 🡪 Configuración 🡪 Iniciar la secuencia de 'Número de registro' para asientos manuales en: 1 (tanto entrada como salida) 🡪 Aceptar
Propuesta inicial de vacantes (desde el 20 de diciembre hasta el 12 de enero)
Personal 🡪 Planificación de la plantilla 🡪 Planificación de puestos 🡪 Período de la planificación: 2018-2019 Concursos de traslados. Primaria 🡪 Rellenar
Fichero 190 - Retenciones de IRPF (antes del 22 de Enero)
Fichero 347 – Pago a proveedores (antes del 31 de Enero)
Convocar Claustro y Consejo Escolar para analizar los resultados de la 1ª evaluación
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
FEBRERO
Planificación de Unidades y estimación de Alumnado por el Centro Curso 2022/23 (del 31 de enero al 4 de febrero)
Desde el lunes 31 de enero, se activa para los centros (CT), en el sistema de información Séneca, el módulo de GESTIÓN DE LA PLANIFICACIÓN.
Del 31 de enero al 4 de febrero (ambos incluidos) se deberá proponer en el sistema Séneca:
-Distribución de unidades por cursos de Infantil, Primaria y Secundaria Obligatoria (en la columna correspondiente “Unidades propuestas por CT”),
-Alumnado estimado del propio centro (en la columna “Alumnado del propio centro propuesto por CT”). En esta casilla se consignará la cifra que corresponda con el alumnado que promociona más el posible repetidor (en este momento las repeticiones son sólo una estimación).
No deberán dejarse casillas en blanco para lo que se consignarán ceros donde corresponda. Asimismo, no se debe incluir como alumnado propio al alumnado adscrito ni al alumnado que se incorpora por primera vez al centro.
La ruta para acceder a este proceso en “Séneca” la encontramos en el menú de la izquierda:
Centro 🡪 Planificación 🡪 Gestión de la Planificación 🡪 Período de Gestión 22-23 🡪 Gestión en Colegios Públicos (INFANTIL Y PRIMARIA)
Centro 🡪 Planificación 🡪 Gestión de la Planificación 🡪 Período de Gestión 22-23 🡪 Educación Especial en Centros Públicos
NOTA: Por vez primera, en este curso 22/23, la planificación de Educación Especial se consignan en este apartado
Si el centro estima llevar a cabo una distribución de unidades por curso distinta a la asignada por la DT, es importante que se justifiquen los motivos de esta propuesta en el recuadro “Observaciones de Centro” habilitado al efecto.
Referente a la Educación Especial:
-Si el centro tiene autorizadas unidades de Educación Especial Específica, se grabará el alumnado de NEE que se prevé que continuará en estas aulas en el curso 2022/2023.
-No se grabará alumnado en las aulas de integración autorizadas (este alumnado está incluido entre el alumnado propio del aula).
-No deberán dejarse casillas en blanco para lo que se consignarán ceros donde corresponda.
Convocar Consejo Escolar extraordinario “Día de Andalucía” si las actividades no están incluidas en el PAC
Previo al proceso de Escolarización
Antes del 1 de marzo (que comienza el proceso de escolarización) hay que revisar y hacer llegar a los padres/madres/tutores legales de la guardería y difundir por las RRSS del colegio el siguiente Genially con información sobre el proceso de escolarización
Ir al Genially para hacerse una copia y modificarlo
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
MARZO
Empieza el proceso de Admisión (del 1 al 30)
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
ABRIL
Continúa el proceso de Admisión (a partir del 18 de abril)
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
MAYO
Continúa el proceso de Admisión
Solicitar la participación del centro en el Programa de Refuerzo Educativo en periodo estival (del 5 al 15 de mayo)
Cesión de las instalaciones del centro para actividades extraescolares (antes del 20 de mayo)
Configurar el sobre de matricula (antes del 30 de mayo)
Autorización de áreas de diseño propio (antes del 31 de mayo)
Tal y como se establece en el artículo 8 de la Orden de 15 de enero de 2021, “la propuesta de áreas de diseño propio ha de presentarse antes del día 31 de mayo del curso anterior al de la implantación de las nuevas áreas” y ha de contar con el visto bueno del ETCP y Claustro.
La solicitud debe contener, al menos, los siguientes elementos:
- Denominación del área y curso en el que se propone ofertar.
- Justificación de su inclusión en la oferta educativa del centro docente y breve descripción del área ofertada.
- Certificación de la persona que ejerza la secretaría del centro relativa a la fecha de conformidad de la propuesta por parte del Claustro de profesorado.
- Profesorado con atribución docente que impartirá el área y recursos de los que se dispone para ello.
- Acreditación de que la incorporación del área propuesta a la oferta educativa es sostenible y asumible con los recursos humanos y materiales de que dispone el centro docente y que, por tanto, no implica aumento de plantilla del mismo.
La solicitud se enviará por ventanilla electrónica al Servicio Provincial de Inspección como una Comunicación general.
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)
JUNIO
Proceso de Matriculación (del 1 al 8)
Certificación Matriculación (del 2 al 10)
Cuestionarios de satisfacción de los centros con el CEP (antes del 10 de junio)
La Resolución de 22 de junio de 2016, por la que se establecen los indicadores homologados para la autoevaluación de los centros del profesorado, dispone que la Dirección General competente en materia de evaluación facilitará a los centros educativos andaluces de la zona de actuación de los centros del profesorado cuestionarios de satisfacción, con objeto de facilitar un instrumento que ayude a la mejora de la formación del profesorado en cada zona educativa.
En virtud de la citada Resolución, será competencia de la dirección de los centros educativos establecer que las personas responsables de la formación cumplimenten el cuestionario de satisfacción con el asesoramiento recibido para el desarrollo del plan de formación del centro.
La cumplimentación del cuestionario deberá realizarse antes del 10 de junio en Séneca, en la ruta: Centro 🡪 Cuestionarios 🡪 Asesoramientos CEP
Grabar servicios complementarios (aula matinal, comedor y extraescolares) en Séneca del 1 al 12
Solicitud de participación en las tareas de atención al alumnado de comedor por el personal funcionario docente (del 1 al 15)
Generar listado provisional de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (después de grabar las solicitudes de AAEE y antes el 14 de junio)
Generar Certificado de publicación del listado provisional de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (después de grabar las solicitudes de AAEE y antes el 14 de junio)
Generar listado definitivo de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (tras las alegaciones (10 días))
Generar Certificado de publicación del listado definitivo de alumnado (Admitidos y Suplentes) para los distintos servicios autorizados (después de grabar las solicitudes de AAEE)
Generar y firmar digitalmente certificación del Coordinador (PROA) (antes del 7 de junio)
Generar y firmar digitalmente certificación de los Mentores Acompañantes (PROA) (antes del 7 de junio)
Generar y firmar digitalmente Certificado de participación del profesorado (PROA) (antes del 7 de junio)
Generar y firmar digitalmente Certificado de participación del profesorado de religión (PROA) (antes del 7 de junio)
Generar y firmar digitalmente certificación de los Mentores Acompañantes (PALE)
Generar y firmar digitalmente certificación del Coordinador (PALE)
Generar y firmar digitalmente certificación de las horas de colaboración prestadas por el personal docente que atiende al alumnado usuario de comedor
Ir a la páginaCuestionarios de detección de altas capacidades (infantil 5 años y 6º) para maestras
Cuestionarios de detección de altas capacidades (infantil 5 años y 6º) para familias
Generar certificados de planes y proyectos
Calcular la nota media de los mejores expedientes
Facilitar tutores “sábana” de Evaluación
Libros de texto próximos cursos y preparación Cheques-Libros alumnado
Certificación de la relación del profesorado tutor por la Dirección del centro (antes del día 30) Instrucciones 1/2009 del Secretario General Técnico de la Consejería de Educación
Documentos 🡪 Alumnado 🡪 Unidades del centro 🡪 Relación de funciones tutoriales del año actual
OJO 🡪 lo firma digitalmente la directora. No se envía a ningún sitio, se queda en Séneca
Si hay interinos hay que mandar un certificado cada vez que les renueven la baja o dejan de cobrar la tutoría. En ese certificado deben ir todos los tutores cada vez que se haga porque en nóminas tienen en cuenta el último certificado recibido.
Los certificados enviados con posterioridad a 30 de octubre se cobran en marzo y los enviados después del 1 de marzo se cobran en la nómina de julio.
Anexo XI específico Gratuidad de Libros de Texto (antes del 30 de junio)
Arqueo de caja (a final de mes)
Conciliación bancaria (el último día del mes)